做好前期準備工作　提高數字化掃描質量

在信息化社會的今天，電子政務等應用技術的不斷發展，各級政府對檔案數字化建設提出了迫切的需求，檔案數字化建設是檔案工作隨著政務工作現代化管理發展到一定階段而出現的一種必然結果，是“無紙辦公” 建設的重要組成部分。國家檔案局在?全國檔案事業發展“十二五” 規劃? 明確提出: 加強檔案安全體系建設，提高檔案的容災及災備能力，確保檔案安全，是檔案數字化建設的主要目標。全國數字檔案館(室) 建設推進會提出了“存量檔案數字休，增量檔案電子化” 的要求，這足以表明數字化工作是當前我們檔案工作的重中之重。

檔案信息數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，從而方便提供利用，實現資源共享。

２０１３ 年召開的全國數字檔案館(室) 建設推進會要求，１５ 年內，全國縣直機關以上的檔案室傳統載體檔案基本數字化，即實現檔案存量數字化并實現數字化利用。這是一個艱巨的任務，需要檔案工作者認真籌劃，借力實現。

如何提高數字化掃描質量我認為首先要重視前期檔案整理準備工作，具體從以下幾方面著手:

一、確定有效檔案全文數字化的范圍

檔案數字化工作是一項投資巨大的系統工程，需要有相當的財力、物力、人力和技術支撐，所以在開展前應根據館藏檔案的內容，存儲價值，利用需求等因素來確定館藏檔案數字化的策略。明確合理范圍、有計劃、有選擇的開展檔案數字化建設。可通過下面的幾點來確定數字化的范圍。

館藏珍貴檔案和歷史檔案，此類檔案有存儲和留存價值，應優先數字化有利于保護檔案原件。

利用率較高的檔案，多是泛指與民生最相關與百姓最貼近的招工、調動、人事安排等最接地氣的人文檔案等，能夠提高檔案的使用率從而實現資源共享。

二、確定檔案全文數字化的實物整理規范標準

我們選定要進行數字化的檔案范圍后必須對檔案實體進行有序整理，避免數字化中出現以下問題，如歸檔文件不齊全，案卷題名不準確，卷內文件目錄短缺，分件頁碼不準確、題文不對應等。具體做法有:

重新編頁，要與掃描電子檔案格式一一對應。

著錄要符合電子文件格式，嚴格按照著錄標準著錄，確保完成掛接。

對于實體檔案進行數字化前應選用專職檔案人員對存在問題進行整理，也可現場指導公司人員整理并檢查驗收，以確保檔案實體具備合格的數字化條件。

對于破損、折皺較嚴重的歷史檔案。要在數字化前采用裱糊或熨燙的方法進行處理，保證紙制檔案符合數字化要求。

確定檔案分類，進行數字化掃描要符合檔案利用要求。(如有正本、定稿、草稿等如何進行掃描)。

三、購買合適設備、方便使用

應選用適合自身館藏檔案條件的掃描儀器以及與網絡系統、檔案管理軟件、保密軟件容易兼容的ＰＣ 設備等。

四、確定規范管理，明確標準

數字化掃描前要對整理出的實體檔案嚴格把關。

嚴格參照國家?紙質檔案數字化規范? 執行標準進行數字化掃描，如果沒有標準會嚴重影響數字化掃描質量。

五、確定檔案數字化協調小組

數字化工作是一個系統工程，不單是有了人、設備、檔案就可以順利開展了，會有很多需要協調的工作。前期要制定數字化范圍、標準、規范，實施過程中要建設檔案案卷級、文件級目錄數據庫及檔案全文數據庫，目錄數據庫與全文數據庫的對接，臨時需要優先數字化內容，人員調配等。它涉及眾多部門，因此有必要成立專門的工作小組來統籌規劃數字化工作，并解在工作過程中遇到的一系列問題(有些問題在工作過程中才能發現)，小組成員應須熟悉館藏和利用情況的工作人員及相關技術人員。以確保檔案數字化工作穩步有序的推進。

六、確定人員培訓內容

首先需要培訓對檔案的認識，以對數字化前處理的要求為重點，數字化掃描全套流程標準、方法、技術規范。(包括調卷、編頁、案卷前處理、掃描、圖像糾偏、去污等技術處理、檢測、著錄、備份、掛接)安全保密培訓: 從對檔案的失密、泄密、丟失、損毀，對檔案的安全保護、愛護，遵守檔案館各項制度要求等方面進行培訓。安全保密是一項長期的重要內容、必須強化重視。