隨著社會的發(fā)展，工作的深入，各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐步增加，依靠人工手段進(jìn)行檔案管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要，所以采取現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理工作勢在必行。而檔案工作要與之相適應(yīng)的唯一出路，就是加速自身的現(xiàn)代化進(jìn)程。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要信息資源，其客觀地記述和反映了企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中的全部內(nèi)容。隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用，然而，就目前的檔案管理工作，卻存在著許多需要研究和解決的問題。

（一）當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題

1、企業(yè)檔案工作未遵循長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則近年來，企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下，進(jìn)行了檔案達(dá)標(biāo)升級。但由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用認(rèn)識不足，企業(yè)決策者往往只注重企業(yè)有形資產(chǎn)，而不重視從已積累的記載企業(yè)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的檔案中尋找創(chuàng)造效益的突破。檔案室在某些人眼里成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃、有任務(wù)、無落實(shí)，有形式、無效果。檔案工作未遵循長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

2、檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率低檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，但是許多企業(yè)長期以來對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏應(yīng)有的認(rèn)識和廣泛的宣傳，使企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少，造成重視程度不夠、資源開發(fā)不足、利用率不高。一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的主要工作是生產(chǎn)、經(jīng)營、檔案工作無足輕重，對檔案室抱著可有可無的態(tài)度。檔案人員兼職多，在現(xiàn)有專職檔案人員中，有一大部分人員是以做檔案工作為主，兼做其他工作。

3、企業(yè)檔案工作管理體制尚未完全符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求隨著企業(yè)的重組與改制，很多企業(yè)不再具有對應(yīng)的專業(yè)主管機(jī)關(guān)，這必然會使部分企業(yè)檔案工作的管理出現(xiàn)某種真空地帶。其次，由于企業(yè)正逐步走向“自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧”的市場主體，檔案行政管理部門在企業(yè)檔案工作管理中也遇到不少問題。一方面，檔案行政管理部門疲于進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)及一些具體的業(yè)務(wù)工作，無法集中力量進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法律、法規(guī)等的制定；另一方面，企業(yè)，尤其是非國有企業(yè)，可能會反感檔案行政管理部門對其具體檔案業(yè)務(wù)的干預(yù)，不予積極配合等。

（二）部分企業(yè)重利潤輕投入，造成企業(yè)檔案管理的滯后。當(dāng)前形勢下，企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)，其管理工作的優(yōu)劣完全由企業(yè)自身重視程度決定。現(xiàn)代企業(yè)制度更要求企業(yè)能最大限度地節(jié)約成本，提高效益，企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)需要投入人力、物力與財力等成本的工作，企業(yè)必然要求其檔案工作適應(yīng)生產(chǎn)、經(jīng)營的需要，必須符合效益原則。當(dāng)企業(yè)檔案工作不能為企業(yè)帶來相當(dāng)于或者大于其成本的效益時，其日益萎縮將成為不可避免的事實(shí)。

二、存在問題的原因

撇開外部因素，僅從檔案工作自身來看，筆者認(rèn)為造成企業(yè)檔案工作遭受冷遇的原因有三：首先，現(xiàn)行企業(yè)檔案工作微觀管理方式植根于計劃經(jīng)濟(jì)體制，計劃經(jīng)濟(jì)體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業(yè)檔案工作，并與現(xiàn)代企業(yè)制度的效益原則產(chǎn)生摩擦。這是導(dǎo)致企業(yè)檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次，企業(yè)檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式，未能跟上企業(yè)改革步伐，積極服務(wù)于企業(yè)。這是造成企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀最直接的原因。再次，企業(yè)檔案本身所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大，這是造成企業(yè)管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，深化企業(yè)檔案工作改革，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化已成為企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的迫切需要。

三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)意見

（一）更新觀念，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化意識

要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，首先要進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真貫徹執(zhí)行各級文件精神，不斷強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識，大膽探索符合檔案工作自身特點(diǎn)的規(guī)律，能夠有效為當(dāng)代中國經(jīng)濟(jì)、政治、文化建設(shè)服務(wù)的檔案工作理論與方法，建立和完善中國特色的檔案管理現(xiàn)代化體系，堅持一切從我國的基本國情出發(fā)，從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，制定檔案工作目標(biāo)、任務(wù)、方針、政策，創(chuàng)造性地開展計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，要拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)檔案工作的生機(jī)與活力。

（二）更新設(shè)備，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)

隨著社會的發(fā)展，工作的深入，各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐步增加，依靠人工手段進(jìn)行檔案管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要，所以采取現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理工作勢在必行。計算機(jī)、多媒體，特別是超媒體的出現(xiàn)，為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員，從思想觀念上對新技術(shù)給予足夠的重視，用新的觀念看待事物，引進(jìn)使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，以促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。使用計算機(jī)系統(tǒng)管理，可對檔案資料進(jìn)行復(fù)制、掃描、取樣，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。通過人機(jī)結(jié)合的方式，檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機(jī)管理程序，就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來，大大提高了工作效率。

（三）合理用人，培養(yǎng)新型的檔案人才

未來的競爭，是人才的競爭，在企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化過程中人起著決定性作用。檔案管理者的現(xiàn)代化是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的前提條件和核心內(nèi)容。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先必須實(shí)現(xiàn)檔案管理者現(xiàn)代化，因此，要理解、尊重人才，關(guān)心、愛護(hù)人才，要努力創(chuàng)造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據(jù)企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，要合理用人、留人。知識結(jié)構(gòu)要高、中、低配備，年齡結(jié)構(gòu)要老、中、青結(jié)合。要擴(kuò)大選人、用人視野，要選擇有真才實(shí)學(xué)、有實(shí)干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。企業(yè)檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，還要有廣博的知識，強(qiáng)烈的開拓、進(jìn)取意識，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識、技能，還要熟練掌握計算機(jī)管理知識和操作技能，以盡快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。

（四）重視企業(yè)檔案利用，回饋企業(yè)投入

企業(yè)檔案是企業(yè)建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營活動的記錄和匯總，是企業(yè)信息資源的匯集地、成品庫，企業(yè)檔案雖然本身具有較高的技術(shù)經(jīng)濟(jì)價值，但這是一種“潛在的價值”，只有重視企業(yè)檔案的利用工作，努力拓展新的服務(wù)空間和服務(wù)領(lǐng)域，才能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會效益，實(shí)現(xiàn)它的真正價值。大力開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)和檔案工作者都應(yīng)當(dāng)全力關(guān)注并思考的問題。

未來的社會是以智能化、信息化和高科技化為主導(dǎo)的社會，因此，檔案工作要與之相適應(yīng)，就要加速自身的現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案實(shí)體的有效保護(hù)和檔案信息的廣泛利用，是與電腦網(wǎng)絡(luò)以及檔案數(shù)字化等緊密相連的。企業(yè)檔案管理若不能加快改革步伐，就會影響企業(yè)檔案的保護(hù)和利用，進(jìn)而影響企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和科研。企業(yè)檔案工作者若不能主動占領(lǐng)高科技陣地，就無法在社會進(jìn)步中展現(xiàn)自身的價值。