1農業科技檔案的分類與歸檔內容
1.1農業科技檔案的歸檔范圍1.1.1農業科研檔案的歸檔范圍農業科研檔案是農業科技檔案的主體，它的基本特點是課題成套，圍繞一個課題的科技研究活動，形成一套在程序和內容上前后銜接、左右聯系的科研檔案有機整體。它的主要歸檔范圍包括：科研準備階段的課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術考察及調研報告、方案論證、課題研究計劃、協議書、合同等文件；研究試驗階段的田間區劃設計、田間和室內重要原始記錄、計算數據、試驗總結報告、重要的來往技術文件等；總結鑒定驗收階段的課題鑒定申請書、工作總結、科研報告、論文、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資材料、決算材料等；成果和獎勵申報階段的成果和獎勵申報材料及審批材料推廣應用的經濟效益和社會效益等；推廣應用階段的推廣應用方案、總結、轉讓合同等。1.1.2基建檔案的歸檔范圍基建檔案的歸檔范圍主要包括基建管理文件、監理文件、施工文件、竣工圖等，具體包含可行性研究報告、報批文件、設計任務書、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、財務及其其它資料等，這些文件可以按照材料形成的前后順序和文件類別進行立卷整理。1.1.3儀器設備檔案的歸檔范圍農業科研單位的儀器設備檔案主要是外購設備檔案，它主要包括儀器設備購置文件材料，隨機文件材料、儀器設備安裝、使用后形成的文件材料。1.2新形勢下科技檔案的存儲載體1.2.1紙質載體檔案紙質載體的科技檔案主要有文字文件、圖紙文件和其它形式的文件，農業科研單位科技檔案的主體主要是紙質載體檔案。1.2.2電子文件檔案和聲像檔案電子文件檔案主要是包括各種類型的文字處理文件、圖形文件、圖像文件、多媒體文件、數據庫文件、光盤、磁盤、磁帶等。聲像檔案就是在科研進程中留下的聲像資料圖片，隨著近年來科技手段的提高和聲像設備的普及，聲像資料顯著增加。因為聲像資料更能直觀的保留科研活動的痕跡，所以收集這些聲像檔案也就顯得更加重要。要求將年度內重要科研活動中取得的聲像資料，認真挑選出具有代表性、美觀性的部分資料，依照時間順序經過電腦技術存盤保存。1.2.3各種證書包括科研工作中取得的品種審定證書、品種審定文書、轉基因安全評價證書、獲獎證書、專利、規程等等。要求按照類別，依照取得時間的先后順序，進行分類、排列、編號、裝盒。1.3農業科技檔案信息資源的開發利用科研檔案是重要的科學技術資源，是廣大科技人員獲得科技成果的重要載體，也是重要的信息資源,而農業科研檔案工作的主要目的是為了開發利用這一資源。以山東省農科院棉花中心為例，近年來為提高檔案的開發利用，除了認真收集整理科技檔案，編寫科技檔案目錄(包括電子版和紙質),還充分利用科技檔案資料，撰寫了中心建立以來的科研成就，追溯了科研歷程、機構與歷史沿革，編研了《單位大事記》、《中心建立以來取得的各項榮譽》、《審定品種簡介》、《成果簡介》、《論文著作匯編》。這為領導決策、制定計劃、申報項目提供了便于查閱與利用的資料。現棉花中心保存科技檔案1000余卷,近年來累計提供借閱1000多人次，利用這些科技檔案做參考和依據共申請各類項目40多項,選育并通過審定推廣的棉花系列新品種與轉基因棉花系列新品種34個,其中有18個通過了國家審定;共獲得各級各類科技成果40余項。這些品種在選育過程中,利用檔案資料對棉花各世代綜合性狀及數據進行詳細對比、分析,減少了許多重復勞動,加快了育種進程。在品種選育過程中,制定計劃、進行總結、審定品種、申報成果等工作,都離不開檔案這一重要信息資源。
2農業科研檔案工作中存在的問題
2.1科技人員存檔意識淡薄部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄,上交檔案的積極性與主動性不高，不主動配合檔案管理人員的工作,致使檔案管理工作難以順利開展，往往是多次督促催交才得以完成。尤其是基建檔案和儀器設備檔案材料，參與人員多，存檔意識差，致使檔案缺失，為以后的改造、維修和固定資產管理帶來困難。2.2形成周期長,缺乏連續性和完整性由于受農業自身特點的限制,農業科研工作周期較長,少則3、5年,多則幾十年,這其中會形成大量的不同形式的科研檔案材料，如果不及時整理歸檔，就會造成各種類別的檔案材料缺失，加之有的科研項目是多單位合作,如果不及時收集匯總，便會影響整個單位檔案管理的連續性和完整性。2.3檔案管理軟件的缺失隨著農業科研項目的增加和研究手段的提升,檔案的類別與數量也越來越多,需要研發適合現代農業發展的檔案軟件，以便使檔案的管理查閱速度更快，準確性更高，傳遞更加順暢。
3加強農業科技檔案管理的措施建議
3.1實行定期歸檔和集中統一管理集中統一管理科技檔案是《檔案法》的明確規定，科技檔案是國家財富,如果不妥善保管,除可能流失外還不能充分利用。由于科技檔案材料的形成和積累貫穿于科研、生產活動的全過程，與科研、生產活動同步，因此科技檔案的管理要實行以下措施：即“三納入”和“四同步”管理；列入年度考核范疇；檔案部門參與科研成果的鑒定、基建工程的竣工驗收、設備開箱驗收、科研成果的評獎等活動。因此，集中統一管理不僅是做好科技檔案收集工作的根本指導原則，也是檢驗科技檔案收集工作的首要標準。3.2建設一支相對穩定并具備一定農業科研知識的檔案管理隊伍檔案管理需要有相對長期固定的人員管理,以保證檔案管理工作的延續性。同時管理人員應具有一定的農業科研實踐知識和管理編研水平，這樣才會對科研檔案的歸類與整理做到科學規范，便于檔案的開發利用。隨著科學技術的進步和信息量的迅猛增長,對檔案管理人員也提出了更高、更新的要求。管理人員不僅要有較強的分析能力,還要具有對數據檔案的匯總、編研能力,以便為利用者提供準確可靠信息。3.3抓好歸檔材料的重要環節與關鍵時期根據農業科技檔案管理的有關規定和所在單位的具體情況,視不同檔案材料的重要環節關鍵時期進行歸檔，對于科研檔案的收集，關鍵是抓住年度總結和成果鑒定階段；對于基建檔案的收集，關鍵是抓住工程竣工驗收階段；對于儀器設備檔案的收集，關鍵是抓住儀器設備開箱驗收、安裝和調試完畢階段。這樣,規范、科學、完整的檔案原始材料就形成了。3.4加強檔案的編研工作檔案編研工作是通過編輯、研究、加工檔案信息，使其更加適應有關人員的利用。定題或定向輸出的工作。它是檔案利用服務的一種高級形式，是檔案保護的一項重要舉措，是檔案鑒定的一種重要手段，也是檔案宣傳的一種載體。作為一名科技檔案管理人員，應該了解并掌握單位所藏檔案的種類和每一份檔案的價值，積極進行檔案的編研工作，以便于為科技人員和單位領導提供更加精練的決策依據。3.5加強檔案科技信息的安全保護近年來，科學技術日新月異，各國已把科技實力擺在了首要位置，科技信息越來越被重視，竊密組織對科技信息的竊取也越來越猖獗。農業科研單位承擔著大量的科研項目，有些科研項目的核心數據屬于涉密信息。新技術、新品種、知識產權和種質資源都具有非常高的經濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體———科技檔案的管理就顯得更為關鍵，因為一定要加強對科技人員和檔案工作人員保密意識的宣傳教育，確保科技檔案與科技資源的安全。
作者：魏國紅 單位：山東省農業科學院
