對實(shí)現(xiàn)“檔案信息共享”理論的研究
檔案區(qū)別于其他類型文獻(xiàn)的特殊價(jià)值，還在于檔案以其是當(dāng)事人親身經(jīng)歷的直接記錄，是在事情處理過程中自然形成的，是原原本本的歷史記錄而蘊(yùn)含著特有的信息，即檔案信息。檔案信息內(nèi)容之豐富、信息量之巨大，是其他資料無法比擬的，它較完整地反映著事物的發(fā)展、演變過程，以及事物的源流本末與具體細(xì)節(jié)，能全面、系統(tǒng)地反映歷史全貌。
“檔案信息”這個(gè)術(shù)語，一是指檔案本身的內(nèi)容（通過文字、圖形等）所蘊(yùn)含的信息，即檔案內(nèi)容的信息，這時(shí)檔案信息往往可作為檔案的同義詞使用；二是指有關(guān)檔案的信息，是人們關(guān)于檔案內(nèi)容的概括及關(guān)于檔案外部特征的揭示。另外，從物理形態(tài)的角度看，檔案信息可分為載體信息和符號信息；從結(jié)構(gòu)關(guān)系角度看，檔案信息可分為單體信息和整體信息。我們可以將“檔案信息”理解為附著于檔案實(shí)物這個(gè)載體上的一種精神，即檔案中記載的內(nèi)容。讀者閱讀檔案，并不一定對檔案的載體是何種物質(zhì)，對檔案的文字是何種字體，對檔案的外形是何種格式等等感興趣，他所關(guān)注的主要是檔案中記載的內(nèi)容，即檔案信息，這是本學(xué)科的研究客體。
中國五千年的歷史文化，創(chuàng)造了燦爛的人類文明，同時(shí)也形成了浩瀚絢麗的檔案文獻(xiàn)，這是一筆令人嘆為觀止的檔案信息資源，是歷代先人通過持續(xù)不斷的制造和積存為后人留下來的智能資源。歷史不可能重演，但歷史檔案再現(xiàn)了歷史，人們可以通過檔案認(rèn)識歷史。我們應(yīng)重視對這筆檔案信息資源的開發(fā)利用，以不負(fù)先人對我們的厚愛。檔案信息是人類文明發(fā)展的產(chǎn)品，并隨著人類文明的進(jìn)步而不斷豐富與發(fā)展，它承擔(dān)著記錄與留傳人類社會經(jīng)驗(yàn)與知識的歷史使命，人類文明進(jìn)步到什么程度，檔案信息資源就會相伴共生，豐富發(fā)展到什么程度。
我們生活在信息社會中，進(jìn)入２１世紀(jì)以來，衡量人類社會是否在正常運(yùn)行與順利發(fā)展的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，在于是否擁有并善于利用檔案信息資源，而對于處在信息社會中的個(gè)人來講，是否善于開發(fā)利用檔案信息資源，已經(jīng)成為制約其競爭力的重要因素之一。
在當(dāng)前信息化的時(shí)代，檔案信息與一般文獻(xiàn)信息一樣，具有“數(shù)量大、增長快、載體形式多樣化、時(shí)效性強(qiáng)”的共同特點(diǎn)。一般文獻(xiàn)信息的時(shí)效性強(qiáng)，表現(xiàn)為文獻(xiàn)信息內(nèi)容新舊更替不斷加快，稍縱即逝；而檔案信息的時(shí)效性強(qiáng)，表現(xiàn)為檔案信息不存在知識老化的問題，例如，再過五百年，一千年，甚至更久，研究清史還得依靠清代檔案。
檔案信息的時(shí)效性強(qiáng)，還表現(xiàn)為它不僅與歷史科學(xué)，還與社會現(xiàn)實(shí)的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育、軍事等諸多方面的關(guān)系日趨緊密。檔案信息逐漸從檔案庫房中“解放”出來，擺脫封閉，走向社會，并在社會生活的各個(gè)方面發(fā)揮著重要作用，成為人類生存必不可少的質(zhì)量因素，因而，檔案信息必然從少數(shù)統(tǒng)治者獨(dú)自占有，演變?yōu)楸欢鄶?shù)人民大眾擁有，檔案信息共享也就勢在必行，順理成章了。
凡從事檔案文獻(xiàn)編纂工作的人士，應(yīng)該深入研究檔案信息共享的相關(guān)理論，它是檔案文獻(xiàn)編纂具有的重要組成部分，是其研究性所決定的，亦是檔案文獻(xiàn)編纂?yún)^(qū)別于其他檔案工作的特性之一。
檔案文獻(xiàn)編纂的最大優(yōu)越性之一，還在于它從塵封插架于庫房中的檔案信息資源中，將可以公布的部分，編纂成檔案文獻(xiàn)出版物，進(jìn)入市場，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。和其他文獻(xiàn)信息一樣，檔案信息在可控條件下是可以并能夠?qū)崿F(xiàn)適時(shí)、適度、適量共享的。分享檔案信息是人們利用檔案活動的最初動機(jī)，隨著社會的進(jìn)步，這種動機(jī)愈來愈具有廣泛的社會性，共享檔案信息成為人們美好的愿望和實(shí)際追求，社會的信息化，離不開檔案信息通過共享而實(shí)現(xiàn)社會化。因而，檔案文獻(xiàn)編纂的最大優(yōu)越性和檔案文獻(xiàn)編纂的基本目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，二者是一致的。
２１世紀(jì)的檔案文獻(xiàn)編纂，能夠利用現(xiàn)代印刷、大眾傳媒、通訊網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，使檔案文獻(xiàn)出版物在社會上流傳時(shí)相互交換檔案信息，使檔案信息按幾何級數(shù)不斷擴(kuò)散，隨之，讀者掌握的檔案信息亦按幾何級數(shù)擴(kuò)增。這種傳播速度，其同時(shí)性極強(qiáng)、速度極快、輻射度極高、覆蓋面極廣，而人們從中得到的檔案信息之豐富、快捷，亦是前人難以想象的。因而，對上述理論進(jìn)行研究，構(gòu)成了檔案文獻(xiàn)編纂具有“研究性”的重要組成部分。
