包容　合作　發(fā)展——對(duì)影響檔案業(yè)務(wù)外包加工成果主要因素的思考

加拿大著名的檔案學(xué)家特里、庫克曾經(jīng)說過: “全世界檔案人員，仍然在建造記憶宮殿”。其實(shí)，從２０ 世紀(jì)的美國(guó)開始，越來越多的社會(huì)組織和個(gè)人不折不扣地介入檔案管理事務(wù)，日新月異的社會(huì)發(fā)展將檔案業(yè)內(nèi)業(yè)外一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)推到人們面前，建造人類記憶宮殿的，不僅僅是檔案人，還有無數(shù)社會(huì)實(shí)踐參與者、社會(huì)事務(wù)辦理者、社會(huì)記憶整理者，尤其是社會(huì)記憶整理者越來越頻繁地參與社會(huì)記憶的構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)工作，越來越深刻地影響著創(chuàng)建儲(chǔ)存和利用社會(huì)記憶的效益，甚至越來越深刻地觸及社會(huì)發(fā)展和運(yùn)行的根本。而社會(huì)記憶整理者大多是通過業(yè)務(wù)外包來參與檔案事務(wù)，因此，充分考慮、分析和探究現(xiàn)階段影響檔案業(yè)務(wù)外包加工成果的因素，對(duì)利用外部?jī)?yōu)勢(shì)，規(guī)避外部風(fēng)險(xiǎn)至關(guān)重要，任何一方面的疏忽和不到位都有可能導(dǎo)致外包收益受損，甚至深陷外包風(fēng)險(xiǎn)泥潭不能自拔，期望檔案部門、委托方以及檔案業(yè)務(wù)承包商能夠共同努力，提高檔案業(yè)務(wù)外包安全和質(zhì)量管理意識(shí)，采取切實(shí)可行的措施，最大限度地保證業(yè)務(wù)外包加工成果的品質(zhì)和有效。

一、影響檔案業(yè)務(wù)外包加工成果的主要因素

(一) 檔案行政管理部門

１ 檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)的準(zhǔn)入、職業(yè)資格認(rèn)定機(jī)制

目前我國(guó)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)運(yùn)作處于發(fā)展初期，檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)準(zhǔn)入、職業(yè)資格認(rèn)定的門檻低，管理不規(guī)范，相應(yīng)的市場(chǎng)機(jī)制和調(diào)節(jié)功能不健全，沒有諸如律師事務(wù)所、會(huì)計(jì)師事務(wù)所那樣相對(duì)成熟的運(yùn)行和法定職業(yè)資格認(rèn)證規(guī)范。有些省市的地方法規(guī)雖對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)的登記備案和監(jiān)督管理提出了要求，但對(duì)行業(yè)準(zhǔn)入的審核、監(jiān)督指導(dǎo)的操作、服務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定、從業(yè)人員基本條件的界定乃至業(yè)務(wù)外包的收費(fèi)，均沒有進(jìn)行明確的規(guī)定，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。承包商五花八門，市場(chǎng)良莠不齊，發(fā)展各顯神通，違背市場(chǎng)規(guī)律惡性競(jìng)爭(zhēng)低價(jià)中標(biāo)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這些都會(huì)使社會(huì)對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量不信任，同時(shí)，給委托方選擇外包機(jī)構(gòu)造成很大的困難，也影響了檔案業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量和市場(chǎng)規(guī)模的發(fā)展。

２ 檔案業(yè)務(wù)外包法規(guī)制度建設(shè)

從國(guó)家立法層面，２０１２ 年，國(guó)家檔案局連續(xù)下發(fā)３ 個(gè)與檔案業(yè)務(wù)外包直接相關(guān)的規(guī)范化文件，內(nèi)容和要求側(cè)重強(qiáng)調(diào)檔案業(yè)務(wù)外包的安全問題，其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)設(shè)置、備案情況、執(zhí)業(yè)監(jiān)管、設(shè)施設(shè)備、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)能力、違約違法責(zé)任以及從業(yè)人員的就業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)水平、執(zhí)業(yè)道德等并未作詳細(xì)規(guī)定。值得欣慰的是，現(xiàn)在正在修訂、送審的?中華人民共和國(guó)檔案法? 明確了檔案行政管理部門對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)的監(jiān)督職責(zé)，檔案業(yè)務(wù)外包有望在更高的層面步入法治規(guī)范建設(shè)的軌道。地方層面，３０ 個(gè)省(自治區(qū)、直轄市)，有２１ 個(gè)省(自治區(qū)、直轄市) 在其出臺(tái)的地方檔案法規(guī)中對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)作了規(guī)定，浙江、廣東、湖南３ 省出臺(tái)了專門的檔案中介機(jī)構(gòu)管理辦法。

３ 對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包的扶助、督導(dǎo)

同國(guó)外相比，我國(guó)檔案業(yè)務(wù)外包事務(wù)及其機(jī)構(gòu)出現(xiàn)較晚、起點(diǎn)較低、發(fā)展較慢、服務(wù)質(zhì)量較差。在檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)出現(xiàn)后，一度發(fā)生檔案部門與檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)爭(zhēng)搶業(yè)務(wù)相持不下的事件和現(xiàn)象，雙方雖也有合作，但多數(shù)是檔案行政管理部門的內(nèi)部機(jī)構(gòu)或者個(gè)人與檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)在某個(gè)或者某些項(xiàng)目的合作，從點(diǎn)到面，輻射范圍有限，職業(yè)和情感上的包容少，政策和業(yè)務(wù)上支持少，監(jiān)管和指導(dǎo)疏漏、缺位或者流于形式，溝通和合作缺乏長(zhǎng)久的目標(biāo)和規(guī)劃，負(fù)面影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于正面效應(yīng)。很顯然，中辦發(fā)〔２０１４〕１５號(hào)?關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見? 表明了中共中央和國(guó)務(wù)院對(duì)這個(gè)問題的反應(yīng)和態(tài)度，因此，規(guī)范并支持檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)，成為黨、政雙口共同的職責(zé)。如何履職，采取怎樣有效的方法措施進(jìn)行扶持、引導(dǎo)，制定怎樣科學(xué)可行的制度進(jìn)行規(guī)范、監(jiān)管，是檔案行政管理部門需要長(zhǎng)期跟進(jìn)檔案業(yè)務(wù)外包業(yè)發(fā)展應(yīng)該完成的艱巨任務(wù)。

 (二) 檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)

１ 從業(yè)實(shí)力

市場(chǎng)需求是檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)存在和發(fā)展的外在動(dòng)力，所以，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，從技術(shù)、服務(wù)、人才等方面入手提高實(shí)力、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，是其贏得市場(chǎng)份額的關(guān)鍵方略。同時(shí)，需要通過不斷地了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、預(yù)測(cè)客戶需求、激勵(lì)員工從業(yè)熱情、提高員工執(zhí)業(yè)水平，才能充分發(fā)揮自己的從業(yè)實(shí)力，從而使自己在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中始終立于不敗之地。現(xiàn)在的基本情況是，除北京、上海、廣州市外，我國(guó)其他區(qū)域的大多數(shù)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)，由于準(zhǔn)入條件要求較低，投資少，規(guī)模小，人員流動(dòng)率高，專業(yè)人才匱乏，資金和專業(yè)服務(wù)能力不強(qiáng)，管理程度、水平、手段不能滿足行業(yè)和時(shí)代發(fā)展的需求。渴望全面開花，經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)務(wù)內(nèi)容涉及檔案寄存、咨詢、檔案整理、數(shù)字化加工、檔案用品及軟件銷售等，這種大家普遍采用的包羅萬象缺乏特色的服務(wù)模式，一旦承攬數(shù)量龐大、綜合性強(qiáng)的大項(xiàng)目，便如同小馬拉大車，力不從心，經(jīng)常掛一漏萬，服務(wù)提供和外包需求往往不能實(shí)現(xiàn)良好對(duì)接，不能滿足市場(chǎng)和用戶需求，難以形成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

２ 從業(yè)理念

檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)作為服務(wù)型企業(yè)，應(yīng)樹立有利于企業(yè)發(fā)展的從業(yè)理念，并應(yīng)不斷向員工傳導(dǎo)有助于員工成長(zhǎng)、進(jìn)步的服務(wù)理念和準(zhǔn)則。筆者特別注意到某外包公司給每一位新員工入職第一天所輸灌的執(zhí)業(yè)理念: 質(zhì)量就是生命。并且，公司有一整套的質(zhì)量管理辦法和防控措施來確保這個(gè)理念的落地、落實(shí)。可惜，在檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)這個(gè)行業(yè)，具有如此明晰的從業(yè)理念又能如此貫徹實(shí)施的公司少之又少。大多數(shù)的承包商重視自身利益、眼前利益，輕視客戶利益、長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，重視外包項(xiàng)目?jī)r(jià)格和成本，輕視服務(wù)質(zhì)量和客戶需求，強(qiáng)調(diào)工程進(jìn)度和速度，忽略項(xiàng)目過程管理和安全防范，強(qiáng)調(diào)目標(biāo)和任務(wù)的完成，忽略加工成果的品質(zhì)，對(duì)自己和員工要求不嚴(yán)格，對(duì)未來發(fā)展的方向、理念、前景、目標(biāo)沒有考慮，這些不可避免地要影響檔案業(yè)務(wù)外包業(yè)的生存和發(fā)展。

３ 從業(yè)規(guī)范

現(xiàn)有的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包缺乏具體的、有可操作性的規(guī)定和要求。很多的委托方和承包方所簽訂的合同或者協(xié)議，雙方責(zé)任、義務(wù)設(shè)定簡(jiǎn)單、模糊，根本不能涵蓋實(shí)際項(xiàng)目開展中所遇到的問題，尤其是對(duì)承包方檔案整理過程中檔案交接、安全監(jiān)管、質(zhì)量控制、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用落實(shí)以及從業(yè)人員的參與條件、業(yè)前培訓(xùn)、業(yè)中管理等缺乏明確規(guī)定，甚至不做要求。因此，項(xiàng)目進(jìn)行中、結(jié)束后出現(xiàn)了大量的安全漏洞、質(zhì)量隱患和合作糾紛。例如:承包方承接外包業(yè)務(wù)后，沒有實(shí)施方案，不了解、不制作分類大綱，不對(duì)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)、保密教育就馬上開工；檔案分件工作中，承包方為求速度，重件不剔、密不可分的文件分家；檔案著錄中，自擬的文件題名，詞不達(dá)意、以偏概全、照搬原文以及故意回避不作處理的現(xiàn)象屢見不鮮，處理態(tài)度、能力均不理想；檔案掃描中，材質(zhì)脆弱、不宜高速掃描的檔案屢屢遭毀；其他，還有很多整理過程中檔案飄移不能歸位、從業(yè)人員私自拷貝著錄數(shù)據(jù)等形形色色的不按規(guī)范執(zhí)業(yè)行事的做法和事件。檔案業(yè)內(nèi)慘痛的教訓(xùn)警示廣大承包方，沒有規(guī)范意識(shí)，不按規(guī)范作業(yè)，失去客戶的信任，必然會(huì)失去市場(chǎng)份額，危及整個(gè)檔案業(yè)務(wù)外包行業(yè)的發(fā)展；也同時(shí)警示檔案行業(yè)主管部門，必須切實(shí)加強(qiáng)、加快檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)的法制建設(shè)，否則會(huì)危及某個(gè)單位、某一區(qū)域甚至整個(gè)國(guó)家社會(huì)記憶的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和安全。

４ 從業(yè)水平

在美國(guó)，８５％以上的大型企業(yè)選擇將檔案外包，這與美國(guó)商業(yè)性文件中心高水平的服務(wù)是分不開的。如美國(guó)一家專業(yè)的檔案文件與信息管理公司ＧＲＭ，它的業(yè)務(wù)種類有: 紙質(zhì)文件及其數(shù)字文檔的處理和管理、災(zāi)后恢復(fù)、異地備份、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和保護(hù)等，公司研發(fā)專門的文檔管理軟件———條形碼追蹤文檔管理系統(tǒng)，可以追蹤任何一份文件的動(dòng)向，可以在雜亂無章的文件箱里快速找出客戶想要的文件。客戶服務(wù)方面，為方便用戶，可以每天２４ 小時(shí)將文件送到用戶手中。我國(guó)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)服務(wù)科技含量低，從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)、服務(wù)能力不高，不論是服務(wù)內(nèi)容，還是信息開發(fā)，其服務(wù)水平只能應(yīng)付淺表層面的需求，因?yàn)閷I(yè)技術(shù)有限和從業(yè)水平不足所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失、泄密、黑客入侵事件不斷出現(xiàn)。因此，未來檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)要發(fā)展，要立足市場(chǎng)，業(yè)務(wù)服務(wù)的深度延伸是必然趨勢(shì)，同時(shí)，這種服務(wù)的延伸也將成為行業(yè)角逐中的必然優(yōu)勢(shì)。

５ 從業(yè)人員

企業(yè)發(fā)展壯大的動(dòng)力首當(dāng)其沖是人才，尤其是檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)作為知識(shí)密集型企業(yè)，對(duì)從業(yè)人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)要求應(yīng)該更高，不論是檔案管理人員，還是檔案一線工作人員，或是普通營(yíng)銷人員都應(yīng)當(dāng)具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，唯其如此，才能在檔案工作的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)了解用戶需求，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。不盡如人意的是，目前的檔案業(yè)務(wù)外包從業(yè)隊(duì)伍松散、整體素質(zhì)低。許多承包方聘用的一線員工鮮有大學(xué)學(xué)歷，相當(dāng)一部分是勞務(wù)市場(chǎng)臨時(shí)招用的，管理層公關(guān)力量雄厚，專業(yè)技術(shù)力量薄弱，整個(gè)行業(yè)受過檔案專業(yè)教育的員工不多，有過檔案專業(yè)實(shí)踐經(jīng)歷的專業(yè)骨干很少，進(jìn)行過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的承包方極其有限。筆者在對(duì)移交檔案的驗(yàn)收工作中發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)案例: 一個(gè)承包商長(zhǎng)期高薪聘用的一個(gè)“專家級(jí)” 的員工，居然不知道檔案系統(tǒng)執(zhí)行多年的８ 號(hào)令，居然不會(huì)對(duì)照８ 號(hào)令調(diào)整文件保管期限，將文件的責(zé)任者寫成“ＸＸ 單位文件”，因?yàn)榘妇碣|(zhì)量不合格不能接收進(jìn)館，承包方才知道自己聘用來自某大型企業(yè)檔案處的高工居然是“南郭先生”。其實(shí)，類似的實(shí)例還有不少，承包商們聘用出身檔案部門的高工、高管充當(dāng)自己的專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)和顧問，如果選用不當(dāng)，影響的不僅僅是所獲得的利潤(rùn)，更是業(yè)內(nèi)的口碑和市場(chǎng)的認(rèn)可度。而這種事故的屢屢出現(xiàn)，從另外的角度，暴露出檔案專業(yè)人才的匱乏和承包商對(duì)各類專業(yè)人才遴選制度的缺失。

６ 業(yè)務(wù)流程

檔案業(yè)務(wù)外包整個(gè)工作流程包括: 從檔案庫房領(lǐng)取檔案、進(jìn)行案卷質(zhì)量基本情況摸底、規(guī)范處理案卷中存在的各種問題、拆卷分件、掃描、圖像處理、文件級(jí)條目著錄、案卷級(jí)條目著錄、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接與備份、案卷裝訂裝盒、檔案清點(diǎn)入庫。檔案業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目具有專業(yè)性強(qiáng)、案卷數(shù)量大、時(shí)間跨度長(zhǎng)、涉及部門和單位多的特點(diǎn)，承包方如果能夠借鑒項(xiàng)目管理的方法，建立健全安全、質(zhì)量防控體系，科學(xué)設(shè)計(jì)檔案整理的業(yè)務(wù)流程，并統(tǒng)籌規(guī)劃，既可以提高工作效率，保證加工成果的質(zhì)量，達(dá)到事半功倍的效果。而安全和質(zhì)量疏于防控，業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)不合理或不加設(shè)計(jì)，只是埋頭瞎干，不僅加工成果質(zhì)量沒保障，而且有可能引發(fā)安全事故，事倍功半。

(三) 檔案業(yè)務(wù)外包委托方

１ 檔案業(yè)務(wù)外包的總體戰(zhàn)略

檔案業(yè)務(wù)外包是在委托方總體戰(zhàn)略安排下的具體戰(zhàn)略舉措，委托方的戰(zhàn)略舉措不僅決定外包決策，而且還影響外包對(duì)象、外包模式以及承包商的選擇。哈佛商學(xué)院的波特教授認(rèn)為，追求成本領(lǐng)先戰(zhàn)略的企業(yè)總是盡力使自己成為行業(yè)成本最低，為此，需要通過規(guī)模經(jīng)濟(jì)以降低成本，而差異化戰(zhàn)略則是通過向用戶提供獨(dú)特產(chǎn)品和服務(wù)來獲得溢價(jià)報(bào)酬。顯而易見，總體戰(zhàn)略不同，外包策略也相應(yīng)有所區(qū)別，檔案業(yè)務(wù)外包委托方如果選擇成本領(lǐng)先戰(zhàn)略，那么由此而進(jìn)行的規(guī)模生產(chǎn)必須以同步配套的安管、質(zhì)控措施作保障，才能保證業(yè)務(wù)外包產(chǎn)品質(zhì)量；而選擇差異化戰(zhàn)略，按照自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和需求選擇針對(duì)性的承包商，相對(duì)而言，風(fēng)險(xiǎn)較小，效益較好。

２ 檔案業(yè)務(wù)外包前的準(zhǔn)備工作

檔案整理業(yè)務(wù)外包委托方在確定整理業(yè)務(wù)外包后，應(yīng)當(dāng)做足功課，比如:要對(duì)有可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行一定的評(píng)估，盡量提前采取措施予以化解；對(duì)中標(biāo)承包商的業(yè)務(wù)水平、服務(wù)能力、從業(yè)人員等進(jìn)行充分的考察了解，認(rèn)真仔細(xì)地、有針對(duì)性地在合同、協(xié)議書里約定其責(zé)任、義務(wù)和必須遵守的規(guī)范，提前為其提供驗(yàn)收業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及方法；并幫助其強(qiáng)化安全、質(zhì)量管理，制定加工現(xiàn)場(chǎng)安全管理制度和加工產(chǎn)品安全管理制度，建立質(zhì)量監(jiān)督檢查管理制度，確定整理方案、分類大綱，設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)操作流程。這些準(zhǔn)備工作到位與否，會(huì)對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包工作的質(zhì)量和安全產(chǎn)生直接的影響。大部分的委托方，責(zé)任部門對(duì)外包風(fēng)險(xiǎn)不評(píng)估、對(duì)承包商不摸底、對(duì)雙方責(zé)任和義務(wù)不斟酌、對(duì)自身檔案的基本情況不了解、對(duì)承包商加工業(yè)務(wù)沒要求；大部分委托方檔案人員，由于身兼多職、流動(dòng)頻繁、不把檔案工作當(dāng)工作等原因，對(duì)本單位檔案基本情況不了解，迫于檔案系統(tǒng)的要求、迫于上級(jí)或者領(lǐng)導(dǎo)規(guī)范各項(xiàng)工作的壓力，將檔案整理業(yè)務(wù)外包，承包商無法獲得待整理檔案基本情況、案卷質(zhì)量基礎(chǔ)的任何信息和幫助，所以，以其有限的從業(yè)水平“摸著石頭過河”，結(jié)果可想而知。當(dāng)然，也有個(gè)別委托方檔案人員認(rèn)為整理業(yè)務(wù)已外包，自己無須向其介紹單位檔案的基本狀況，其結(jié)果也難如愿。更有甚者，委托方檔案人員認(rèn)為單位掏了錢，承包商應(yīng)該聽自己的安排，不懂業(yè)務(wù)瞎指揮，產(chǎn)出了大量的廢品。

３ 檔案業(yè)務(wù)外包中的過程管理

檔案業(yè)務(wù)外包委托方應(yīng)當(dāng)充分重視檔案業(yè)務(wù)外包過程中的安全、服務(wù)質(zhì)量及其管理問題，以合同為抓手，使承包商明確委托外包服務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)限、質(zhì)量、保密、技術(shù)參數(shù)、相關(guān)設(shè)備性能指標(biāo)等事項(xiàng)、要求和責(zé)任義務(wù)，把檔案安全和服務(wù)質(zhì)量管理貫穿于檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)工作的始終。檔案業(yè)務(wù)外包委托方的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)研究和了解檔案業(yè)務(wù)外包工作流程，掌握重要節(jié)點(diǎn)，全程跟進(jìn)，盡力扶助和嚴(yán)格約束承包商；建立檔案業(yè)務(wù)外包工作臺(tái)賬，及時(shí)記錄各個(gè)環(huán)節(jié)工作開展、監(jiān)管、督察情況；有效介入檔案安全和服務(wù)質(zhì)量管控工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。現(xiàn)在，很多單位將檔案整理及其數(shù)字化加工工作外包給社會(huì)上的專門或者業(yè)余從事檔案專業(yè)服務(wù)的人員或者公司，但筆者在多年的從業(yè)實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，山西大多數(shù)的省直單位檔案整理業(yè)務(wù)外包后，其檔案工作人員認(rèn)為事不關(guān)己，有的檔案人員索性直接把檔案庫房的鑰匙直接交給承包商，對(duì)檔案整理過程漠不關(guān)心。筆者在檔案驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)××單位的檔案中幾乎沒有下級(jí)來文，問其緣由，他不知情，電話詢問承包商，才知道下級(jí)來文全部被作為不歸檔文件剔除了。同時(shí)，在其存放待銷毀文件的編織袋里，還發(fā)現(xiàn)了閱文卡、該單位成立不久后形成的散頁會(huì)議記錄，不關(guān)心、不干預(yù)之后果可見一斑。

４ 檔案業(yè)務(wù)外包工作結(jié)束時(shí)的成果驗(yàn)收工作

眾所周知，質(zhì)量驗(yàn)收是檔案整理業(yè)務(wù)全過程質(zhì)量管理的核心環(huán)節(jié)，是決定加工成果能否優(yōu)質(zhì)、準(zhǔn)確地服務(wù)現(xiàn)實(shí)社會(huì)和未來社會(huì)的必要手段。這方面，云南省和廣東省給我們提供了可以借鑒的寶貴經(jīng)驗(yàn)。云南省檔案館從２００９ 年以來對(duì)年產(chǎn)１０００ 萬頁的數(shù)字化加工項(xiàng)目，以安全為前提，以質(zhì)量為基礎(chǔ)，建立健全了相對(duì)完善的質(zhì)量管控體系。他們建立檔案數(shù)字化質(zhì)量驗(yàn)收組織，從本館和本省選拔檔案業(yè)務(wù)的行家里手組成專家團(tuán)，集中時(shí)間、場(chǎng)所，配備足夠的質(zhì)檢設(shè)施設(shè)備，以全宗為單位，分批次、按比例，對(duì)檔案整理、條目著錄、文件掃描、圖像處理、目錄建庫以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、掛接、備份、輸出、檢索等幾個(gè)方面進(jìn)行檢查，形成了一套檔案業(yè)務(wù)外包質(zhì)量監(jiān)督檢查操作規(guī)范和驗(yàn)收流程。廣東省檔案館則是引進(jìn)第三方監(jiān)理公司負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化的質(zhì)控工作，也非常有效地保證了加工成果的質(zhì)量。不過，實(shí)際工作中，檔案業(yè)內(nèi)失敗的教訓(xùn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于成功的經(jīng)驗(yàn)。有太多的檔案業(yè)務(wù)整理承包商對(duì)成果質(zhì)量是否規(guī)范和符合要求不以為然，生產(chǎn)了大量的次品、廢品；也有太多的檔案工作人員，對(duì)已經(jīng)加工完畢的成百上千、上萬的案卷缺乏質(zhì)檢意識(shí)不經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)、成果檢測(cè)直接驗(yàn)收，遭遇了種種加工成果不達(dá)標(biāo)、不能提供利用的尷尬和遺憾。

二、提高檔案業(yè)務(wù)外包生產(chǎn)成果安全與質(zhì)量的策略

檔案業(yè)務(wù)外包，作為一個(gè)新興產(chǎn)業(yè)，是新形勢(shì)下做好檔案工作的迫切需要。檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，重點(diǎn)把握檔案整理、檔案數(shù)字化加工、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)等三類外包業(yè)態(tài)，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包的服務(wù)需求，既要依法嚴(yán)格監(jiān)管，又要協(xié)助檔案業(yè)務(wù)外包承包機(jī)構(gòu)依法執(zhí)業(yè)，建立健全檔案業(yè)務(wù)外包行業(yè)法規(guī)和政策支持體系，根據(jù)市場(chǎng)和客戶需求，設(shè)立準(zhǔn)入條件，規(guī)定從業(yè)要求，統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范職業(yè)管理。

檔案業(yè)務(wù)外包承包機(jī)構(gòu)作為檔案事務(wù)的社會(huì)協(xié)助力量，應(yīng)該以服務(wù)為核心，根據(jù)市場(chǎng)變化、檔案業(yè)務(wù)需求和自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，樹立良好的服務(wù)理念，提高服務(wù)能力和管理水平，培育專業(yè)團(tuán)隊(duì)，優(yōu)化資源配置，以優(yōu)質(zhì)、高效、準(zhǔn)確、專業(yè)的服務(wù)贏得市場(chǎng)和客戶。

檔案業(yè)務(wù)外包委托方，要加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和考察，擇優(yōu)選用檔案業(yè)務(wù)外包承包商，牢固樹立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，健全檔案安全和質(zhì)量管理制度，嚴(yán)格人員、場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備、合同制度、服務(wù)流程等的審查、管理，及時(shí)消除檔案業(yè)務(wù)外包中的各類安全和質(zhì)量隱患，堅(jiān)決避免“一包了之”。

檔案業(yè)務(wù)外包的三方，應(yīng)本著包容互助、合理配置、節(jié)約資源、共同發(fā)展的原則，各司其職，在建立健全組織管理體系、責(zé)任體系、制度體系上協(xié)作配合，提高檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)所生產(chǎn)的“社會(huì)記憶” 的安全和質(zhì)量，推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)外包健康有序的發(fā)展。