1、 判斷材料與本部門的關系。如果是本部門科技活動的直接記錄,則為本部門科技文件,否則為科技資料。
2、 判斷材料在本部門發揮的作用。本部門的科技文件在本部門中能夠發揮歷史查考作用和現實依據作用。科技資料一般是外來的,是為科技工作參考而收集、交流和購買的,只能發揮現實的參考作用。
1、 科技文件與科技資料在管理方式上可相互借鑒,也可實行一體化管理。
2、 科技文件與科技資料在一定條件下可相互轉化。在科技活動或參考科技資料的過程中,如科技資料中部分或全部信息內容都符合該項科技活動所需,即可轉化為本單位的現行科技文件或科技檔案。