檔案機構與圖書館的合作
在信息化建設過程中,檔案機構與圖書館最易于實現合作。因為從系統工程的角度來看,社會信息服務工作是一個整體工程,檔案工作、圖書館工作都是整個社會信息服務系統的組成部分。雖然在管理內容和管理手段上它們有各自的分工和重點,但其管理目的都是為了實現信息資源共享。它們的服務思想、服務目標、服務手段幾乎沒有什么差別。
(一)國外檔案機構與圖書館在信息網絡化建設過程中的合作
在歐美等國,檔案信息化建設的成果面向社會推廣和傳播,為社會提供利用服務時,往往與圖書館在技術和手段上進行聯合。國內關于數字檔案館的許多研究內容在國外是包含在數字圖書館中的就是一例。這種情況源于二點原因:
一是圖書館在面向社會服務方面有成熟的技能和社會化經驗。不可否認,在社會中人們對于圖書館的親切感和認同感是遠遠高于檔案館的,而且歐美等國的圖書館較早地使用聯機檢索開展了社會化服務,在文獻信息利用方面的經驗與技能達到了很高的層次。據統計,美國90%的信息來自圖書館。所以檔案館要借助圖書館的人氣、技能與社會化經驗來完善檔案信息化建設。國外有許多檔案機構與圖書館合作的實例,如加拿大國家圖書館與國家檔案館在因特網上注冊的是同一個網址,再如在實際應用中,美國已有了檔案機構與圖書館機構聯網使用電子計算機進行信息收集、存儲、管理和提供利用的圖書館信息網絡系統。截止到1990年,就已經有60多個檔案機構參加了該網絡系統。這些系統數據庫是依據圖書館關于著錄種類的假設,并不能適合所有的檔案目的。然而,這些系統正成為共享檔案館藏信息的主要手段之一。
二是在國外,檔案工作與圖書館工作有合作的傳統。以美國為例,“美國檔案工作者在與圖書館工作者和信息科學專家的相互影響方面也更有廣度和深度。例如,一部分美國檔案工作者和圖書館工作者合作,有意識地影響諸如微軟公司這樣的電子巨人對軟件的研究,以便為檔案信息管理系統和圖書信息管理系統提供軟件服務,從而使得百萬用戶能從系統中應用到標準的可用軟件。”
(二)國內檔案機構與圖書館在信息化建設過程中的合作
從內部看,隨著網絡環境的發展,國內檔案界與圖書館界各自內部的合作有所加強。圖書館界開始構建文獻資源保障系統,力圖在全國范圍內對文獻資源的重點、范圍、類型、時間和數量分布進行統籌規劃、協調建設,使分散、無序的文獻資源構成一個有機整體,充分保障社會需求。檔案界也開始利用網絡組織檔案信息,整合網絡中的檔案信息資源提供利用。從外部看,我國檔案界與圖書界之間還是各自為政,聯系并不緊密。
美國的檔案工作者威廉·莫斯曾指出,在信息化建設中“檔案工作者面臨著兩種選擇:或者是接受復合電子信息界的成果,使檔案形成過程和信息管理過程適應該成果;或者是檔案工作者充分發揮聰明才智努力工作,至少使得新硬件和軟件的設計和研制,以及新電子信息系統的設計能夠考慮到檔案管理方面的某些要求。”
他指出,在這兩種選擇中,美國檔案工作者一般都是選擇前者,他們與“復合電子信息界”的主要成員機構如圖書館、軟件公司、網絡公司等進行合作,并不斷研究合作所取得的成功或者失敗的經驗。相較而言,我國檔案界在信息化建設中一般選擇后者,力圖使各項工作能為檔案工作所用。如對于數字檔案信息的管理,目前還沒有考慮能否與數字圖書館進行合作,而首先想到的就是建立數字檔案館。隨著數字檔案館的建設,檔案界將會越來越遠地遠離與圖書館界進行合作的方向。事實上,在信息化建設中,檔案界的參與能力與圖書館界相比比較脆弱,我國數字檔案館的建設應該在一定程度上與數字圖書館進行合作。我國目前有了這樣合作的萌芽,如本書前面所述的在超星數字圖書館中建立的國家檔案文獻庫。檔案界與圖書館界在理論研究方面也有了一些交流,如在檔案信息化建設理論研究檔案界采用“拿來主義”,借鑒和學習圖書館界的某些東西;而圖書館界開展“擴張攻勢”,研究和指導檔案信息化建設。這種交流中雖然還存在一些問題,但總的來說從理論到實踐都可以互通有無、取長補短,使信息化建設更上一層樓。今后檔案機構與圖書館應該進一步發揚合作精神,或是選用同樣的技術,或是共同建立信息系統提供服務,在信息管理與服務上達到雙贏的局面。