一、音序數(shù)字編號法的探索與實踐
音序數(shù)字編號法是音序編號法的拓展與延伸，它克服了傳統(tǒng)編號法的不足。是在音序編號的基礎(chǔ)上將不同音序賦予相對應(yīng)的2位數(shù)字，再按數(shù)字大小排序，這樣音序編號就轉(zhuǎn)換成了數(shù)字編號，一般情況下人們對數(shù)字比較敏感，直觀就能比較大小，音序數(shù)字編號正是利用這一特點完成編號的。使用音序數(shù)字編號法排列人事檔案一般按以下四步進行。1.編號。對照下表將全員檔案按姓名進行編號，姓名為2個字的中間用00補號。李杰的拼音首字母為LJ，對照下表轉(zhuǎn)換成數(shù)字編號為1210，姓名為2個字的中間用00補號，最后李杰檔案編號是120010；陳志峰的拼音首字母CHZHF，對照圖表其檔案數(shù)字編號210906；歐陽光東的拼音首字母OYGD，對照圖表其檔案數(shù)字編號為15250704等。對于同姓名的檔案，它的數(shù)字編號是完全一樣的，可以加標(biāo)識碼如01、02、03等加以區(qū)分或以部門來區(qū)分（音序數(shù)字編碼表見右上表）。2.貼標(biāo)簽。檔案編號完畢，按檔案編號填寫標(biāo)簽。標(biāo)簽一般由三部分組成：檔案號、姓名、部門。將書寫好的標(biāo)簽對應(yīng)粘到檔案外殼上，完成標(biāo)簽粘貼工作。這個過程要做到標(biāo)簽姓名與檔案姓名一致，避免張冠李戴。3.排序。檔案用數(shù)字編號后，排序變得非常簡單，就是比較大小的過程。將檔案姓的編號是01的所有檔案集中在一起，再集中姓的編號是02的檔案，依此類推，這樣將全部檔案按姓分類共分成26份，完成排序第一步。第二步在每個姓下排名，比較大小，小號在前，大號在后，先比較名的第一個字大小，再比較名的第二個字大小。例如：李潔、劉龍飛、李健、劉楊、劉曉莉五人的檔案號排序為：12001001（李潔），12001002（李?。?，120025（劉楊）121206（劉龍飛）122412（劉曉莉），這樣五卷檔案的排序完成，五卷檔案的架位也就固定下來了。其中李潔和李健的檔案編號完全相同，我們采用了標(biāo)識碼01、02進行區(qū)分，或采用所在部門來區(qū)分，方便快捷。4.做標(biāo)注。檔案排序上架后，每卷檔案在檔案柜中的位置就固定了。為了方便查找，我們需在每個檔案柜外的標(biāo)簽上記下檔案柜中首卷檔案和末卷檔案編號，做上標(biāo)注，這樣每個檔案柜中檔案起止編號就一目了然了。在檔案上架時需注意每節(jié)檔案柜要留有余地，方便新調(diào)入人員檔案隨時入庫[1]20。
二、音序數(shù)字編號的優(yōu)勢
干部人事檔案編號方法有多種，但均以干部的姓名為單位進行編號存放的。隨著干部人事檔案歸檔材料的不斷增多，人事檔案利用的頻繁，采用科學(xué)合理的檔案編號方法會起到事半功倍的效果。通過幾年的工作實踐，我校采用的音序數(shù)字編號法在工作中發(fā)揮了積極的作用，極能適應(yīng)檔案數(shù)量的任意增減，發(fā)揮了它應(yīng)有的優(yōu)勢：1.簡單易學(xué)、不易錯號。音序數(shù)字編號法只要熟悉漢語拼音就可以自如編號了，簡單易學(xué)，比其他編號法容易操作。筆形編號法和姓氏編號法中有些字有幾種編法，容易給檔案材料編號、查找檔案帶來不便。而音序數(shù)字編號方法唯一，它只用音序的首字母來排序，對照圖表做個數(shù)字轉(zhuǎn)換即可，不易錯號，熟練之后可直接按音序給出數(shù)字編號，方便易學(xué)[2]41。2.位置固定、不用倒架。采用音序數(shù)字編號的檔案不隨人員職務(wù)、職稱變動而改變位置，只要不調(diào)出或退休，每一卷檔案位置固定，不用倒架，避免部門編號法因部門改變而經(jīng)常倒架的弊端，減輕工作量，將工作人員從繁重的體力勞動中解放出來，有精力做好檔案其他方面工作[1]19。3.簡化手續(xù)、提高效率。使用音序數(shù)字編號最明顯的優(yōu)勢就是查閱檔案、對新接收的材料編號不用再翻名冊，不用查庫存號，根據(jù)圖表就可以直接給出檔案數(shù)字編號，省去了查檔案名冊的環(huán)節(jié)，簡化查檔、編號手續(xù)，大大提高工作效率[2]41。總之，音序數(shù)字編號在我校人事檔案管理中發(fā)揮了它應(yīng)有的優(yōu)勢，改變我校過去以部門編號經(jīng)常倒架的弊端；同時在檔案利用、檔案材料編號中不用費時費力去翻名冊查號，節(jié)省大量時間，提高了服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，在我校干部人事工作中發(fā)揮更大作用，為組織人事部門提供方便、快捷的信息服務(wù)。
作者：范燁 單位：哈爾濱商業(yè)大學(xué)人事處
