檔案數字化前處理質量控制與安全監管分析——以湖北省檔案館館藏漢冶萍檔案數字化整理工作為例

檔案數字化前處理是檔案數字化工作的首要環節，它的質量高低直接影響后續數字化諸環節工作效率及成果質量。湖北省檔案館自２００４ 年開展館藏檔案數字化工作以來，總結出了一套符合實際的組織管理及操作方法，盡管其間經歷過一些波折和調整，但持續開展的檔案數字化前處理工作為高質量、高效率地開展檔案數字化工作提供了堅實的保障，并且正作為經驗在全省推廣與普及。下面以湖北省檔案館館藏漢冶萍檔案整理工作為例，介紹省館在檔案數字化前處理工作中的質量控制與安全監管措施與方法。

漢冶萍煤鐵廠礦股份有限公司是２０ 世紀初亞洲最大的鋼鐵公司，是中國近代工業的標志性企業，其企業發展歷程是中國民族工業發展史的重要組成部分。該公司自成立以來的主要檔案保存在湖北省檔案館，２００２ 年被列入首批?中國檔案文獻遺產名錄?，是湖北省檔案館鎮館之寶，極具保存及研究價值。２０１４ 年，湖北省檔案館向湖北省政府申請專項經費對館藏漢冶萍檔案進行全面修復、整理及數字化工作，項目持續時間３ 年。為保證該項目的順利進行，前期湖北省檔案館館進行了大量的考察調研活動，對漢冶萍檔案進行了情況排查，分檔案整理、檔案修復、檔案數字化３ 部分對項目工作進行了安排布局，并制定了專門的整理、修裱、數字化工作方案。

從檔案整理角度而言，漢冶萍檔案整理是一個難度大、充滿挑戰性的項目。主要表現在以下幾點:

檔案時間跨度大，清末民初檔案數量多。漢冶萍公司檔案起于１８８９ 年(光緒十五年)，迄于１９４８ 年，時間跨度達６０ 年，包括公司董事會檔案、公司經理處檔案和財會檔案３ 部分，共計６６５６ 卷，翔實地記述了漢冶萍公司建　１９６　 立、生產、經營和發展的情況。漢治萍公司經營輝煌時期主要集中在１９ 世紀末、２０ 世紀初，因而產生的大量檔案主要是清末民初檔案，由數量眾多的奏、札、諭、呈、電報、公文、私函等文件構成，文言文較多，且多為繁體字、異體字、行草和豎排書寫，許多人名(字號)、地名、稱謂、專業術語及文字表述需要研究考證；文件多無事由且無標點符號，需逐字逐句研讀；卷內文件順序排列錯誤的需按照邏輯順序進行調整。

檔案涉及與多國貿易，文種多樣。漢冶萍檔案中夾雜有英文、日文、俄文、德文等多種文字的文件，需要先行翻譯，然后整理。

檔案破損、字跡不清情況嚴重。漢冶萍檔案中含大量采用酸性較高的鹽鐵墨水書寫的文件，紙張腐蝕較嚴重，許多字跡模糊不清，紙張破損及粘連情況也比較嚴重。

為確保檔案整理質量，為后續檔案數字化工作打好基礎，兼顧檔案修裱，我們從以下幾方面嚴格監管，把控質量，有效保證了檔案整理質量及檔案實體和信息安全。

一、建立健全質量及安全監管制度

項目啟動初期，我們在廣泛調研基礎上，結合漢冶萍檔案特點，制定了一系列檔案整理規范、制度，對各個工作環節提出了明確的要求。其中檔案保密及安全制度對檔案整理過程中檔案實體及信息安全提出了嚴格要求；項目參與人員登記備案管理制度對項目參與人員專業技能、政治素質提出了專門要求，對參與項目實施人員有明確的約束和管理要求；檔案整理場地規范管理制度對檔案整理場地的規劃布局、監控設備、日常管理提出了具體要求；檔案交接制度對檔案出庫、入庫手續辦理及交接人員職責提出了明確要求；檔案整理過程登記制度對檔案整理及質量檢查環節做出了具體規定，并要求建立各環節加工流水表單，詳細記錄檔案整理過程及相關內容，明晰每卷檔案所經歷的流程、流向及經手人；檔案檢查及驗收制度明確了檔案整理驗收的依據、標準、方法及合格率要求。

一系列對應配套的規章制度給檔案整理質量監控及安全監管提供了依據和制度保障，使項目運行過程中質量及安全監管工作有章可循、有據可依。

二、完善組織管理機構，加強人員培訓與管理

為保障漢冶萍檔案整理與數字化項目順利進行，我們根據項目特點完善了項目組織管理機構，形成了由行政領導、檔案專家、管理人員組成的多方位、全覆蓋的組織管理體系。由局領導任項目領導小組成員，負責項目的統籌協調；由相關業務處室負責人及離退休檔案專家組成專家小組，負責解決處理疑難復雜問題；由保管處有關人員組成業務小組及安全管理小組，解決日常整理業務、管理和安全問題，督促項目進度，負責項目質量檢查與驗收工作。分工有序、職能清晰、管理高效的組織管理機構為項目的保質保量進行提供了有效的組織保障。

整理人員是檔案整理工作的主體與核心，檔案整理項目組成員整體素質的高低直接關系到項目完成的質量與工作效率。項目開始前，我們對項目組成員專業技能提出了具體要求: 整理人員需要有一定年限的民國檔案整理經驗、扎實的文化功底、廣博的知識面，而且選配了有一定英文、日文基礎的工作人員。高質量的工作組為項目的圓滿完成提供了強有力的保障。

項目起動初期，我們一方面組織全體人員學習整理方案、相關專業標準規范，了解漢冶萍檔案基本情況；另一方面對全體人員進行保密知識培訓，宣傳保密工作的重要性，并與每位檔案整理人員簽訂了保密承諾書。項目進行過程中，由業務小組及安全管理小組共同定期檢查項目成員辦公區域、工作單填寫情況、工作進度情況，并形成工作日志，每周、每月進行工作總結，將各個工作周期的疑難問題集中解答，對薄弱環節重點講解。

三、堅持日常安全監管及質量檢測

除依據規章制度執行漢冶萍檔案整理項目安全監管及質量檢測外，我們特別強調日常安全監管及質量檢測的重要性。定期檢查和日常檢查相結合，防漏洞、防疏忽、防缺失，并及時糾偏，防止出現嚴重的質量和安全問題。每一個目錄開始前，由業務小組成員對本目錄進行初步摸查情況，了解目錄整體情況，根據整理方案要求，針對共性問題提出解決方案。對一些出現頻率較高的異體字進行辨認，對涉及的人物、稱謂、時間表述進行梳理，制作成比對表格，張貼于工作場地，供整理人員共同參考查正。如漢冶萍公司檔案文件內文號碼字對應阿拉伯數字一覽表、漢冶萍公司檔案電報中使用的韻目代日法韻目對應日期一覽表、漢冶萍公司檔案中人物的人名與字號對照表等。

在檔案質量監管及檢測方面，我們采用多重質量檢查，防止錯誤。每本案卷整理完畢后，有兩道檢查程序，分別檢查每本案卷的整理質量，從案卷題名、文件分件、案內文件目錄、編頁、完備備考表信息等不同角度進行逐卷檢查，對其中編頁錯誤、錯別字、卷內文件目錄項目著錄不全等錯誤交由整理人自行改正，對分件、案卷題名不準確有爭議之處和難以辨認的字跡，由業務小組討論后確定正確的表達方式。對難度較大、爭議較多的問題交專家組討論解決。對錯誤率較高的檔案整理人員重點檢查，一周工作結束時會對共性錯誤問題進行講評，避免再犯相同錯誤。

一個目錄檔案整理完畢后，由檢查小組對目錄內檔案排序、檔號編制、檔案盒封面及背脊信息正確及完備情況進行檢查，并對目錄內檔案按１０％的比率抽查，再次檢查案卷整理質量。整理過程中，要求整理人員對檔案中存在的照片、輿圖、票證、破損嚴重檔案檔號及頁號等都需要填寫專用表格，為后續數字化及修裱工作做好準備。

為提高檔案檢索的專指度，在檔案整理過程中我們堅持以“件” 為單位，進行細化整理，盡可能避免題名不易表述清晰的組合件存在，例如: 一般檔案整理來往文件都組合為一件著錄，但是漢冶萍檔案要求著錄為單獨的兩份文件；一般檔案底稿不用揭示出來，但是漢冶萍檔案底稿要求在題名中揭示出來。這種細分的方法，雖增加了檔案整理的工作量，但有效增加了檔案檢查途徑。

在流程管理方面，要求每個整理人員必須根據檔案領取和整理情況認真填寫檔案整理工作單，記錄整理人經手的檔案檔號、整理后卷內件數、頁數及存在重要問題，并簽字確認。質量檢查人員根據這些工作單再次調取案卷，并在工作單對應案卷登記處記錄檢查情況、錯誤處和特別需要說明的情況，并簽字確認。管理人員每天根據檔案整理進度情況發放檔案整理工作單，定期對工作單數據進行匯總分析，有效保證了檔案整理工作分環節、高效、有序進行。

在安全監管方面，除監控設施、場地防控設施配備齊全外，還堅持每日安全檢查，安全人員每天不定時巡視整理場所，檢查水、電、門窗、柜架等安全，排查安全隱患，制止不合規定舉止行為。安全人員每天須填寫日常安全管理日志，對當天設備、場地、人員情況進行說明。定期檢查監控錄像，及時排除可疑情況。對出現的問題及時報告，并提出解決方案。