在高校的日常管理當中，檔案管理作為其中的一個組成部分，在學科建設內有著舉足輕重的作用，而且學科建設與發展的過程當中，也逐漸重視檔案管理的作用以及地位。高校加強學科建設離不開高水平的檔案信息保障體系和信息服務的有力支持，因此，高校檔案館必須在學科建設中發揮應有作用，特別是在信息技術和網絡技術飛速發展的今天，為學科建設提供強有力的信息服務，加強高校專業檔案管理，全面開展學科建設服務成為高校檔案館面臨的重要課題。

一、轉變觀念，重視高校學科檔案工作

( 一) 做好高校學科專業檔案管理工作的重要性

檔案館從服務學科專業檔案建設大局出發，立足服務拓展檔案館的職能，不斷提升檔案館自身地位。

1． 有助于高校學科檔案資源的開發

學科檔案是高校學科建設活動的真實記錄，以其真實性、權威性在學校改革和發展中發揮著不可替代的作用，對領導決策、成果驗收、科學研究、重點學科建設、重點實驗室和重點學科的評估、維護學校權益、推動教學改革、提高教學質量等提供了第一手翔實的依據，發揮著重要作用。高校檔案館應最大范圍地發揮學科檔案的價值，尤其是做好學科專業檔案的服務工作，為學校教書育人、科學研究、決策管理提供專業化、個性化服務。

2． 有利于高校學科建設的可持續發展

在當前我國的高校學科建設當中，檔案管理的作用不容忽視，當國家教委、上級領導、地方的相關部門對于高校的學科以及專業進行相應的評估的時候，大量原始的檔案管理資料就成為重要的參考依據; 同時在學校決策和重點學科建設參考時，高校是否能夠持續生存與發展，學科檔案的管理也有著重要的作用。

( 二) 學科專業檔案的內涵

檔案自身潛在價值和利用效益是檔案信息挖掘的基礎條件，這就要求高校工作者充分認識學科檔案的內涵，在對于學科已經歸類入檔的材料進行收集、詳細的整理、完整的鑒定以及完善的分析時，在意識當中就需要考慮到學校的實際發展情況，對于有關的工作重心進行恰當的調整，并且在歸檔的重要計劃當中，將重點學科的檔案材料作為重要的組成，有意識地納入其中。

二、分析問題，明確學科專業檔案建設的現狀

目前，高校學科專業檔案建設力度存在不足，部分學科在學科建設中檔案管理工作存在不少問題，主要表現在以下三個方面。

( 一) 觀念方面

缺乏檔案意識是高等學校中普遍存在的問題，學校學科領導和學術帶頭人缺乏對專業檔案重要性的認識，對檔案工作配合不夠; 從思想意識方面來看，決策領導層完全沒有意識到檔案相關工作對于高校發展的重要意義，從而僅僅投入了少部分的人力、財力在其中。而且，在配備相應的檔案工作人員的時候，往往也存在一定的隨意性，有的檔案管理人員甚至就是高校教師的兼任; 部分高校當中進行科學研究的人員，往往忽視了項目檔案的管理資料需要進入檔案室進行保管，只是注重科學研究的過程與成果。僅僅認為，將這一次的項目課題完成之后，能夠獲得獎勵就可以，往往忽視了在研究的過程當中積累出來的資料以及在研究完成之后相關的信息資料的歸檔問題，從而導致檔案管理人員不能夠正常地開展工作，使得科研檔案欠缺必要的準確性與完整性，最終形成信息失真的結果。

( 二) 資源建設方面

一是檔案資源上，對于如何進行學生培養、學科應該如何的發展下去、結構應當進行如何的調整等方面，都沒能夠詳細地進行記錄，因此，就算形成了專業的學科檔案資源，也沒有足夠的利用價值，檔案館也就無法為學校教學改革和學科建設服務。二是在檔案管理的時候，對于“賬外”的有關文件的不夠重視。例如: 對于高校人員在國際性的學術交流會、國內的經驗交流會、本校內部召開的研究會議等，在會議結束時形成的像工作報告、參加會議的人員名單等都沒能夠進行詳細的記錄。但是，往往就是這些材料中包含了相當豐富的信息資源，因為其會在潛移默化當中影響著學科的建設。

三、探索適合的管理與服務需要深入實踐

考慮到目前高校在進行檔案管理的時候存在的諸多問題，高校檔案館要積極探索解決策略，正確地認識與面對目前的現狀。筆者認為，想要做好學科檔案的管理工作，需要從以下幾個方面對于其建設與發展進行詳細的探討。

( 一) 專業檔案資源建設的加強需要做好學科檔案的基礎工作

1． 做好學科檔案收集的作用不容忽視

在高校重點學科的檔案管理當中的首要任務是對于材料進行收集。是否能夠將材料收集齊全、收集及時，直接關系到其他檔案環節能否正常地開展下去。如果我們僅僅收集到一部分的檔案材料，或者不具備使用價值、凌亂不堪的材料，不僅僅會造成之后的工作徒勞無功，更多的是影響到了之后的專業評估，不能夠為學科建設的持續發展提供重要的決策依據，更為嚴重的是會影響到學校之后的發展。所以，在學科檔案管理當中，我們應當以科學體系建設為中心，將收集工作做得全面而系統，盡最大努力收集完整、系統的專業內容。

2． 在確保高校學科檔案的完整方面需要理順管理體系，建立規章

作為高校檔案管理的有關部門負責人，在制定相應的檔案管理工作時，需要考慮到檔案工作當中的規范，確保逐漸走上規范化、制度化的檔案管理與建立方面。在建立檔案管理的有效體系的時候，需要配備專業知識過硬的專職人員，更要將管理組織體系的網絡化加以實現，在體系的確定當中需要形成專業的學科帶頭人負責，然后再將專職和兼職的相應工作人員配備完善。學科建設的檔案工作應當作為計劃的一部分納入到發展當中，對于學科秘書來說，也需要做好相應的檔案管理工作。在相應的檔案管理崗位職責的制定當中，首先是針對收集檔案、整理檔案以及利用檔案的職責需要規定明確，并且對于整理職責范圍內部的檔案材料的時候，需要讓秘書明確自身的職責。在履行職責的時候，需要參照各種工作規范來制定，從而逐步地引導全校的教師以及員工從心理上重視學科檔案的管理工作，共同做好管理。

( 二) 創新學科專業檔案開放服務

1． 切合用戶需求，主動提供服務

在提供給對象服務的時候，首先要了解對象的實際需要，將主觀能動性充分發揮出來，并且詳細地了解服務的指向，不僅僅是要服務于學科帶頭人，更多的是要服務于廣大的學科教師。例如: 對于檔案管理工作的水平、規模等方面的了解，都能夠通過對于在建設學科時候的檔案進行收集、歸類、保管，也可以對于學科檔案進行詳細的調查統計以及調查分析。

2． 創新服務模式需要現代化手段的有效運用

在檔案管理當中，我們也可以進行各種各樣的現代化手段，例如: 設置專題索引目錄、查詢幫助服務等功能，從而提高對于學科檔案的查詢效率。當然，為了在使用條件上為檔案的利用創造一定的便利，在相關檢索工具的編制上，也需要考慮到各種學科之間存在的不同之處，編制不同的工具對于信息進行搜索。除此之外，為了提高檔案的利用率，還需要將科學化的技術手段運用到檔案的管理中 ( 例如: 計算機信息技術) 。

3． 研究開放方法，重視保密工作

學科檔案中不少涉及科研項目，因此加強服務的同時，檔案保密問題應當引起重視。包括嚴格檔案開放的步驟;科學的鑒定方法; 檔案的解密; 成立開放小組; 檔案的網絡安全問題以及數字化檔案知識產權等問題。

( 三) 提高工作人員綜合素質

為適應學科檔案管理的要求，確保檔案管理工作者的綜合素質的不斷提升，也是一個重要的前提。對于檔案管理者素質的提升，需要有計劃、有組織。筆者認為提高檔案管理人員的素質，需要從以下幾個方面入手。

1． 檔案管理人員需要不斷地吸收新知識

在如今科學技術不斷發展的 21 世紀中，檔案管理人員也需要擁有廣博的見識，擁有一技之長。為了滿足新時期對于高校檔案管理工作的要求，就需要從計算機的角度入手，實行網絡化的檔案管理，這樣不僅能夠確保檔案管理的服務質量以及提升工作效率，還能夠讓檔案工作邁入嶄新的發展平臺，從而讓管理工作更好地服務于學科的現代化建設。

2． 檔案管理人員需要在不斷的實踐當中提升自身素質

隨著目前高校檔案管理工作重心出現偏移，也就使得管理人員需要不斷地接受新知識，懂得如何才能夠有效地運用新知識服務于學科檔案的管理工作中，真正地做到理論與實踐的結合，只有如此的實踐工作，才能夠符合新形勢的要求，處理好各項檔案管理工作存在的問題。

3． 檔案管理人員需要懂得創新素質

新形勢下，學科檔案管理工作出現一系列的變化，離不開高校工作的轉變以及如今社會的快速發展。想要在新時代當中，占據自己的一席之地，就需要不斷地適應新形勢的發展，懂得創新，運用新思路去解決目前檔案管理工作當中存在的問題。

總之，隨著時代的變遷，學科檔案管理也應當擁有自身的優勢與特色，也就使得新形勢下的檔案管理工作必將逐漸地從被動走上主動，必定會從封閉邁向開放。同時，適應數字化條件下開放獲取的環境，探索學科專業檔案資源建設管理和信息資源的有效利用模式，改變傳統的作業方式和服務手段，更好地服務于學科檔案管理。