民國檔案文件級目錄著錄采集的組織和控制

隨著黨和國家及社會各界對民國檔案需求的不斷增大、要求的不斷提高以及信息化技術的快速發展，現有民國檔案案卷級目錄檢索系統，由于案卷級目錄在信息揭示方面粗放籠統、人為性提煉等不可避免的缺陷，已無法滿足各項工作對民國檔案更高的檢索需求，影響了檔案信息資源深度開發和信息化建設的深入推進。開展民國檔案文件級目錄著錄，建立民國檔案文件級目錄數據庫，已成為信息化建設深入推進、檔案信息深層揭示、檔案價值有效發揮和重點檔案有效保護的必然選擇。

一、民國檔案文件級目錄的價值和使命

(一) 民國檔案文件級目錄獨有的價值優勢

文件是檔案最小、最基本的單元。文件目錄，又稱案卷卷內文件目錄，它是在案卷文件整理完成的基礎上編制的。 文件目錄著錄對象是一件檔案文件，著錄的結果是一件一目。案卷目錄是一個全宗的全部檔案經過分類、立卷、系統排列，逐個登記而形成，是案卷的登記簿和花名冊。 案卷目錄著錄對象是一卷檔案，著錄的結果是一卷一目。兩者相比，文件級目錄凸顯的優勢顯而易見。首先，由于民國時期戰火頻仍，政權更替，民國檔案存在歸檔方法不一，案卷厚薄不一，內容龐雜等現象。案卷標題在揭示一卷內容時或是反映了一份或部分文件內容，或是細節、瑣碎的內容被賦予了大概念，或是重要的內容被遺漏，或是難以表述而被忽略不提，凡此種種使得很多檔案內容成為未被揭示的死信息。文件級目錄的特性決定了它可以規避案卷級目錄粗放籠統、人為性概括的缺陷，更加精細、客觀地描述檔案的內容和特征，反映出一份檔案與其他檔案的區別和聯系，為用戶區分和選擇檔案提供更精準的依據，體現出揭示內容和特征更為深入化、精細化、客觀化的價值優勢。其次，民國檔案多為手寫字體，草書、行書字頗多，個體字跡差異較大，借助計算機軟件識別，實現民國檔案全文檢索難度極大。因此文件級檔案目錄必然成為現階段揭示民國檔案信息最有效的檢索手段。開展民國檔案文件級目錄著錄，構建文件級目錄管理體系是時代賦予的圣神使命，是檔案深度開發的發展取向。

(二) 開展民國檔案文件級目錄著錄和采集是國家檔案局“ 十三五” 規劃的主要任務

民國檔案以其在服務黨和國家工作大局、維護國家核心利益等方面發揮了無可替代的作用，成為國家重點檔案中的珍品。國家檔案局在? “十三五”時期國家重點檔案保護與開發總體規劃? 中明確將推進國家重點檔案目錄基礎體系建設作為主要任務列入議事日程，提出了對國家重點檔案進行系統整理和編目，建立國家重點檔案文件目錄數據庫、專題檔案目錄數據庫、開放檔案目錄數據庫，實現對國家重點檔案的有效監管，逐步實現國家重點檔案目錄資源的共享。開展民國檔案文件級目錄著錄和采集是國家檔案局貫徹“十三五” 規劃，實施國家重點檔案保護和開發的重要舉措。

(三) 優先采集抗戰檔案建成文件級目錄數據庫是推進抗日戰爭研究的重要基礎

中共中央政治局２０１５ 年７ 月３０ 日就中國人民抗日戰爭的回顧和思考進行第二十五次集體學習，習近平總書記在主持學習時強調: “抗戰研究要深入，就要更多通過檔案、資料、事實、當事人證詞等各種人證、物證來說話。要加強資料收集和整理這一基礎性工作，全面整理我國各地抗戰檔案、照片、資料和實物等……” 據全國民國檔案總目管理系統初步統計，保存在全國各地檔案館的抗戰檔案約３００ 余萬卷，各檔案館抗戰檔案藏量不一，內容各具特色。上海檔案館涉及抗戰檔案約３０ 萬卷，內容豐富，分布于各個全宗；重慶市檔案館涉及抗戰檔案約４０ 萬卷，以市政行政、經濟金融、工礦企業、防空轟炸檔案為特色；四川省檔案館抗戰檔案約１０ 萬卷，主要集中在四川省秘書處和防空司令部全宗中；吉林省檔案館抗戰檔案主要有日本關東憲兵隊侵華及偽滿檔案；新疆維吾爾自治區檔案館１０００ 多卷抗戰檔案，內容主要涉及后方捐贈和交通援助。優先開展抗戰檔案文件級目錄的著錄和采集，建立“中國人民抗日戰爭目錄數據庫” 是檔案館貫徹落實習總書記講話精神，主動配合抗戰研究，建立抗戰資源共享平臺的行動體現。

二、文件級目錄著錄和采集的組織和控制

(一) 民國檔案目錄建設的歷史積累

在國家檔案局的領導下，在全國各級檔案局館的大力支持下，全國民國檔案目錄中心經過多年的努力，已建成了擁有１ ４ 萬余條全宗級、１４００ 余萬條案卷級目錄的全國民國檔案國家總目數據庫，編輯出版了?全國民國檔案通覽?，建成了以全國民國檔案國家總目數據管理系統為核心的全國民國檔案全宗級、案卷級目錄信息檢索及管理體系。在服務黨和國家中心工作及經濟和社會發展方面發揮了獨特的作用。從實際情況看，２０ 世紀９０ 年代全國民國檔案目錄中心在開展民國檔案案卷級目錄著錄和采集過程中，也采集到少量文件級目錄，這說明各地檔案館很多年前就開始了文件級目錄著錄工作。近年來，各檔案館結合檔案數字化工程也陸續先行一步開展了文件級目錄的著錄工作，如福建省、云南省、上海市、重慶市等檔案館均制定了省級檔案館文件級目錄著錄細則，產出了一定數量的文件級目錄。雖然存在各行其是、各立標準等現象，但毋庸置疑、為在全國范圍內開展民國檔案文件級目錄著錄，建立民國檔案文件級目錄數據庫積累了寶貴的經驗，奠定了一定的理論和實踐基礎。

(二) 控制論指導下的民國檔案文件級目錄著錄和采集工作的組織和實踐

１ 控制論的提出和引入

２０ 世紀初，美國編目專家卡特(Ｃｕｔｔｅｒ，Ｃ. Ａ) 為建立字順目錄首先提出了“規范控制” 的概念。１９２２ 年，美國費洛斯在?編目規則及圖解? 一書中對規范文檔的建立和維護做了較為全面的論述。 １９４９ 年，美國芝加哥大學圖書館研究院伊根(Ｍ. Ｅ. Ｅｇａｎ) 和謝拉(Ｊ. Ｈ. Ｓｈｅｒａｎ) 發表了?書目控　９６ 　 制引論? (Ｐｒｏｌｅｇｏｍｅｎａ ｔｏ Ｂｉｂｌｉｏｇｒａｐｈｉｃ Ｃｏｎｔｒｏｌ)，將美國學者維納的控制論引入了書目管理工作中。 其做法是通過制定統一的書目著錄標準，提高書目工作質量，提高文獻利用率，掌握并改善文獻收藏狀況，從而達到促進世界范圍內的書目數據互換和文獻共享的目的。 書目控制論誕生后，廣泛運用于圖書情報書目的管理，美國、英國、俄羅斯及中國等國家相繼建立了國家圖書總目，有效地實現了國家乃至世界范圍內圖書情報資源的共享。有鑒于此，運用目錄控制理論對民國檔案文件級目錄著錄和采集實施控制，可以有效規范目錄數據，為實現資源共享提供保障。

２ 民國檔案文件級目錄項目的啟動

國家檔案局根據? “十三五” 國家重點檔案文件開發工作總體規劃? 要求，以?關于做好國家重點檔案文件級目錄報送工作的通知? (檔辦函〔２０１６〕１１１ 號) 發文，對文件級目錄報送原則、范圍、著錄項、報送形式提出具體要求，正式在全國檔案系統啟動了民國檔案文件級目錄著錄采集項目。

３ 通過制定“民國檔案文件級目錄著錄操作辦法” 加強控制

１９９９ 年，作為我國國家行業標準通過的?民國檔案著錄細則? 規定了文件級、案卷級民國檔案的著錄要求。隨著數字化、網絡化的快速發展，該細則對于文件級目錄著錄工作的開展已顯滯后。各地檔案館在開展檔案數字化過程中制定的文件級目錄著錄規則，基本上基于自身檔案館的特點和理解而定，缺乏統領性。為此，國家檔案局成立了全國歷史檔案文件級目錄領導小組，明確了職責和任務。全國民國檔案目錄中心在調研的基礎上，承擔完成了“民國檔案文件級目錄著錄操作辦法”，對著錄項目、標識符號和著錄文字都做了具體規定。同時將“民國檔案文件級目錄操作辦法” “全國民國檔案文件級目錄報送明細表” “全國民國檔案文件級目錄數據報送審核表” 和“全國民國檔案文件級目錄數據采集表頭式樣” 等文檔掛在國家檔案局官網上，以方便各檔案館瀏覽和下載。

４ 通過組織培訓加強控制

培訓是一種有組織的知識傳遞、技能傳遞、標準傳遞、信息傳遞和管理訓誡行為。高品質的產品要求人員不僅具備敬業精神、職業道德、責任意識和團隊精神，更要求人員具有豐富的知識和精準的規范操作能力。如果我們把每條文件級目錄看作一件產品，那么對于著錄產品質量的控制則體現在每個著錄單元上。為確保著錄數據的質量，加強培訓，提高編目著錄人員綜合素質十分必要。全國民國檔案目錄中心先后對全國各檔案館進行了全國性和專屬性培訓，就操作辦法、民國檔案和民國公文特點進行講解。通過培訓，各地檔案工作人員對操作辦法有了更深入的理解，提高了標目質量。此外，還通過電話、郵件、微信等多種方式解答各地檔案館的疑問，加大規范操作的宣傳，及時掌握動態。

５ 通過開發“民國檔案文件級目錄著錄采集工具” 加強控制

由于各地檔案館開發和使用的計算機軟件、數據庫組織形式的不統一，不可避免會造成報送數據的參差不齊，或產生大量重復數據，或出現數據遺漏。為避免“垃圾數據” 的出現，全國民國檔案目錄中心會同合作公司專門開發了“民國檔案文件級目錄著錄采集工具”，要求各地檔案館必須以此工具導入＼ 導出數據。旨在通過對必要著錄項的著錄、著錄項目的格式、檔案館代碼和名稱數據對應的一致性，系統自動查重、特色(抗戰) 檔案標簽等功能設置對數據實施技術手段控制。

三、民國檔案文件級目錄規范控制的完善對策

(一) 借鑒國際檔案著錄標準加速推進標準化建設

標準化、規范化建設是保障目錄數據資源質量，實現資源共享的首要條件。從國際檔案理事會頒布的? 國際標準———檔案著錄規則( 總則) ?[ＩＳＡＤ (Ｇ)，１９９４] 及?國際標準團體、個人與家族檔案規范記錄著錄規則? [簡稱ＩＳＡＡＲ (ＣＰＦ)，２００３]、?職能著錄國際標準? (ＩＳＤＦ，２００７)、?檔案保管機構著錄國際標準? (ＩＳＤＩＡＨ，２００８) 等相關配套的著錄規則來看，我國國家標準?檔案著錄規則? 及?民國檔案著錄規則? 顯得滯后粗放，缺乏多級著錄規則，缺少檔案歷史沿革背景、檔案整理體系、檔案查閱管理體系、檔案物理特征等著錄項目，難以與國際接軌。因此，深化著錄內涵，增加著錄層次結構性描述，著錄文件多維揭示，特殊載體項目元素，數據單元標準項目，構建適應國際化、網絡化、數字化的檔案著錄標準化體系，實乃實現目錄規范控制的有效措施，也是擺在我國檔案工作者面前的一項緊迫任務。

(二) 樹立分級著錄理念對著錄工作實施動態管理

中國當代檔案學先驅王可風針對２０ 世紀５０ 年代大批檔案接收進館堆積如山的狀況，提出了整理采取兩步走的戰略，實踐證明是適時正確、具有戰略意義的科學決策。民國檔案文件級著錄可謂工程浩繁，筆者認為，結合民國檔案分級管理工作確定著錄次序，將兩步走的戰略運用到民國檔案文件級目錄的著錄工作中是適時而必要的。首先，結合形勢需要首選抗戰內容檔案為首批著錄內容，以全宗為單位逐卷進行著錄。第一步是對重要級別的抗戰檔案以每一份文件為單元著錄，對次要和一般性級別檔案可采取以一組文件為單元著錄，初步建立文件級—文件組合級目錄數據庫。第二步再根據研究需求對一組文件進行二次加工，深入細化揭示目錄內容，不斷充實和完善文件級目錄數據庫。其次，是從行業上分步拓展。眾所周知，圖書館、博物館等文化事業單位保存著一定數量的民國文獻，民間及海外也散存一些民國檔案，因此，聯合圖博系統開展跨行業民國檔案文獻文件級的著錄和采集，可以實現民國檔案目錄數據信息的大匯集，吹響跨行業資源共享的號角。

(三) 加強目錄數據的驗收以保障目錄數據質量

目錄數據質量是目錄數據庫建設的生命線。筆者認為，目錄數據的驗收工作應在國家檔案局統一領導下，由全國民國檔案目錄中心和各級檔案部門分級負責，各司其職。可以考慮從各地檔案館抽選１—２ 名專家建成專家庫，采取自審與互審，軟件驗收與人工驗收、目錄數據驗收與對照檔案實體驗收相結合的方式按一定比例進行抽查。根據差錯率判定合格和不合格，對于不合格的數據一律退回，要求在規定時間按規范標準修改后報送。國家檔案局每年通報驗收情況，并建立相應的獎懲機制。

民國檔案文件級目錄著錄和數據庫建設是一項浩繁的工程，任重而道遠。只有科學規劃，采取有效措施規范控制才能確保質量，有效發揮作用，實現民國檔案數據資源共享。