4、某項工作從1998年開始至2003年結束，持續共5年，形成的歸檔文件將如何整理？

答：上述工作形成的全部歸檔文件，原則上應在工作結束年即2003年一并整理歸檔。分類時將這些文件全部歸入2003年這一年度中。這樣，將來在檔案管理和提供利用時，可在工作結束年的檔案中找到該項工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。但對此也不能機械理解，要同時考慮機關文件歸檔制度和這項工作每年的文件形成量。如果機關文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散至5個年度內歸檔也是可以的，但在分類、排列等環節上應掌握同一尺度，保證查找方便。此外，如果這項工作每年的文件形成量較大，如果不及時歸檔就有可能會影響到這些文件的齊全完整并加大平時管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個年度內歸檔。

5、什么是檔案立卷改革與《歸檔文件整理規則》

答：檔案立卷改革是簡化檔案立卷方法，普及檔案立卷技術，使檔案立卷工作實現現代化的管理。

    《歸檔文件整理規則》就是在立卷改革過程中，將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化過程的整理規則。

    《歸檔文件整理規則》實際上淡化了文件立卷的概念，強化了文件的分類原則，把抽象的保管單位和具體的保管單位分離，在“件”的層次相合，改變了過去在“卷”的層次相合。

    換一種說法就是《歸檔文件整理規則》將檔案的最基本保管單位由過去的“卷（盒、冊、袋）”確定為“件”。