一、現階段高院學籍檔案管理的問題和缺陷
1.學籍檔案管理不夠規(guī)范
首先學籍檔案材料一般記錄的是學生平日的學習考核和畢業(yè)鑒定，對學生并沒有清楚地、個性化的見解，學籍檔案記錄的內容也沒有包含學生的社會活動能力和創(chuàng)新實踐的能力，導致學生檔案千篇一律，很難對學生有全面、深刻認識。其次，學生學籍檔案大部分由班主任、導師填寫，容易造成檔案自己模糊，不利于檔案的保存。學籍檔案填寫不規(guī)范，錯填、缺少信息等時有發(fā)生。檔案沒有標明頁碼，在查閱時不方便。這些問題都使檔案不能準確的、完整的反映學生的真實情況。一些教師對學籍檔案缺乏正確的認識和理解，對有關學籍管理的規(guī)章制度不重視，對學生違紀現象不聞不問，甚至在檔案中弄虛作假，更改學生考試成績。導致學籍管理規(guī)章制度形同虛設。
2.學校對學籍檔案管理工作不夠重視目前，在高院管理工作中，學籍管理工作并沒有受到學校領導的重視，學籍管理部門一般隸屬其他部門，學籍管理部門沒有專職人員負責。學校學籍檔案管理辦公設施陳舊、辦公場所不足、辦公經費短缺和學籍管理工作人員較少。另外，學籍管理工作的作用具有潛在性，很容易受到學校領導的忽視。學校領導的不重視很容易導致學籍檔案管理工作人員的散漫，學籍管理工作人員經常變動，而學籍檔案的形成時間長、涉及部門多，需要管理工作人員盡可能的固定，方便檔案的管理。有些工作人員是其他管理部門的人員兼職，管理人員面臨著多項任務，業(yè)務水平低，缺乏基本的檔案管理知識素養(yǎng)，工作積極性也不高，這嚴重制約了學籍檔案管理事業(yè)的發(fā)展，影響了學籍檔案的利用效率。
3.學籍檔案管理手段落后目前高院學籍管理工作都是手工操作，隨著學生數量的不斷增加，學生檔案數量大增，檔案存放的時間較短，學生就業(yè)方式多元化，學生畢業(yè)后投寄簡歷的單位多等諸多問題已經說明：傳統的手工操作已經跟不上現階段的學籍管理工作，甚至會制約學生學籍檔案管理的發(fā)展。當前學籍檔案管理雖然輔以計算機手段，但檔案的內容也僅限于學生的基本信息，不能有效地將計算機的管理效能發(fā)揮出來。
4.學籍檔案管理工作人員素質偏低當前高院管理工作人員素質整體偏低。其一，學籍管理工作人員結構混亂，人員老齡化嚴重，非專業(yè)人員占據了很大一部分，他們專業(yè)知識和專業(yè)素質不夠高。其二，檔案管理工作人員觀念落后，業(yè)務水平低，工作積極性不高，不能及時的按照檔案管理工作需求來進行整理、收集、分類，由此可能導致檔案資料殘缺、錯誤等問題。
二、加強高院學籍檔案管理的措施
加強高院學籍檔案管理，首先要在思想上認識到高院學籍檔案管理的重要性，高院學籍檔案是教學管理檔案的重要組成部分，不僅反映了學生的個人基本狀況，還反映了院、系常規(guī)教學和管理情況，建立高院學籍檔案的目的是管理和存儲人才信息，學生的學籍檔案為學生管理、畢業(yè)生就業(yè)、教學管理、教學研究等提供了真實的資料。應從以下幾方面加強高院學籍檔案管理。
1.完善、健全學生檔案管理規(guī)范，注重檔案管理建立管理體系，規(guī)范管理對學籍檔案工作十分必要。嚴謹、科學、完善、配套的學籍檔案管理工作制度，是開展學籍管理工作的重要保障。學籍管理要制定統一的標準，包括基礎標準、技術標準、程序標準等多方面標準，要做到管理工作人員在收集整理、核對檢查、歸檔整理、保密存放、傳遞和管理等各方面工作都能有規(guī)可循，照章辦事。建立完善的規(guī)章制度，明確工作人員的具體職責，規(guī)范檔案管理工作。主管部門之間加強協調，改變各個部門各自為政的局面，讓學籍檔案工作規(guī)章制度能夠跟其他管理制度一樣得到貫徹執(zhí)行。檔案管理工作人員要在學生入學起，統一讓學生填寫學籍登記卡，另外為了學籍檔案的保存，學籍一律要用碳素鋼筆填寫，字跡要求清楚、規(guī)范，不能有涂改，學籍檔案以班級為單位統一有序保管，學籍檔案補充也有專門人員負責，不能隨意的更改學籍信息，不能隨意外借。
2.學校領導加大學籍管理工作的重視程度學籍檔案管理的質量直接反映了學校管理水平。作為高院管理的重要組成部分，高院學籍管理理應得到學校的領導的重視。領導必須轉變觀念，認清楚學籍檔案的重要性。學校重視檔案管理隊伍的建設，使隊伍結構不斷優(yōu)化，加大資金投入力度，完善檔案管理工作場地的建設，為檔案管理人員創(chuàng)造提高業(yè)務和專業(yè)能力的平臺。學校建立專門的學籍檔案管理部門，構成由學校領導，主任主管、專職人員、學籍管理兼職人員、檔案整理工作人員之間協調合作機制，為檔案管理提供組織保障。主管領導和工作人員都要認真學習《檔案法》的相關政策，增強檔案意識。
3.加強學籍檔案管理手段的革新隨著信息時代的到來，學生的信息量逐步增大，人事檔案管理制度的改革不斷加深，我們必須打破傳統的管理模式和手工方法，依照科學、規(guī)范、標準的管理制度和管理方法，革新學籍檔案管理。檔案管理手段革新包括兩個方面：其一，檔案部門與其他部門緊密合作，實現檔案工作和學校主要職能活動同步進行，消除各個部門各自為政的局面。加強學籍檔案的內容更新，檔案部門積極利用現代科技，開發(fā)利用檔案的信息資源，對數據繁多、信息量大的資料進行計算機自動管理。其二，依托現代網絡技術，建立先進的檔案管理體系，隨著學生信息量的不斷加大，電子檔案必將取代紙質檔案的主體地位，運用現代信息技術，建立完整的、規(guī)范的學生學籍資料的計算機管理系統。
4.增強學籍檔案管理工作人員的綜合素質高院學籍檔案管理是學校教育管理中的重要組成部分，具有很強的政策性、原則性和服務性。隨著檔案管理工作的不斷深入細化，對學籍檔案管理人員提出了更高的要求。學籍檔案管理人員需要具備以下幾點素質：一是過硬的思想政治素質。學籍檔案管理是一個十分嚴肅、規(guī)范的職務，要求管理工作人員作風正派，剛正不阿，把好人情關，對待學生的不正當要求，要堅決予以反對和制止。對待無理取鬧的學生要給予嚴肅的警告。二是過硬的業(yè)務素質。學籍檔案管理工作具有很強的業(yè)務性，學籍檔案管理工作人員要了解國家有關檔案管理的政策和學校的相關規(guī)章制度，了解檔案管理的流程、掌握新型計算機管理的相關技術，能夠達到檔案管理規(guī)范化、程序化、高效化。三是具有良好的服務意識。學籍檔案管理是為了學生服務，具有很強的服務性，這就要求檔案管理人員在工作中堅持良好的服務意識，具有熱情、耐心的服務態(tài)度，不擺架子，按照規(guī)范辦事，踏實的做好自己的本質工作。四是有良好的法律意識，檔案管理涉及學生的個人隱私，具有很強的政策性，這就要求檔案管理人員具有很強的法律意識，執(zhí)行國家有關的《檔案法》、《保密法》，在工作中，既不能私自泄露學生的隱私，也要保證檔案的真實性。學校加強對檔案管理人員的資金投入，定期的組織培訓，學習先進的管理手段，設置某些手段來促進檔案管理人員的創(chuàng)新精神，鼓勵其發(fā)現、創(chuàng)造先進的管理方法。
5.增強學籍檔案的開發(fā)利用，增加后續(xù)管理現階段高院沒有制定學籍檔案的工作細則，影響學生檔案的整理和長期保管。增強學籍檔案的開發(fā)和利用，要求學校部門加強學籍檔案的宣傳力度，加強對管理人員的教育，加強對檔案管理工作的后續(xù)性。高院學籍檔案管理工作不能僅僅停留在信息的收集、整理、歸檔上，更應該對信息進行深加工，使其更好地為教學管理、領導決策和學生就業(yè)服務。針對檔案的查詢方法落后、查詢手續(xù)繁瑣等問題，在不違反檔案管理規(guī)定的前提下，開發(fā)新型的檔案查詢手段，運用現代技術開發(fā)檔案信息資源，依托現代技術，構建多層次、全方位的檔案管理體系，學生的全部資料都要加入到學籍檔案中，讓學籍檔案長久的發(fā)揮自己的功效。
作者:錢泓霏 單位:襄陽汽車職業(yè)技術學院
