近幾年,中學綜合檔案室已初具規模,并且發展速度較快,這為中學教育教學管理起到了積極的作用。各種材料經整理、歸檔、立卷,使無序的材料成為可方便查詢的依據,為中學的歷任領導的管理決策起指導作用,由此看來檔案管理顯得尤為重要。

如何使檔案在教育教學中發揮應有的作用呢?根據筆者幾年來檔案工作經驗,覺得檔案的管理是檔案發揮作用的內因。檔案的管理應從如下幾個方面著手。

1　領導重視,專人負責

檔案工作是學校整體工作的重要組成部分,檔案工作的特征是沒有短期效益,往往被某些領導忽視,使得檔案管理松散,造成部分案卷在查閱時資料不全面,保存不完善,甚至有破損的現象,需要的材料找不到,給工作帶來極大的不便。為了避免此種現象發生,中學在檔案管理上應有專門的檔案管理工作小組,組長可由一名副校長擔任,組員由各部門負責檔案整理的人員構成。檔案員應選用素質高、通業務的人員。根據檔案室規模大小可選用檔案員1～2人。學校領導應高度重視檔案管理工作,成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組,建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規定》、《檔案利用制度》等工作制度,形成檔案管理體系機制,積極推進學校檔案管理工作發展。

2　制度健全,落到實處

檔案室的管理要有健全的管理制度,使得管理更加規范化,管理有章可循。各種制度根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作業務建設規范》并結合普通中學檔案的特點制定,具體的制度應是:《檔案工作管理辦法》、《文件材料歸檔制度》、《綜合檔案室的主要任務》、《檔案室工作保密制度》、《檔案銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理庫消防制度》、《檔案人員崗位職責》、《檔案管理工作小組成員職責》等。檔案的管理工作小組,依照各種制度,制定對小組、成員、檔案員的考核辦法。其中,檔案員的年度考核以此為依據,小組其他成員可將此考核結果按比例記入其年度考核中。檔案的管理嚴格按制度進行,檔案管理工作小組定期或不定期要對檔案管理進行檢查,發現問題及時糾正,使檔案更好地發揮它的作用。

3　硬件配套,延長檔案使用壽命

中學檔案有不少案卷是長期卷和永久卷,對這些案卷的保管,應有必需的硬件配套設備;否則會蟲蛀、發霉、變黃、變暗,直至無法查閱。為了使檔案如期達到它的作用期限,檔案室可設在陰面,應配有必要的檢測儀器,如溫度計和濕度計。如發現濕度過大應及時進行通風,特別是對一些查閱較小的案卷,要經常檢查并注意蟲蛀,季節變化時更要多檢查案卷,保證案卷的使用壽命。硬件建設是提高檔案水平的保障,同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立綜合檔案室,添購檔案管理設施設備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

4　多點開花,豐富檔案管理工作內容

檔案工作是一項積累性工作,首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理,全方位收集相關檔案資料,倡導全體師生支持學校,積極提供有記錄價值的教育教學資料,也要努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源,比如收集分散的知名校友檔案等,使室藏檔案內容豐富充實起來。

5　實現管理現代化,拓寬服務領域

隨著社會科技的進步,檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向,一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率,使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門,提供便利的查閱,提高使用利用率,使他們親身體驗到檔案信息的價值,促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

6　與時俱進,努力與校園文化建設相結合

學校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體,因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下,努力體現獨具個性的文化氛圍,努力與德育教育各類活動相結合,成為校園文化建設的重要基地,最大范圍反映學校的文化風貌和歷史面貌。