北京地方民國檔案文件級目錄著錄

幾個問題的實踐探索

從１９１２ 年１ 月１ 日中華民國誕生開始，經中國人民政治協商會議第一屆全體會議決定，到１９４９ 年９ 月２７ 日為止，我們這個古老的國家處于民國時期。而北京這座古城稱為北平，則是從１９２８ 年６ 月２１ 日至１９４９ 年９ 月２７日。眾所周知，北平是和平解放的，這一時期北平地方歷屆舊政權機關、黨派團體、公立私立學校、企業事業單位、國民黨中央及外省駐平機構等形成的大量文件材料免于戰火，十分幸運地完整保留下來。這些文件材料經北京市檔案館幾十年精心組織、規范整理，各類檔案數量近９８ 萬卷冊，內容極為豐富，涉及非常廣泛，其中不乏珍貴史料，成為人們研究北京近代政治、軍事、經濟、科技、文化、宗教、城市變遷等的知識寶庫，具有非常重要的歷史價值、學術價值。

北京市檔案館對北京地方民國檔案檢索工具的編制工作經歷了比較艱苦的過程，從沒有目錄，到編制手抄案卷目錄，再到依據手抄案卷目錄，錄入為機讀案卷目錄，建設案卷目錄數據庫，這項工作直至２０ 世紀末才最終完成。為了響應國家檔案局的號召，建設“國家開放檔案信息資源共享利用系統”，根據國家檔案局檔辦發〔２０１３〕４ 號通知精神，從２０１３ 年起，北京市檔案館開始每年向國家檔案局提交２ 萬余件的民國時期開放檔案文件級目錄數據，至２０１５ 年年底，已向“中國記憶” 網絡平臺提交了文件級目錄數據逾６ 萬件。也就是說，從２０１３ 年開始，北京市檔案館正式開展了北京地方民國檔案文件級目錄著錄的實踐探索，從而逐漸積累經驗，不斷補充完善北京地方民國檔案著錄細則，合理組織著錄工作，有計劃舉辦著錄人員培訓，等等。現就以上３ 個方面的問題進行交流，敬請業內同人批評指正。

一、文件級目錄著錄細則編制問題

按照全國民國檔案資料目錄中心規定，民國檔案文件級目錄著錄項中，必要項為: 檔案館代碼、檔案館名稱、全宗名稱、檔號(含全宗號、目錄號、案卷號、文件號)、文件題名、責任者、形成時間、頁數、控制使用標識、語種、載體形態、政權標識、文件附注１３ 項(實為１６ 項)；選擇項為: 受文者、文種、起止頁碼、文本、分類號、縮微號、電子檔號、關鍵詞或主題詞(含人物、機構、會議、事件等)、電子畫幅數９ 項(實為１２ 項)。共計２８ 個著錄項。

根據?民國檔案著錄細則? (ＤＡ/ Ｔ ２０ １—１９９９)，每個著錄項都有其特定的內涵和著錄要求，但該標準過于宏觀，實際工作中，我們會遇到各種各樣的具體情況，每種情況都需要作出相應科學合理的處理。因此，為了更好地指導北京地方民國檔案文件級目錄著錄工作，確保著錄質量，北京市檔案館在總結實踐經驗的基礎上，研究制定了?北京地方民國檔案文件級目錄著錄細則?，提出了符合北京地方民國檔案特點的、更加細致的、可操作性更強的著錄要求。因本文篇幅所限，現僅以“文件題名” 的著錄為例。

(一) 文件題名基本結構

文件題名，是指直接表達檔案文件中心內容和形式特征的名稱，一般為文件標題。文件題名的著錄是文件級目錄著錄的重點難點所在，也是最費時費力的著錄項。因此，我們設置了文件題名的基本結構為: 責任者＋介詞＋事由＋行為動詞＋受文者＋文種。例如: 行政院關于據呈“三一八慘案” 諸烈士公葬日期暨辦理情形已轉呈國府給北平特別市政府的指令。“行政院” 為責任者，“關于” 為介詞，“據呈‘三一八慘案’ 諸烈士公葬日期暨辦理情形已轉呈國府” 為事由，“給” 是行為動詞，“北平特別市政府” 為受文者，“指令”為文種。在能夠判定公文屬于普發文性質時，即受文者超過５ 個機構，則受文者可以略去不予以著錄。

如果檔案原有文件題名規范完整，包含了責任者、事由、文種等必要項，可以表現文件內容和形式特征的，也可不拘泥于此種形式。如北平市社會局救濟院１９４１ 年職員姓名清冊等。對于清冊、花名冊、章冊、總冊、調查表等類的材料，一般要在文件題名中寫明年份。

(二) 文件題名擬寫要求

１ 簡潔表述

文件題名的表述要簡潔明快，避免煩瑣。民國檔案有其特有的行文詞匯，諸如“仰知照” “呈為呈報” “逕啟者” 等，起到起承轉合等作用，實際表達意義有限，在著錄文件題名時可以刪去此類詞匯。例如，“北平市政府關于準國立暨南大學函校長何炳松于１９３５ 年７ 月１６ 日到校視事仰知照的訓令”。顯然比較煩瑣，利用者不易在第一時間提取有效信息，可以表達為: “北平市政府關于暨南大學校長何炳松于１９３５ 年７ 月１６ 日就職的訓令”。

２ 有機組合

民國時期文牘主義曾一度興盛，政府機關收文、辦文的數量巨大，為了某一事由，多個單位可能數次行文，而單個文件的獨立檢索意義并不大，因此，在文件內容前后聯系十分緊密時，可遵循“一事一條” 的原則組合著錄，即呈與批、指令與呈、函與復函、正文與附件等進行有機組合，著錄為一個條目，文件題名適當體現來文內容即可。例如: 北平市社會局發布訓令要求各區公所呈報某一表格，而內７、外５ 等１２ 個區公所上報的表格基本一致，這種情況可組合為一個文件標題，著錄為: “北平市社會局關于某一事件的訓令及１２ 個區公所的呈”，這樣合并的文件題名不影響檢索。

３ 審慎考證

在著錄文件題名時經常遇到個別詞語無法辨認、無責任者、表格類統計表沒有時間等情況，要采取審慎的態度，以負責的精神，盡可能從案卷中進行考證，做到有理有據。例如: 北京在民國時期的名稱曾經發生多次變化，１９２８ 年６ 月開始稱北平特別市，１９３１ 年４ 月開始改稱北平市，１９３８ 年１ 月開始改為北京特別市，１９４５ 年日本戰敗投降后，又恢復原名北平市。在責任者不能確定時，不能簡單將文件題名中的責任者都著錄為北平市或北京市某機關，要根據案卷起止時間、檔案內容、前后聯系慎重推斷機關名稱。

４ 恰當概括

文件題名要準確揭示檔案內容，有時需要提煉、修改、補充，甚至重新歸納，一是要盡量選用能準確表達事件時代特征的結論性原詞，二是要厘清行文層次，對檔案主題內容進行恰當的概括，以有效地滿足檢索需要。例如:事由為“奉行政委員會令轉奉臨時政府令縝密調查設法平抑物價食糧燃料價防止奸商壟斷操縱并應嚴定懲罰規程仰遵照切實施行等因自應遵照辦理除由本署擬定取締物價暴利懲罰規程即日公布施行并令警察社會兩局遵照切實執行外呈復鑒核備案、呈報行政委員會備案及分令社會局警察局外仰遵照切實執行”，太過啰唆，可概括著錄為: “北京特別市公署關于為平抑物價擬定?取締物價暴利懲罰規程? 即日公布施行并令警察社會兩局遵照切實執行給行政委員會的呈及給警察局、社會局的訓令。”

５ 適當取舍

文件題名要突出重點、有所取舍，不能拖泥帶水地把全部文件題名一一羅列。例如: 檔案中經常出現文秘人員向長官說明辦文的意見和陳請長官核示的簽注、簽呈等，如果檔案中有文件正本或定稿，因其意見已經包含在文中，在文件題名中就不需要體現此簽注、簽呈內容；如果沒有正式文本，對于提出重要處理意見的簽注應當單獨著錄為一個條目；如果文秘人員和長官的姓名、職位確定，還要將姓名、職位寫明。

二、文件級目錄著錄工作組織

至“十二五” 末，北京市檔案館民國檔案全部實現了數字化，且各全宗的檔案案卷級機讀目錄比較完善，基于這樣的條件和基礎，我們組織開展民國檔案文件級目錄著錄工作，可以避免調取檔案實體的煩瑣，并有效保護民國檔案實體，通過每一卷的數字化副本即可逐件開展著錄工作。為此，我們設置了著錄工作的組織程序，具體如下:

(一) 按全宗調取數據

北京市檔案館設置了專門處室負責檔案數據庫和網絡的管理與維護。我們作為檔案編目部門組織開展文件級目錄著錄工作前，首先要按照既定的工作方案，從檔案數據庫中，按全宗調取原文數據。調取數據采用離線方式，兩個處室之間嚴格履行調取手續。

(二) 導入?民國檔案文件級目錄著錄系統?

為了高效率、高質量地開展文件級目錄著錄工作，我們專門設置了專網，配置若干臺較大屏幕的計算機，研制開發并應用?民國檔案文件級目錄著錄系統?，將調取的原文數據導入該系統，形成一個封閉的、安全保密的專網著錄工作平臺和環境。

(三) 通過專網平臺多人分段對照著錄

組建一支民國檔案文件級目錄著錄團隊。團隊人數根據階段著錄工作量配備。著錄團隊通過專網平臺，對一個全宗的案卷數據進行分配，每位著錄員負責一個區段；著錄員依托上述系統，在各自的操作平臺上開展文件級目錄著錄工作；著錄界面采用對照式，計算機屏幕左半側為數字化副本的畫面，右半側為文件級目錄著錄項，完成一條隨即提交。

(四) 第一次全面質檢和校正

在著錄團隊中設置一名質檢員，負責對著錄員的著錄成果進行第一次質量檢查，同時填寫?著錄質檢記錄表?，以便于對著錄員工作進行績效考核。質檢員對檢查中發現的錯誤需要及時校正，如果錯誤率過高，應返還著錄員重新著錄，以確保錯誤率處于最低水平。

(五) 第二次按比例抽檢和校正

在著錄團隊中還要設置一名終極質檢員，對通過了第一次質檢和校正后文件級目錄數據進行第二次、也是最后的抽檢和校正。抽檢按照一定的比例進行，通常為該全宗總數的３０％。在抽檢的目錄數據中，正確率必須達到１００％，否則，視為該全宗的著錄質量不合格，要求著錄員全面檢查和校正。

(六) 打包歸入數據庫，提供網上檢索利用

在通過上述兩次質檢、目錄數據合格后，我們將該全宗文件級目錄數據打包、拷貝，同樣通過離線方式，移交檔案數據庫管理部門，歸入民國檔案文件級目錄數據庫，雙方嚴格履行交接手續。目錄數據通過檔案館利用平臺，供利用者網上檢索利用，發揮民國檔案應有的價值作用。

三、文件級目錄著錄人員培訓內容

著錄質量是民國檔案文件級目錄的生命。沒有高質量的目錄，檔案提供利用的效果就會大打折扣。而決定文件級目錄質量的關鍵因素是著錄人員，是從事民國檔案著錄人員的歷史知識感知度、歷史人物知曉度、民國行文把握度、古文漢字辨識度，以及著錄細則掌握度等。如何使著錄人員的能力、水平，滿足工作需要，一直以來是困擾檔案編目部門的難題。為此，我們做了十分必要的實踐探索，著重從以下幾個方面，有計劃地組織著錄人員業務培訓，做到培訓內容多元化，不間斷地培養著錄團隊。

(一) 民國時期北京地方歷史沿革及變遷脈絡情況

了解民國時期北京(北平) 地方歷史沿革及變遷脈絡，對于從事民國檔案文件級目錄著錄人員來說無疑十分必要。民國時期，北京(北平) 經歷了許許多多舉世矚目的大事要事，如五四運動、三一八慘案、二次北伐、一二九運動、盧溝橋事變、反饑餓反內戰運動、和平解放等；從北洋軍閥統治，到國民黨遷都后的城市管理，到淪陷于日寇鐵蹄之下，到國民黨光復，以及最后回到人民懷抱，這些重大歷史事件和革命運動無不在檔案中反映出來。了解這些情況，便于準確判斷民國時期文件材料的主題內容，準確判別文件題名是否正確反映文件材料的主要內容，等等。

(二) 民國時期北京地方各類機構背景情況

北京地方民國檔案共２３２ 個全宗。這些全宗基本上以相對獨立的各類機構為管理單元。例如: 北平廣播電臺全宗，其成立時間，職能任務，隸屬關系變化，內部機構設置，歷任臺長姓名，等等。從事民國檔案文件級目錄的著錄人員了解這些機構的背景情況，對于高質量、高效率做好文件級目錄著錄工作幫助極大，應當是做好著錄工作的必修功課。

(三) 民國時期重要歷史人物情況

民國時期，在北京(北平) 這個特定舞臺上留下身影和足跡的歷史人物數不勝數，那些大大小小的新舊軍閥，那些趾高氣揚的國民黨官員，那些奴顏婢膝的汪偽漢奸，那些譽滿全國的文壇巨擎，那些蜚聲中外的清流藝人，還有那些為了國家獨立、人民解放的共產黨人與革命志士。這些歷史人物都或多或少地出現在民國時期文件材料之中，從事民國檔案文件級目錄著錄人員掌握他們的基本情況，并將其準確無誤地著錄到著錄項之中，無疑為檔案利用者的檢索利用插上了翅膀。

(四) 民國檔案特征及公文種類、常用行文詞匯

與現行紙質檔案形態相比，民國檔案有幾個顯著特征: 一是大部分采用毛筆書寫，有的書寫潦草、涂改嚴重，難以辨認；二是文字為豎排版，沒有斷句的居多；三是行文風格、用語與現行文書差別極大，且均為繁體字；四是文件材料常常無明顯的責任者、時間、文種、事由等，需要著錄人員解讀判斷。這些特征，對著錄人員的文言文識讀及語言概括、分析能力是一個極大的考驗，需要日積月累堅持不懈地學習和研究，更需要經常性地組織培訓。

除此之外，還有一些基本知識需要掌握，例如: 民國時期的公文文種，諸如“令、訓令、密令、指令、任命狀、布告、通告、批、呈、簽呈、簽注、咨、函、通知、代電、電報、手諭” 等，需要知道這些文種的含義和用法，且不能轉換成現行文種名稱；民國時期的行文詞匯也比較特別，諸如“案準、前奉、奉諭、交下、奉此、準此、此致、勛鑒、函達、鈞屬、鈞鑒、咨請查照、恭祈鑒核、仰知照、呈為呈報、為咨行事、逕啟者” 等，掌握了這些詞匯的表達意義，才能正確研判每件檔案的內容。

(五) 民國檔案文件級目錄著錄細則

?北京地方民國檔案文件級目錄著錄細則? (以下簡稱?細則? ) 作為著錄人員的培訓內容，是題中的應有之義。通過培訓，要讓從事民國檔案文件級目錄著錄人員熟練地掌握該?細則?，并運用該?細則? 解決實際工作中更為復雜的著錄問題；還要在不斷的實踐探索中，豐富和充實該?細則?，使其日臻完善。

北京地方民國檔案體量大，文件級目錄著錄任務重，我們將以百倍的勇氣和堅定的決心，以精細化的著錄思路，以不斷科學、嚴密和優化的組織程序，以持續加大的業務培訓力度，完成歷史賦予的神圣使命。