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企業檔案管理收集工作探討

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-12-09 13:01:14    瀏覽次數:883    評論:0
導讀

一、企業檔案收集工作的現狀(一)檔案收集意識弱具體體現在以下三個方面。一是許多領導只關心企業的經濟效益,很少關心企業檔案管理工作,似乎該部門的存在,只是一種擺設,沒能充分認識到檔案工作對企業發展的作用

一、企業檔案收集工作的現狀

(一)檔案收集意識弱

具體體現在以下三個方面。一是許多領導只關心企業的經濟效益,很少關心企業檔案管理工作,似乎該部門的存在,只是一種擺設,沒能充分認識到檔案工作對企業發展的作用。二是檔案管理人員由于不被重視,工作熱情不高,長此以往也逐漸淡化了檔案收集意識,只是被動坐收檔案。三是基層部門更缺乏主動收集整理歸檔的意識致使部分資料原件及關鍵資料散落丟失。

(二)歸檔文件不齊全

多年來這一問題一直嚴重制約著企業檔案收集管理質量,一些企業只關心紅頭文件,不太關心其它文件的收集如企業在日常工作中所形成的調查報告、典型材料、統計報表、公證書、合同協議等;注重了行政職能部門的相關材料,而對生產、研發過程中產生的文件資料缺乏跟蹤、指導。同時不少企業觀念陳舊僅熱忠于紙質文件的收集,對一些新型載體的檔案,如照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等的收集不夠重視、不夠熟悉,收集質量也得不到保證[1]。此外,一些重要的會議記錄如黨委會、辦公會記錄等以涉密問題不能歸檔而留存在有關部門。值得注意的是部分科技人員從各自利益出發拒絕移交檔案,檔案私存問題較為普遍。凡此種種不勝枚舉。

(三)檔案收集范圍窄

企業檔案收集部門除了對一定范圍內的檔案進行收集外,對于以下類型的檔案還缺乏有效的收集:一是對突發事件的檔案收集,如工傷事故、自然災害損失、設備故障維修等;二是對會議檔案收集,包括各種表彰、重要會議發言、經驗總結等。三是對實物檔案的收集,如獎牌、錦旗、字畫等。四是電子檔案信息的采集,這些資料大部分仍留在各相關部門并隨時間的推移而丟失。五是新形勢下歸檔范圍也相應擴大,收集內容也在不斷變化中。

二、檔案收集工作的主要難點

(一)檔案收集工作艱巨復雜

檔案是企業經營活動的真實依據,信息資料不僅繁多,而且檔案內容要求真實、及時、完整,使得企業檔案收集工作艱巨而復雜。《企業檔案實體分類法》中將企業檔案分為黨群、行政管理、生產管理、基礎建設、職工檔案、產品及科研類等,直接涉及到企業管理的各個方面,在企業檔案資料中,一般科研項目及基建工程項目等專業性較強。因此,要做好檔案的收集工作,除了需要一批高素質的檔案管理人員之外,還需要企業的各個部門協同進行。

(二)檔案收集工作保障機制不健全

雖然企業內部建立了檔案管理的各項規章制度,但檔案工作制度依然不夠完善,還缺乏對檔案工作監督和保障。部分領導存在著“重業績、輕檔案”的錯誤思想,這對企業檔案部門進行立卷歸檔工作造成了很大的影響。

(三)檔案收集工作面臨著新挑戰

隨著計算機網絡技術的普及,企業檔案在辦公自動化的帶動下出現了大量以光盤、磁盤為存儲介質的文件,使傳統的紙質檔案逐漸被多載體并存的形式所替代。新形式下,現代化的電子文檔及檔案收集的網絡管理方式對傳統檔案收集工作帶來了新的挑戰,鑒定電子檔案的真實性、電子檔案多種多樣的保存格式、軟件的升級等問題都對企業檔案收集工作帶來了很大的困難。

(四)檔案工作管理不力

由于檔案不對企業產生直接效益,所以一些企業領導不太重視檔案工作的建設,檔案管理明顯滯后。表現在收集阻力大、部門不配合、資料不齊全等。同時許多員工也缺乏檔案知識,缺少處理相關業務的能力,不能有效收集保存有用的資料,各種資料隨意丟放無人保管,無法保證收集到完整、全面、真實的檔案資料,檔案管理工作極為被動。

三、加強企業檔案收集的措施

(一)加強“兩法”學習,開展檔案宣傳工作

企業檔案工作者應加強學習《檔案法》和《企業檔案管理辦法》。在企業領導的支持和帶領下,大力開展檔案宣傳教育工作,如舉辦《企業檔案管理辦法》的專家講座、知識競賽,經常開展檔案立卷歸檔檢查和評比工作等,結合企業的實際情況,將檔案工作服務于各個部門、各項工作中,從而有效發揮檔案存在的價值,讓企業員工了解檔案收集與管理工作的重要性必要性,自覺做到遵法守法,努力提高歸檔意識[2]。

(二)建立檔案工作保障機制,確保檔案事業健康發展

建立檔案工作保障機制,應健全檔案工作管理制度,遵循“依法治檔”的管理辦法,真正落實《企業檔案管理辦法》中提出的“把檔案收集和立卷歸檔工作納入企業的各個部門職責范圍、把檔案工作納入企業整體的發展規劃、企業在檢查、總結及驗收各項工作中,對檔案工作也要進行檢查、總結和驗收。”同時,為加強企業檔案服務,應強化行政制約措施并將檔案工作納入年終考核范圍。

(三)提高檔案管理人員素質,加強檔案工作的監督指導

加強企業檔案的監督指導能有效的保證檔案收集的完整性和全面性。檔案工作人員只有通過熟悉國家和企業關于檔案收集工作的辦法、原則、政策以及任務,及時更新知識,不斷提高自身素質、業務能力及服務水平,才能更好的監督指導企業檔案工作。同時還應充分掌握和了解對各個部門、各個階段檔案工作所存中的問題及情況,熟悉各種檔案資料的作用及價值并主動下基層耐心細致地幫助各部門檔案兼職人員提高業務水平。只有這樣,上下聯動才能促使檔案更好地服務于企業的各項工作中。

(四)加強組織領導,改進薄弱環節

要改變企業普遍存在的檔案工作管理不力的局面,企業領導必須高度重視,檔案人員也應經常與部門領導溝通、匯報并將企業檔案利用所產生的效益及時反饋給相關領導,讓他們充分認識到檔案工作的重要性和必要性,從而取得領導的支持和幫助。在此基礎上應健全高效的檔案管理網絡組織并正常行使職能,同時一定要將檔案管理制度真正落到實處。若企業管理制度形同虛設措施不能到位,檔案的管理工作也無法跟上,也就很難收集到掌握在員工個人手中的重要檔案資料[3]。尤其在遇到崗位調動、人員分流等情況下,一些重要資料往往被帶走或直接丟棄,企業將面臨重大的損失。

(五)創新檔案工作服務機制,不斷適應形勢變化需求

企業檔案收集工作是否順利,關鍵在于檔案部門提供檔案利用的服務質量以及企業關于檔案工作的相關制度保障。優質的檔案服務可促使企業內部員工對檔案的認知和熱愛,從而促進檔案收集工作的順利開展。當前計算機網絡技術、管理信息化、辦公自動化的迅速發展,使檔案收集工作在服務與創新過程中得到了技術保障。為此檔案工作人員應加強檔案信息現代化建設,努力實現檔案收集及提供服務的現代化模式,其中包括建設檔案全文數字化和建設檔案目錄數據庫,從而為企業員工查閱檔案提供更多的方便。此外,還應利用網絡平臺積極探索電子文檔的收集與歸檔集中一體化管理,以實現企業檔案的創新管理與服務。

四、結語

總之,檔案收集工作是檔案管理的起步階段,其重要性非同一般,它關系到檔案管理的整體質量。作為檔案工作者理應承擔起這副重擔,以高度的責任感和事業心,克服檔案收集過程中存在的各種阻力及困難,采取行之有效的措施,結合企業各自實際,努力探索新思路和新方法,使企業檔案的收集與管理工作不斷完善,推動企業檔案管理工作健康發展。

 
(文/小編)
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