檔案數字化概述

檔案文獻的數字化，就是采用各種信息采集設備將不同載體形式的檔案轉換成數字方式的過程。比如紙質檔案的數字化，就是利用掃描儀等信息采集設備，將紙質檔案原件的圖文信息分解為若干點陣式信息元（像素），并將光信號轉換為電信號輸進計算機內從而形成數字圖像文件。

1 檔案數字化基本原則

由于社會需求和資源配置之間存在不均衡性，我們目前還不可能將一個單位的全部館藏都進行數字化處理，而只能有選擇地將檔案館中的部分館藏資源進行數字化，逐步建立起既比較實用又具有一定特色的全文檔案利用服務體系。在具體的規劃過程中，應當遵循以下幾項原則：

1.價值性原則

即優先選擇珍貴檔案進行數字化的原則。人們在長期的社會實踐中產生并保存下來大量的檔案文獻，其中相當一部分非常珍貴，而每個檔案館都有自己的珍藏，應是數字化信息的重要組成部分。將珍貴檔案數字化，把檔案原件珍藏起來，而將數字化的“副本”信息提供給社會各界利用，這樣就可以一方面盡量減少對珍貴檔案的損毀，使之長久地保管和留傳下去，一方面將珍貴檔案的數字化信息以更加方便、靈活的方式展示在世人面前，為更多的研究者提供研究素材。因此，在有限資源的情況下，優先選擇珍貴檔案進行數字化處理，既有利于珍貴檔案的保護，又有利于人們共享寶貴的檔案文獻遺產，是我們在進行檔案數字化的工作中應當首先考慮的一條基本原則。

2.實用性原則

即優先選擇利用率較高的檔案文獻進行數字化的原則。人們之所以千方百計地管理好檔案，就是為了滿足利用者的需求，被利用者需要的檔案無疑具有較高的利用價值，只有選擇利用率較高的檔案文獻進行數字化，才能充分發揮檔案信息的作用。當然，在具體運用這一原則時，還要注意考慮在不同歷史時期、不同用戶層次、不同研究目的的利用者，對各種檔案信息需求上的差異。因此，要站在社會總需求的高度，把握黨政機關、公民個人以及社會各方面的各種需要，確定不同的利用率作為選擇標準。

3.開放性原則

即優先選擇開放的檔案文獻進行數字化的原則。檔案信息有絕密、機密、秘密和非密的區別。檔案的機密程度，實質上是檔案準許利用范圍和利用程度的問題。在進行數字化的時候，應優先選擇已經對外開放的那部分檔案文獻，以滿足社會的利用需求。也就是說，非密的檔案應該是數字化的首選。對于有密級的檔案，可以按照檔案的機密性隨著時間推移遞減的規律，及時把保密期限已滿、可以解密的檔案數字化。有條件的單位，當然也可以首先對盡可能多的館藏進行數字化，然后根據密級將數字化的檔案信息分為內部網和外部網兩部分，查閱時根據所授權限提供相應的檔案查詢服務。

4.特色性原則

即選擇本館有特色的檔案資源進行數字化的原則。在人財物力限制較多的情況下尤其要考慮這一原則。由于所處的地理位置、專業系統的性質、檔案形成的特殊性及國家有關的專門規定等，每個檔案館收集的檔案都有自己的鮮明特色，因此形成了自己的特色館藏，而一般情況下這些特藏是其他檔案館所沒有的。選擇其他檔案館沒有的檔案文獻進行數字化，全力以赴創立本館名牌產品，為有關用戶提供特色服務，體現了檔案館的特色與價值，是檔案館在合作與競爭并存的信息時代更好地生存與發展的重要保障，同時也可以節約資金，避免重復建設。如反映某一地區歷史、現狀和發展的檔案文獻，是具有地方特色的檔案資源，應該盡可能齊全、系統地將這些檔案信息數字化。

2 檔案數字化基本程序

無論哪種類型檔案的數字化，都要認真做好前期準備、轉換處理和后期數據整理等幾個環節的工作。

1.前期準備

在著手檔案數字化之前，首先要做好應有的一些準備工作，不打無準備之仗。一般來說，檔案數字化加工的前期準備主要應重點注意做好以下兩個方面的工作：

一是制訂工作規劃。在對需要加工的檔案進行總體了解和統計的基礎上，對檔案數字化的任務量和進度、設備和人員的投入等作出安排，以便按計劃有條不紊地進行。

二是檔案原件的準備。比如紙質檔案的數字化，要對擬掃描檔案的紙張、規格、數量等進行清點、檢查，做到心中有數，哪種情況掃描時要進行拼接，哪些需要彩色掃描，哪種字跡要進行灰度處理等，要制定出具體的方案。除去紙質檔案上所有的金屬物品，檢查卷、件、頁是否齊全，對字跡不清的文件予以謄抄或打印，拆卷、整理以便批量掃描等。

2.轉換處理

轉換處理包括檔案信息的采集、處理、存儲等一系列工作，是檔案數字化加工的基礎工作。轉換質量直接關系到數字化檔案信息的清晰度和還原效果，因此，必須采取一切措施保證轉換加工的質量。

一是信息的采集。比如紙質檔案的掃描，要針對檔案原件的具體情況（如清晰度、紙張質量、字跡狀況等），在掃描過程中采用相應的技術手段。對珍貴檔案的掃描尤其要謹慎處理，要根據紙張的不同情況采用不同的掃描方式，以免損壞檔案原件。

二是信息的處理。比如紙質檔案掃描圖像有時需要進行糾偏或除污，錄音檔案的音頻信息需要除噪音等。

三是數字信息的存儲。即以適當的格式將轉換好的數字化信息存儲在適當的載體上，以便長期保存和提供利用。

3.后期（數據）整理

檔案掃描的后期整理，是直接關系到快速、準確檢索利用的重要環節，絲毫也不能馬虎。比如，掃描后的數據集中在一起，要認真檢查卷、件、頁是否準確，標題與正文應對應無誤；對掃描不清晰的要查明原因，確屬方法不當的要重新處理，屬于原件問題要予以注明。經核查校對各種數據無誤后，才能把數字化的檔案信息并入到計算機應用系統中，或上載發布到檔案網站上，供利用者檢索查詢。

3 檔案數字化保障機制

檔案數字化過程中，要采取必要的技術手段和管理措施，保證檔案數字化加工的質量，確保檔案原件的安全完整以及檔案數字化信息的安全保密。

1.質量控制機制

為了保證檔案數字化加工的質量，最重要的就是切實加強各個環節的檢查。比如，掃描前要認真檢查檔案原件是否完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整；掃描后要檢查圖像是否保持檔案的原貌，字跡是否清楚不失真，亮度是否適當，無錯掃、漏掃，對圖像質量有問題的應重新掃描；掃描圖像文件與機讀目錄數據庫的掛接是否準確無誤；刻錄好的光盤應進行質量檢測，確認無病毒，保證文件內容的完整和準確等。

2.安全性保障機制

必須在每一個工作環節進行監控和限控，以確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。比如，在整個流水作業過程中建立交接制度，確保檔案原件不出現丟失等安全問題；在檔案數據整合到數據庫中或刻錄光盤后，切實落實工作機暫存數據的刪除制度，防止檔案信息的擴散或流失；建立光盤數據備份制度，防止數據丟失等。數字化檔案信息的利用也應有嚴格的規定并認真執行，特別是不能上外網的一定不能上。

3.可用性保障機制

數字信息的存儲與傳送受制于硬件、軟件與服務分系統構成的技術系統與數字環境，離開了數字信息的工作環境，數字檔案信息就無法利用，就會喪失其存在的價值。當硬件、軟件、網絡環境改變后，有可能造成數據不兼容時，就要將數據信息向新的硬、軟件環境轉移，確保在新的技術環境下能夠對數據信息進行檢索、使用和長久地保存。保證數字信息長期可存取性的關鍵在于數字媒體選擇、科學管理與成功的技術遷移。技術遷移是數字信息從一個硬件、軟件配置向另一個硬件、軟件配置轉移，或是從老的計算機技術向新一代的計算機技術轉移。當硬件與軟件發生變更，并使用新一代技術維護該數字文獻的兼容時，遷移可以保護原數字文獻的完整性。