檔案信息化是一個持續推進、層級分明的進程

檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，是我國檔案事業發展的戰略目標。檔案信息化通過采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化，實現檔案信息資源的規范管理和有效共享、開發與利用。

檔案信息化是一個持續推進的長期進程，有三個層級分明的階段:

(一) 檔案數字化階段

檔案數字化是根據檔案載體形式的不同，將紙質、錄音、錄像、幻燈片、照片等各種載體的檔案信息經過數字轉換和處理，用數字副本代替原件、保障原件安全，同時帶動完善基礎工作、方便利用等，它處于檔案信息化建設的起步階段，也是當前檔案信息化建設的工作重點。這既是檔案保護的一種方式，也是創新檔案管理、提升檔案服務利用水平的一種有效形式。許多檔案部門在國家檔案局一系列政策標準的支持和引導下，開展了不同程度的數字化工作探索。檔案數字化工作迅速發展，檔案數字化的規模不斷擴大，檔案數字化的規范日漸成熟，檔案數字化加工市場已經逐漸形成，檔案數字化對象不斷豐富，不僅僅局限在紙質檔案方面，已經擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案的數字化。

(二) 數字化檔案館階段

數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息、技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。國家檔案局十分重視數字檔案館建設，２０１０ 年發布?數字檔案館建設指南?，２０１３ 年在江蘇太倉召開數字檔案館(室) 建設推進會，我國檔案信息化建設進入新的發展階段。

(三) 智慧檔案館階段

２０１０ 年，ＩＢＭ 正式提出了“智慧的城市” 愿景。幾年時間里，我國也加緊了“智慧城市” 的建設步伐。與此同時，我國檔案界已在開展智慧檔案館建設研究，部分基礎較好的城市也步入了“智慧檔案館” 的建設軌跡之中。智慧型檔案館就是以服務城市建設、服務社會、服務大眾為方向，以深化應用、優化服務為核心，以資源整合、業務協同、信息共享為主線，以打造高效、智能、統一的管理服務平臺和信息服務平臺為重點，在前期數字化檔案館建設和發展的基礎上，以技術為依托，全面提升信息化應用和服務水平。具體來說，智慧檔案館＝檔案館＋物聯網＋云計算＋智慧化設備＋智能館舍＋信息資源＋人力資源。它以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活性、準確性、便捷性，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式。也就是說，一個檔案館既注重信息技術的應用，重視檔案信息資源的智能管理；又關注用戶的信息與互動服務；同時兼顧對歷史公共文化傳播的社會擔當，并綜合以上要素來共同推動檔案館的可持續發展就可以稱其為智慧型檔案館。概而言之，數字檔案館是智慧檔案館發展的基礎，智慧檔案館是數字檔案館的繼承、延展和提升。