隨著社會的現代化發展，信息化技術和計算機技術的發展為各個領域的發展提供了條件和基礎。檔案信息化管理是在計算機技術與信息化技術結合中產生的一種先進的科學管理方法，檔案管理已成為當前社會發展過程中的主要服務設施和服務基礎，提高檔案管理是確保當前社會平穩發展的前提。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。在當前計算機技術廣泛應用的過程中，檔案管理逐步的朝著電子檔案發展。在當今社會發展的過程中，傳統書面形式的檔案已逐步的推出了社會的潮流，隨之出現了以電子格式文件代替書面文件的快速辦公軟件，其不但提高了辦公的速度，更節約了資源降低環境的污染。如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

1 檔案管理信息化的現狀

社會科技帶動著市場經濟的發展，促進了計算機技術的加速應用。隨著計算機技術的不斷應用，各個企業和單位都不同形式的出現了辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，在當前文件的各種管理過程中，計算機技術與信息技術已成為各種文件交流的主要形式，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。

1.1 社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。由于當前檔案管理的過程中各個部門所使用的計算機型號不同，各種應用軟件開發過程不同造成在檔案管理過程中出現各種不協調因素和不利的影響，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

1.2 隨著社會的飛速發展，生產力水平的不斷提高，檔案管理的效率也隨之不斷的提高和改進，傳統的檔案管理模式已無法滿足當前日益發展的需要，隨著當前計算機技術的發展，電子檔案管理已成為當前檔案發展的主體，但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，在當前，由于在管理的過程中，各種計算機軟件和計算機記性的不同造成檔案自動化你管理過程中的各種不一致和不標準，因此在未來發展過程中，電子信息檔案還有待加強。

1.3 檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

2 加強檔案管理信息化建設

2.1建立網絡檔案系統。隨著數字化信息技術在各個領域的不斷應用，網絡檔案系統已成為未來檔案管理過程中的主要形式。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.2 加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵。1）電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。2）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用。3）做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。4）解決好檔案電子文件的保存問題。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。

3 檔案管理信息化建設應采取的措施

3.1 加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案（如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案）進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。

3.2 從穩定檔案隊伍，提高業務素質，檔案人員必須從雜業型轉向專業型。保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合人才；提高整支隊伍素質，創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所。

3.3 從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案管理工作隨著科學技術的不斷發展，逐步形成了一套具有系統性，完整性的管理工作體系。在檔案管理的過程中，計算機信息技術發展成為檔案發展的主要基礎和前提條件，為檔案發展打下了堅實的物質基礎和思想條件。在信息技術日益發展的過程之中，網絡化、數據化已成為未來檔案管理的主要發展趨勢。