檔案機構與各類信息服務部門的合作

（一）合作的趨勢

隨著信息化建設的發展，檔案工作所具有的信息管理屬性日益增強。檔案信息也不斷地由靜態向動態轉變，成為信息資源的重要組成部分，在信息資源系統中起著不可替代的作用。有鑒于此，檔案工作應進一步納入社會信息管理系統，檔案機構要與各類信息服務部門進行合作。系統思維的理論認為：一個系統離開了其賴以生存的環境，就成為不可理解和毫無意義的東西。在信息技術飛速發展的時代，僅在檔案工作系統內部實現信息交流與技術協作，所實現的資源共享是有限的。檔案機構不僅要與圖書館進行合作，還應注意加強與情報機構、博物館、科技館、文化藝術館、新聞出版部門、文化藝術部門、音像影視單位、數據信息生產中心等各類信息服務部門的合作。

檔案機構與各類信息服務部門合作的基礎正是基于網絡環境。網絡環境的形成從根本上改變了傳統的信息結構和人們利用信息的途徑，信息資源共享成為人類追求的最終目的。正如著名科學家錢學森在《論系統工程》中指出的： “從系統工程的技術角度來看，情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息，系統工程的目的是信息的存貯，信息的檢索和提取，信息的傳輸和顯示。”在網絡環境下，檔案機構同各類信息部門一樣，成為社會信息系統的一個個節點和信息資源的集散地、管理站。檔案機構及各類信息服務部門在網絡環境都要重新定位自身的服務方向，及時調整服務策略、服務內容、服務形式及服務手段，充分利用先進的網絡技術和豐富的網絡信息資源，更好地開展信息服務，實現信息服務的社會化。

檔案機構與各類信息服務部門的合作可以極大地滿足信息利用者的利益。在他們看來檔案館也好、各類信息服務部門也好，都是他們可以方便地獲得信息的地方。在網絡環境下，信息傳遞與交流消除了時間、空間的限制和地理位置的差異，使知識與信息在更高的程度上實現了全社會的共享。美國加州大學在規劃設計校園時，已從藍圖上取消了圖書館建筑， “網上圖書館”、“無墻圖書館”正成為科研、教育部門追求的時尚。“館長們不再夸耀自己有多少館藏，而是告訴讀者‘我館擁有和傳播多少信息’。” 盡管檔案館有不同于圖書館的實際情況，但資源共享所體現的整體意識、協調意識卻同樣適用于檔案館。“美國、加拿大、澳大利亞、英國等國家將國家檔案館與圖書館、政府新聞網、文件中心、學術團體等有機地結合起來，形成龐大的國家信息資源體系，提供全方位、多功能的網絡在線服務。” 各類信息服務部門都面臨同樣的問題：人類的知識和信息總量在急劇增長，任何一個個體的機構都不可能對各類信息網羅齊全。而且，用于收集和保管的資金是有限的，雖然有些機構的資金相對充裕一些，但對于全社會來說，不能不考慮投資和收效之比。因此，大力開展行業間、系統間的合作，打破各類信息服務機構各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，充分發揮整體優勢，通過網絡聯結和整合各類信息資源，可以更好地適應信息時代的需要。

（二）合作的形式

檔案機構與各類信息服務部門合作的形式，是建立網絡信息中心。網絡信息中心不是一個單獨的實體或信息存儲處，而是一個以用戶為中心的虛擬的信息體系。各個機構在后臺可能仍是不同的實體機構，然而在網絡中，以同一種界面和服務手段面向信息利用者提供各類信息。在這個信息體系中，信息資源組織是通過網絡動態地圍繞用戶特定需要來進行的，信息的處理、檢索、獲取和利用也根據用戶需要，通過靈活聯結和調用各類資源及系統集成地完成的。未來用戶在網絡上的信息獲取將是IDO（Information On Demand）模式，即“任何人在任何時刻，從任何地點，都可以獲取任何模式的信息”。用戶只要與網絡連接，便可不受時間限制，不受信息存儲區域的影響，方便地檢索、選擇，獲取自己需要的信息。

目前我國在這方面，走在最前面的是一些企業的檔案館、資料室等信息服務部門。在信息傳輸高速化、商業競爭全球化、科技發展高新化的時代，各類企業面臨著激烈的市場競爭。一個企業要想在競爭激烈的市場上求得生存與發展就必須適時掌握必要的信息，以了解市場需求，把握營銷機會，確定營銷決策。形勢的發展給企業檔案信息化建設提供了難得的發展機遇。許多企業檔案館抓住這個機遇，實現了企業內各信息服務部門的橫向聯合。浙江富潤集團，努力把檔案館建成企業的情報中心、信息中心，將檔案信息轉化為現實生產力。該集團數次獲得省、部級的科技進步成果獎，每年都有許多技術改造項目并有三到五個省級以上的新產品開發成功。這其中很多工作的起始信息或相關科技情報都是由該集團檔案館提供的，檔案信息資源已成為其技術創新的動力源之一。檔案信息的價值在企業的生產經營和技術創新等各項工作中實現得淋漓盡致。再如，一家國營企業轉換機制后成立了檔案信息中心，對檔案、情報、圖書、報刊雜志中的信息進行開發和整理，對全國同行業信息網的網上信息和信息員搜集來的信息進行篩選和加工，及時提供利用。企業檔案部門不再是單一地只提供檔案信息利用，而是全方位地提供利用所有的信息；不再提供滯后的信息，而是提供企業各方面所急需的有用信息，從而真正把包括檔案信息在內的各類信息開發利用好，使之變成生產力，真正為企業立足于市場服務。這兩個例子僅是兩個企業內部的信息服務部門的合作與聯合。在全國的檔案工作中，企業檔案工作所受的關注程度還不高，所能發揮的影響力還不是很大。然而，它們站在信息競爭的最前沿，其工作中的變革很能體現檔案工作的發展趨勢。

檔案機構與各類信息服務部門合作的最高形式，是建立國家綜合信息系統。“衡量一個國家信息產業發展程度的一項重要指標就是這個國家所組建的信息系統的完善程度與綜合程度。” 組建國家綜合信息系統的思想源于1950年聯合國教科文組織提出的“國家信息系統”思想。1974年在巴黎召開的關于全面規劃國家文獻、圖書館和檔案基礎機構的世界科技信息大會更提出： “一項世界系統的科技信息服務工作是一項可行的目標，而這項工作又是需要得到國家信息系統的支持，以便建立在政府支持的關于文獻、圖書館和檔案服務規劃的廣泛基礎之上，而且必須把服務規劃設想為‘國家信息系統’。這個所謂的‘國家信息系統’主要涉及全部學科領域的文獻、圖書館和檔案服務。” 由此可見，完善的國家信息系統，包括檔案信息系統的建立和完善。現代科技的發展，尤其是計算機和網絡通信技術的廣泛運用，使得國家信息系統的建立和完善變成可能。

在檔案機構與各類信息服務機構合作過程中，必須強化宏觀管理機構的調控能力。國家檔案局與相關部局要在充分進行調查研究的基礎上，制訂出國家信息系統建設的總體戰略目標、戰略步驟和重點。制定和完善有關政策、法規和標準，推動標準化、規范化建設。協調組織社會各方面的力量，建立布局合理、各有側重、多層次的網絡信息中心。

（三）在網絡基礎上提供更高層次的服務

檔案機構與各類信息服務部門進行合作，有利于檔案機構學習其他信息服務部門的技術與經驗，提高檔案管理工作水平。同時，也有利于檔案信息與各類信息進行融合，在網絡的基礎上提供更高層次的利用服務。在未來信息服務合作與信息融合的趨勢下，檔案管理工作除進行檔案實體管理外還要增加信息管理、知識管理方面的內容。檔案實體管理是檔案信息管理的工作基礎和前提條件，檔案信息管理是檔案管理的深入和延伸。檔案信息管理是通過網絡收集信息，在計算機上進行信息整理和儲存，又通過網絡提供利用。而知識管理又是信息管理在知識經濟時代的延伸與發展。如果說信息管理使數據轉化為信息，并使信息為組織設定的目標服務，那么知識管理則使信息轉化為知識，并用知識來提高特定組織的應變能力和創新能力。知識管理是信息管理發展的新階段，它要求把信息與信息、信息與活動、信息與人連結起來，在人際交流的互動過程中，通過信息與知識（除顯性知識外還包括隱性知識）的共享，運用群體的智慧進行創新，以贏得競爭優勢。

在信息管理和知識管理的前提下，要提供更高層次的檔案信息利用服務。

一方面，在檔案信息的利用服務工作中，要注重對檔案資源進行深層次的開發，把館藏靜態的檔案資源激活，使之成為知識、情報、信息流，最大限度地為利用者所用。例如海淀區檔案局編寫的“世界科技工業園區研究”專題信息，對美國硅谷、臺灣新竹、印度班加羅爾等世界著名科技園區的模式、特點、成功經驗及存在問題進行分析匯總，在此基礎上與中關村科技園區進行了橫向比較，為中關村科技園的園區建設、領導決策提供了最新的有研究價值的數據和信息作參考。

另一方面，信息服務的提供者要幫助利用者完成沙里淘金的工作，為利用者提供盡可能少、但質量高的信息。有人指出： “網絡環境越發展，內容專家越重要。” 未來的網絡信息服務實際上是以專家為核心的業務，專家隊伍決定了網上信息服務的競爭力。美國有一個私人開辦的氣象網站，該網站有90多位高級氣象專家來幫助用戶分析、預測氣象，其服務效果與收益遠遠超過國家氣象局。原因就是氣象云圖人人都可以看到，但只有專家才能看懂云圖并進行分析。是專家在決定一切，而不是信息資料在起決定性的作用。也就是說，在網絡時代信息利用者最需要的是專家的幫助。目前，在我國信息市場上，已經有了對“信息經紀人”的需求。信息經紀人在信息買賣雙方中進行中介和溝通，即提高對有關生產、銷售和市場需求信息等的收集、整理、研究和提供，溝通信息生產者和信息消費者的聯系，協助雙方選擇交易對象，從而使得雙方達成共識，買賣成交，使得知識形態的信息商品轉化為現實生產力，同時實現自身利益。圖書館員、檔案工作者和情報研究人員都可以向這個角色轉變。屆時，檔案工作者和其他信息服務部門的工作者一樣，成為信息服務專家。成為善于查找、復制、傳遞和分析信息的專業人員。加拿大的檔案工作者特里·庫克說：“我們必須停止扮演實體保管員的角色，而成為概念、知識的提供者。”