科技文件材料的歸檔

（一）科技文件材料歸檔前的檢查

     科技文件材料的歸檔是指將企事業(yè)單位內(nèi)部各職能部門和所屬單位在各項工作和活動中產(chǎn)生和形成的、具有保存價值的文件材料，按照歸檔制度移交給企事業(yè)單位檔案部門集中保存的過程。

           對歸檔的文件材料進(jìn)行檢查，主要包括以下三個方面：

           1.檢查歸檔文件材料的質(zhì)量是否符合要求

           2.檢查歸檔文件材料是否完整齊全

           3.檢查歸檔文件材料是否經(jīng)過系統(tǒng)整理

（二）科技文件材料歸檔制度

    歸檔制度中的有關(guān)歸檔要求，既要體現(xiàn)在相關(guān)管理制度中，又要體現(xiàn)在檔案管理制度中，并做到彼此銜接。

1.歸檔范圍　　

    確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)：

    確定歸檔范圍，就是確定一個單位內(nèi)哪些科技文件材料應(yīng)該歸檔。確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是：科技文件材料是否具有保存價值。凡是直接記錄和反映本單位科技、生產(chǎn)活動的，具有現(xiàn)實和長遠(yuǎn)保存價值的科技文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍。

    確定歸檔范圍的基本方法：

          （1）研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件材料的種類和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)包括哪些方面的科技文件材料。

          （2）掌握本單位基本職能活動，將本單位在基本職能活動中形成的科技文件材料作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動進(jìn)行的其他科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件材料，從而確定這些科技文件材料的歸檔范圍。

          （3）正確劃定本單位科技文件材料與科技資料、科技文件材料與文書材料的界限。

          （4）根據(jù)國家及專業(yè)主管部門確定的科技文件歸檔范圍，結(jié)合本單位實際，確定具體的科技文件材料的歸檔范圍。

    幾種主要科技文件材料的歸檔范圍：

          （1）科研項目文件材料的歸檔范圍。

          （2）基建項目文件材料的歸檔范圍。

          （3）產(chǎn)品生產(chǎn)和設(shè)備儀器文件材料的歸檔范圍。

2.歸檔時間

    科技文件材料何時歸檔為宜，應(yīng)以科技生產(chǎn)活動的特點與規(guī)律合理確定。

    （1）項目結(jié)束后歸檔。

（2）按文件單元歸檔。科技文件材料具體歸檔形式有兩種：

①按項目階段歸檔。

②子項結(jié)束后歸檔。

    （3） 按年度歸檔。

（4）隨時歸檔。

3.歸檔份數(shù)

    歸檔份數(shù)是指同一項科技文件應(yīng)歸檔幾份。需要確定科技文件歸檔份數(shù)時，要考慮以下幾方面:

    （1）要考慮歸檔材料的重要程度。尤其是永久文件，要視情況，應(yīng)歸檔若干份副本供日常使用。

    （2）要考慮開架閱覽的需要。對利用頻繁的、不保密的科技文件材料應(yīng)多復(fù)制一份副本供開架閱覽使用。

（3）根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，凡需要上報上級有關(guān)部門或科技專業(yè)檔案館的文件材料，應(yīng)對歸檔的份數(shù)做出相應(yīng)規(guī)定。

4.歸檔要求

（1）歸檔工作的主體。

（2）歸檔文件的質(zhì)量。

（3）建立科技文件材料歸檔審批制度。

5.歸檔手續(xù)

    科技文件材料履行歸檔手續(xù)有兩層含義：

    一是由科技人員編制項目歸檔說明書，對項目來源、技術(shù)水平、實施過程及歸檔文件質(zhì)量等作簡介，其作用是便于歸檔驗收，同時能為以后編制項目級檢索工具提供依據(jù)，這對于利用者是十分重要的參考。

    二是填寫移交清單。這是對科技文件材料進(jìn)行接收和歸檔的憑證，便于交接雙方分清責(zé)任。