紙質(zhì)檔案在數(shù)字化過程中存在的問題及對策

隨著網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。目前,我館保存著建校以來大量重要的專門檔案,對這部分檔案數(shù)字化處理顯得十分必要和迫切。由于館藏檔案的現(xiàn)狀及其受現(xiàn)有資金、技術(shù)、設(shè)備等因素的影響,我們對紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理采用了外包的形式,從而達(dá)到高效、快捷、共享檔案信息的目的。

１　館藏檔案數(shù)字化的必要性

１.１　是由紙質(zhì)檔案保管的現(xiàn)狀所決定的

陳舊檔案老化現(xiàn)象嚴(yán)重,現(xiàn)狀堪憂,由于年代久遠(yuǎn)或保管條件不善等主客觀因素的影響,有些檔案正受到破壞,處于瀕危狀態(tài),紙張發(fā)黃、老化、變脆,字跡淡化散失、模糊消失等現(xiàn)象嚴(yán)重。因此,要加快對檔案實(shí)時(shí)保護(hù)和搶救,盡快實(shí)現(xiàn)絕大部分檔案的數(shù)字化處理。

１.２　是檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢,具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義

實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化,拓展了檔案的利用方式,提高了利用效率,使查檔變得更加方便快捷。

有利于檔案信息資源共享,快速滿足社會各方面對檔案利用的需求。節(jié)省了檔案庫房存儲空間,能更好的對檔案實(shí)行保護(hù)和利用。

２　館藏檔案數(shù)字化外包原因

２.１　是由館藏檔案的數(shù)量和檔案館人力所決定的

我館保存著建校初(１９５７年)到現(xiàn)在的不同時(shí)期數(shù)量龐大的各類檔案。現(xiàn)今,教學(xué)類、科研類、黨群類、行政類、照片類、基建類、外事類案卷就有２００００多卷,８０００多件。對數(shù)量如此龐大的紙質(zhì)檔案數(shù)字化,僅僅依靠檔案館(我館僅有５人編制,其中三人是在職培訓(xùn)教育的)的幾個(gè)人是難以實(shí)現(xiàn)的。

２.２　是由檔案館現(xiàn)有的技術(shù)設(shè)備、資金等條件所決定的

檔案數(shù)字化缺乏堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)和先進(jìn)的掃描技術(shù)設(shè)備,基礎(chǔ)設(shè)施薄弱,僅靠現(xiàn)有的資金、技術(shù)、設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足數(shù)字化建設(shè)的要求。

２.３　專業(yè)公司擁有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和及先進(jìn)的軟硬件設(shè)備

檔案數(shù)字化對現(xiàn)代信息數(shù)字化處理技術(shù)人員需求既迫切又巨大。僅靠檔案館自身難以完成這個(gè)需求,專業(yè)公司擁有實(shí)力雄厚的專業(yè)化人才和先進(jìn)的軟硬件設(shè)備,專業(yè)人員憑借豐富的數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)和技術(shù),能夠大大提高數(shù)字化的質(zhì)量,加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

３　我館檔案數(shù)字化工作業(yè)務(wù)外包情況

隨著時(shí)間的推移,紙質(zhì)檔案受到損壞的程度日益加深,對我館紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理已迫在眉睫。由于檔案業(yè)務(wù)多、數(shù)字化任務(wù)重,專業(yè)人員缺乏,檔案數(shù)字化工作要依靠自己的力量來完成,效率會十分低下。因此,最好的辦法是實(shí)行外包,同社會上有實(shí)力的數(shù)字化公司合作,共同完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化的處理工作。２００４年我館響應(yīng)高校檔案數(shù)字化的要求,為了加快檔案資源信息化建設(shè)的步伐,購買了世紀(jì)科怡檔案管理軟件,開發(fā)并建立了自己的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫,由我館工作人員對歷年館藏紙質(zhì)檔案(教學(xué)類、文書類等十一個(gè)種類)進(jìn)行了案卷級和文件級的著錄,截止到檔案數(shù)字化工作進(jìn)行之前,已經(jīng)完成了近１０萬條案卷和卷內(nèi)目錄的著錄工作,為檔案數(shù)字化工作初步奠定了基礎(chǔ)。２０１３年我館與數(shù)字化公司簽訂了外包合同,對重要的、利用率高的館藏檔案(文書類、照片類、外事類、科研類、教學(xué)類)進(jìn)行了數(shù)字化掃描、掛庫工作,共完成檔案數(shù)字化近１００萬頁。業(yè)務(wù)外包總體情況良好,但同時(shí)也產(chǎn)生了若干問題。

４　檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

４.１　案卷拆裝不規(guī)范,損害了檔案原件

掃描人員在裝訂案卷的過程中,造成了案卷的混亂。如裝訂內(nèi)容前后順序顛倒,卷內(nèi)目錄丟失,原件紙張受到不同程度的破損原件字跡受到破損。由于穿針引線眼過粗,裝訂線訂掉了半個(gè)字,有的直接就把字訂沒了,對原本需要搶救的檔案原件造成了二次傷害。

４.２　掃描內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)不一,變動較大,檔案館內(nèi)部意見不一

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,制定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化制度顯得尤為重要,因?yàn)樗菙?shù)字化的質(zhì)量基礎(chǔ)。目前,按照國家紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)?紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范?進(jìn)行的數(shù)字化加工。由于缺乏各類檔案具體詳細(xì)的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),各館在數(shù)字化過程中經(jīng)常出現(xiàn)具體掃什么,到底掃不掃的無章可循的情況,針對內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)問題,館內(nèi)各抒己見,難以統(tǒng)一。于是在掃描實(shí)踐中摸索經(jīng)驗(yàn),就會出現(xiàn)掃描內(nèi)容經(jīng)常變動、前后不一的現(xiàn)象。如有人認(rèn)為科研檔案的論文不用掃描,理由是這個(gè)在中國知網(wǎng)的查新站都能搜索到,個(gè)人手中也有備份,館藏保留有紙質(zhì)版的,即使不掃利用時(shí)也不會出現(xiàn)無處可尋的情況。話雖如此,但也有人認(rèn)為應(yīng)該掃描,根據(jù)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的價(jià)值性原則:“屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保持的、社會利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍?！?/span>如果屬于同一案卷內(nèi)容,只掃描其它的,而不掃論文,數(shù)字化后的案卷就失去了完整性,也就失去了數(shù)字檔案的保管價(jià)值。

４.３　掃描的檔案圖像不完整、不清晰。

４.３.１漏掃、重復(fù)掃問題　主要表現(xiàn)在:漏掃檔案原件信息,有的只掃了半個(gè)檔案頁面;有的遮字壓字,內(nèi)容沒有全面掃描出來,只好重新掃描。

４.３.２掃描的檔案頁面圖像不清晰,如有的頁面四周黑邊、黑點(diǎn),有的頁面偏斜

４.４　目錄數(shù)據(jù)庫與全文掃描數(shù)據(jù)庫掛接速度慢,掛接內(nèi)容不完整,不規(guī)范

４.４.１全文數(shù)據(jù)漏掛、錯(cuò)掛的問題　主要表現(xiàn)在:掛接不完整,漏掛了檔案文件信息。由于數(shù)據(jù)庫案卷和卷內(nèi)目錄較多,掛起來比較繁瑣,同一案卷里只掛了前邊的卷內(nèi)目錄,而漏掉了后邊和和中間的,掛上了常用的,漏掉了重要的。

４.４.２有張冠李戴、掛接不對稱的錯(cuò)掛問題　掃描人員為了追求掛庫速度而忽視了目錄內(nèi)容,如將不屬于該目錄的原文掛了上去,而將屬于它的原文掛在了別的目錄上。

４.４.３全文掛接速度慢　表現(xiàn)在:掃描的圖像文件與目錄數(shù)據(jù)庫中該文件的檔號必須一致,建立起一一對應(yīng)的關(guān)系才能實(shí)現(xiàn)全文掛接,但由于我館的檔案管理軟件版本滯后,不能快速地批量掛接,特別是文件級的檔號,為了保證質(zhì)量,掛接只能一條條地進(jìn)行,所以全文掛接工作進(jìn)行的緩慢。

４.５　檔案信息著錄不準(zhǔn)確、不完整、重復(fù)錄入現(xiàn)象嚴(yán)重

在檔案管理軟件系統(tǒng)中,經(jīng)常有著錄信息不準(zhǔn)確、不完整的情況,表現(xiàn)在

４.５.１文字錄入錯(cuò)誤,別字較多　如將“王宏”錄成“王紅”;只錄大標(biāo)題,不錄小標(biāo)題,如會議性檔案材料只錄了“會議記錄”四個(gè)字,而忽略了副標(biāo)題關(guān)于主要內(nèi)容的錄入;著錄內(nèi)容和原始檔案信息不對稱或不銜接。

４.５.２同一檔案信息錄入兩次　如有的檔案信息內(nèi)容是相同的,錄入者在后邊加個(gè)字符就再次將同樣的檔案信息錄進(jìn)去了,在檢索時(shí)就會出現(xiàn)檔號不同,內(nèi)容相同的檔案信息。

４.５.３檔號錄入錯(cuò)誤、不完全、不一致　由于錄入者粗心大意或片面追求著錄速度,著錄中漏掉了檔案的實(shí)體分類號、歸檔年代、保管期限和錄入時(shí)間。

４.６　數(shù)字化檔案的安全性問題

數(shù)字化信息的安全保密問題是檔案工作的重要內(nèi)容,紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)(掃描、著錄、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等)及數(shù)字檔案的管理與利用過程中,都存在檔案安全及檔案泄密的問題。如數(shù)字化工程中的漏掃、錯(cuò)掃,漏掛、錯(cuò)掛,圖像處理不當(dāng)造成的檔案失真;數(shù)字化加工參與人員訪問權(quán)限設(shè)定的不嚴(yán)造成的泄密;對接互聯(lián)網(wǎng)由于病毒侵染、黑客攻擊造成的數(shù)據(jù)被破壞、被篡改、被轉(zhuǎn)移;備份不及時(shí)造成的數(shù)據(jù)丟失等。

４.７　數(shù)字化檔案利用不暢通問題

由于我們購買的科怡檔案管理軟件版本較低,數(shù)據(jù)兼容能力和長期存取能力較差,已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足數(shù)字化建設(shè)的需求,隨著著錄條目和全文數(shù)據(jù)的不斷增加,數(shù)據(jù)庫利用時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)緩慢運(yùn)作的情況。

我館所用的服務(wù)器設(shè)備陳舊,運(yùn)轉(zhuǎn)能力下降,利用中經(jīng)常突然斷網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)不通暢,這使得數(shù)字檔案利用效率明顯降低。

４.８　數(shù)字化檔案利用中的法律效用問題

目前,雖然數(shù)字化檔案具有節(jié)省空間,存儲量大、利用快捷、方便的優(yōu)越性,但由于它不具有檔案的直接來源特征和法律憑證效應(yīng),不能完全行使紙質(zhì)檔案的功用與價(jià)值,因而國家對其法律地位尚未確定之前,數(shù)字化檔案在一定程度上也不能稱為真正意義上的檔案,不是檔案,就沒有法律效用,所以在作為法律憑證作用時(shí)必須是紙質(zhì)檔案原件。

５　解決數(shù)字化過程中存在問題的策略

５.１　制定適合本單位檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)

５.１.１內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)　數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)先行,檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范和有效保障,是穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字化掃描的依據(jù)。而我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求。所以在遵循國家紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的前提下,結(jié)合本館實(shí)際制定了適合本單位數(shù)字化的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn),以確保館藏檔案數(shù)字的質(zhì)量和效率,主要體現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)原則上:１. 價(jià)值性原則,對具有永久或長期保存價(jià)值的、利用率高的教學(xué)類、文書類(黨群類、行政類)、科研類進(jìn)行了數(shù)字化掃描工作;２. 重點(diǎn)掃描的原則,對學(xué)校建設(shè)和發(fā)展有重大參考和備用價(jià)值的珍貴檔案進(jìn)行了重點(diǎn)掃描,如“九五” “十五”期間內(nèi)蒙古大學(xué)“２１１工程”前三期的國家重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)項(xiàng)目材料、審計(jì)報(bào)告、評估報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等的數(shù)字化工作。３. 搶救性原則,受保管條件、保存時(shí)間等多重因素的影響,我校建校初到８０年代末的陳舊檔案出現(xiàn)了紙質(zhì)變脆、發(fā)黃;字跡散失等不同程度的破損情況,給檔案保管和利用帶來了諸多不便,因而我們盡快對這部分瀕危檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理工作,確保了檔案的完整性和長期有效的利用。

５.１.２掃描的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)　規(guī)范化管理,嚴(yán)格檢查,針對掃描中出現(xiàn)的圖像模糊、失真、偏斜、不完整、多掃、漏掃等不符合質(zhì)量要求的情況,檔案管理人員要責(zé)成數(shù)字化工作人員重新進(jìn)行圖像掃描、糾露、糾偏、糾錯(cuò)、拼接、去污處理,以保證掃描的圖像文件真實(shí)行、完整性、及原件的一致性。

５.１.３掛接全文標(biāo)準(zhǔn)　全文掛接時(shí)要堅(jiān)持準(zhǔn)確、齊全完整、可利用性的原則。掛接全文工作是數(shù)字化工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)利用的前提和基礎(chǔ)。因而在掛接時(shí)必須保證圖形文件的質(zhì)量,確保掛接的圖像原文與目標(biāo)數(shù)據(jù)庫檔號目錄的一致性,建立一一對應(yīng)的關(guān)系。檔案員要監(jiān)管到位,一對一認(rèn)真、全面、系統(tǒng)的驗(yàn)收掛接全文的質(zhì)量,及時(shí)排查漏掛、多掛、錯(cuò)掛、不完整掛的隱患,并協(xié)調(diào)掛接人員進(jìn)行重掛、補(bǔ)掛工作,以保證掛接檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。

５.１.４案卷裝訂標(biāo)準(zhǔn)　案卷裝訂要遵循不破壞檔案原貌為原則。裝訂是檔案數(shù)字化的重要環(huán)節(jié),案卷裝訂的質(zhì)量直接影響到紙質(zhì)檔案的有效保管、檢索和利用。所以掃描工作完成后,拆除裝訂物的檔案恢復(fù)裝訂時(shí),要做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏、無破損,不能反復(fù)拆裝、多次拆裝,能不拆的最好不要拆,否則檔案原貌必定受到損傷。

５.１.５加強(qiáng)檔案著錄工作的規(guī)范化管理　著錄工作是數(shù)字化掃描工作全文掛接的前提和基礎(chǔ),只有建立科學(xué)的著錄標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范化管理,才能有效推動檔案的數(shù)字化建設(shè)。因而我館根據(jù)實(shí)際情況,對著錄人員制定了檔案數(shù)據(jù)著錄工作標(biāo)準(zhǔn)。在歸檔年代、檔案號、題名、保管期限、錄入時(shí)間等方面都做了嚴(yán)格、細(xì)致的著錄規(guī)定,使著錄工作有章可循。同時(shí),加強(qiáng)了著錄者的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使他們熟悉軟件并熟練掌握相關(guān)的操作技能,提高了錄入工作的業(yè)務(wù)能力,保證了數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性、完整性。

５.２　要加強(qiáng)和重視數(shù)字化檔案的安全性

由于受互聯(lián)網(wǎng)和業(yè)務(wù)外包工作的影響,檔案數(shù)字化面臨著安全保密、原貌失真的風(fēng)險(xiǎn),因而我們應(yīng)該樹立風(fēng)險(xiǎn)意識,采取相關(guān)措施做好安全防控工作。１．建立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,將風(fēng)險(xiǎn)思想貫穿檔案數(shù)字化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié),確保檔案原件和數(shù)字化信息的安全。２．加強(qiáng)數(shù)字化人員的安全保密教育工作,與數(shù)字化公司簽訂保密協(xié)議,明確安全責(zé)任。３．所有安裝檔案管理軟件的計(jì)算機(jī)要斷開互聯(lián)網(wǎng),內(nèi)部組建局域網(wǎng),切斷病毒、黑客的侵襲來源。４．做好掃描數(shù)據(jù)的備份工作,選用技術(shù)成熟和質(zhì)量可靠的存儲介質(zhì)和設(shè)備,做好數(shù)據(jù)遷移和備份工作。目前的備份方式有離線備份方式,如可以采用移動硬盤異地存儲、雙套制保管模式(在線電子存儲方式、紙質(zhì)庫存方式)。總之要強(qiáng)化數(shù)字化各個(gè)環(huán)節(jié)的安全意識,保證各種檔案數(shù)據(jù)的安全性。

５.３　實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件和服務(wù)器的更新?lián)Q代

我館的檔案管理軟件和服務(wù)器版本比較陳舊,在性能和實(shí)用方面存在很多問題,因而經(jīng)常出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)檢索、利用不暢的問題,這嚴(yán)重影響了數(shù)字化檔案的利用效果。目前,要解決此問題,必須實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件和服務(wù)器的更新?lián)Q代,以提高檔案查找的工作效率。

檔案數(shù)字化建設(shè)工作是一個(gè)系統(tǒng)工程,也是一個(gè)長期復(fù)雜的任務(wù),在數(shù)字化的實(shí)際操作中會出現(xiàn)諸多問題,我們應(yīng)該不斷從實(shí)踐中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),加強(qiáng)全方位的管理,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的安全化、規(guī)范化。現(xiàn)今,我館紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作取得了階段性的成果,這使我校檔案數(shù)字化管理和快速利用檢索變成了現(xiàn)實(shí)。