一、正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的重要性

在檔案管理信息化過(guò)程中應(yīng)用信息技術(shù)手段，可以將檔案的檢索和使用進(jìn)一步改革。在實(shí)體檔案材料保管的過(guò)程中，能夠依據(jù)實(shí)體檔案向信息化形式使用為重點(diǎn)進(jìn)行改革，為檔案的使用提供最為便捷的方式，更好的為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。在實(shí)施信息化檔案管理中，檔案管理人員要解放思想、銳意改革。同時(shí)要不斷進(jìn)行自身信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，為檔案管理的信息化改革做好精神和物質(zhì)上的準(zhǔn)備工作。檔案管理信息化是檔案管理人員在新時(shí)期遇到的一個(gè)大挑戰(zhàn)，也對(duì)新時(shí)期檔案管理工作提出了更高的要求。從檔案的搜集、歸檔、保管、檢索、應(yīng)用等幾個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)始實(shí)施信息化管理，力爭(zhēng)使檔案管理的觸角向更遠(yuǎn)處伸展。作為檔案管理人員要具有檔案資料搜集的意識(shí)，拓展檔案搜集的途徑、提高檔案歸檔的效率，保證搜集到的檔案資料完整和準(zhǔn)確。這樣進(jìn)行改革后的檔案管理工作可以使檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮更大的作用。實(shí)施信息化的檔案管理可以將傳統(tǒng)檔案管理的復(fù)雜程序精簡(jiǎn)，可以使檔案管理更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。對(duì)于文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案和實(shí)物檔案的搜集整理、歸檔保管全部實(shí)施信息化，這樣會(huì)更方便檢索和使用。對(duì)于上級(jí)部門的檢查也是提供了極大的方便，輕輕一按鼠標(biāo)，一切盡在眼前。并且信息化技術(shù)下的檔案資料具有長(zhǎng)期可讀、形象直觀的特點(diǎn)，非常適合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。

二、構(gòu)建一個(gè)長(zhǎng)期有效的信息化檔案管理規(guī)劃

事業(yè)單位是我國(guó)社會(huì)主義體制的一個(gè)重要構(gòu)成部分，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作要有一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，并保證這種規(guī)劃服務(wù)于、適合于事業(yè)單位發(fā)展的長(zhǎng)期戰(zhàn)略。規(guī)劃的建立應(yīng)在大量充分的實(shí)踐調(diào)查基礎(chǔ)上進(jìn)行構(gòu)建。規(guī)劃要符合本單位的特點(diǎn)，切合新時(shí)期的新形勢(shì)。經(jīng)過(guò)科學(xué)論證后才能制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、近期目標(biāo)，并在人員的努力下不斷實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。構(gòu)建一個(gè)事業(yè)單位信息化檔案管理的整體框架，形成一個(gè)檔案管理全覆蓋的網(wǎng)絡(luò)體系，從而快速推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化、信息化發(fā)展的進(jìn)程。同時(shí)，規(guī)劃建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建也要具備長(zhǎng)期性，具備前瞻性和宏觀性，為未來(lái)事業(yè)單位檔案管理預(yù)留下相應(yīng)的發(fā)展空

三、構(gòu)建單位檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站

利用信息技術(shù)手段將事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理規(guī)劃，組建檔案資料的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后在使用時(shí)輸入一定的條件因素便可以進(jìn)行檢索和查閱。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立要方便，內(nèi)容要完整，特別是要方便檢索。建立檔案管理的網(wǎng)站，對(duì)一些檔案信息可以在網(wǎng)上查閱和檢索，更加方便使用者的查閱。通過(guò)點(diǎn)擊相關(guān)的鏈接就可以活得相應(yīng)的閱讀頁(yè)面，對(duì)檔案的文字、影音資料等，都可以實(shí)現(xiàn)瞬間閱讀的效果。隨著社會(huì)的發(fā)展和信息技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案內(nèi)容會(huì)逐漸增多，電子文件的存在需要進(jìn)行電子查閱。對(duì)于電子檔案資料要及時(shí)搜集和整理，這類資料瞬間就可消失，要利用先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行搜集和保管，以便保證長(zhǎng)期可讀的效果。在此過(guò)程中要充分提高檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展一個(gè)重要方面的認(rèn)識(shí)，單位要給予一定的財(cái)力投入，購(gòu)置和添置相應(yīng)的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)軟件、檔案管理系統(tǒng)軟件等等。而且還要配備懂信息技術(shù)的檔案管理人員，可以操作設(shè)備及軟件。建立單位范圍內(nèi)的檔案管理網(wǎng)站，將各部門之間的檔案搜集整理等工作實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)化，在資料的提供和整理上實(shí)現(xiàn)資源共享，鼠標(biāo)一點(diǎn)，本部門和其他部門的檔案材料都可以進(jìn)行閱讀和整理，更加方便檔案管理工作的開(kāi)展，減少檔案管理人員搜集工作的消耗，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

檔案管理信息化建設(shè)不是一蹴而就的工作，需要管理者和使用者具備一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。同時(shí)更需要單位管理層面的大力支持。從思想意識(shí)、到人員配備再到設(shè)備軟件的配備都應(yīng)該整體推進(jìn)，這樣才能保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作深入持久地開(kāi)展，為使用者提供更大的方便。

作者：盧曉衛(wèi) 單位：承德避暑山莊管理處