1.事業單位的檔案管理實行信息化的必要性

事業單位已經成為推動我國社會經濟發展的力量之一，同時事業單位檔案管理作為社會公共服務的重要載體，事業單位的檔案管理實行信息化，有助于于我國社會經濟的健康發展、有助于滿足人民的物質和文化需求。因此，事業單位的檔案管理將作為我國社會進步的一個記錄者，詳細記錄了我國歷史的情況，檔案管理將成為維護社會發展的工具之一。一般來講，事業單位的檔案管理工作的是以數字化和信息化的形式進行，這種方式將加快事業單位檔案管理的信息化的進程。而隨著我國社會經濟的急速發展，事業單位的檔案管理相關工作的地位在事業單位中越來越突出，這就對對檔案管理工作提出了越來越嚴格的要求，因此，這將促使事業單位實行信息化的管理。信息化管理的檔案工作，有利于保證檔案信息的真實性和完整性，還有利于對檔案的相關資料進行有效的利用。信息化管理的過程，將使得檔案的分類、整理工作變得簡單和方便，還促進檔案管理工作的規范化。在信息化的社會中，事業單位要撈撈抓住機遇，不僅要加強檔案信息化的管理，還要促使整個辦公環境的信息化，最終使得整個事業單位都實現信息化。檔案管理實行信息化的管理，不僅可以提高檔案處理的效率，同時還為單位節省了相當部分的辦公經費，也方便工作人員的今后查閱[1]。

2.事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1無法將所有檔案的信息資源進行充分開發

目前，我國的事業單位難以將所有檔案的信息資源實施有效地利用以及開發，無法采集較多的檔案信息有關資源，存在著信息資源不斷重復加工的問題，而且檔案信息資源的質量也不是很高。當前，我國檔案資料對外開放的比例是比較低的，根據有關資料顯示：2010年我國檔案資料館里一共有開放檔案資料4530萬卷，這僅僅占總數的24%左右。而我國現如今已經建立了3000多個信息化的數據庫，而且這些信息化的數據庫還都取得了良好的成績，但是還存在一個問題，就是無法將數據庫中的信息進行很好的開發和利用。

2.2沒有對檔案信息內容管理制定針對性的安全措施

事業單位里的檔案資料是不同于一般單位的檔案資料，事業單位的檔案資料可能會涉及一些國家的機密，因此在對這些檔案資料進行信息化處理時，一定要注意其安全性。對于安全性這一點，各事業單位一定要切記落實到位。但是在平時工作中，難免有些單位會忽視這個問題，這樣對這些資料的信息安全就帶來了一定的隱患。主要是表現在各單位對這些資料的審查程序不嚴，有些在存有機密資料的計算機上使用外網來上網，這些都有可能給黑客提供機會，進而導致機密文件被黑客竊取。所以，為了盡可能保證這些機密資料的安全，事業單位對資料進行管理時，必須要做到嚴格把關，嚴格執行規定，將機密文件和資料的安全性管理落實到位。

2.3檔案資料管理工作者的自身素質低下

在現在社會主義市場經濟快速發展的情況下，人們可以根據自己的興趣和專長自由的規劃自己的職業生涯和選擇不同的工作。特別對于大學畢業的學生來說，苦學了多年，進入社會往往都充滿了一腔熱血，勢必會傾向于有活力和機遇的單位，這樣他們覺得才能施展他們的才華，實現自己多年來的抱負。但是像事業單位的檔案資料管理等工作，這些工作可能對于他們來說，就會顯得很平淡無奇，沒有那么的活力與激情，跟他們剛剛步入社會的那一股干勁不符，所以自然就很難對他們有吸引力。這樣長期來看，對于事業單位的檔案管理來說，這樣的工作崗位上就缺少了有相對工作經驗豐富和長期從事的人員。這樣就導致了一個結果，在這樣的崗位上的工作人員，經常更換，人員變動多，直接對整個單位的檔案資料記載和管理造成很大的影響，讓檔案管理工作變得非?；靵y，使得一些重要的機密文件很可能就會丟失等等。

2.4檔案檢索的效率低下

傳統的檔案檢索方式可能為工作人員手工來檢索，目前的檢索方式主要為計算機檢索。通常來說，檢索的效率與檔案的配備、檢索的工具設施有著較大的關系。隨著現代科學技術的快速發展，計算機檢索檔案文件的目前檢索速度最快也是效率最高的。也被很多企事業單位所采用。但是從調查情況來看，還是有很多基層的事業單位還在采用手工的方式來實現檔案的管理和檢索，這樣不僅耗費人力，還嚴重影響了檢索的效率。其中很多部門在處理檔案管理和檢索的工作上存在嚴重錯誤的認識，缺乏科學的部署和投入，錯誤的以為，只要投入的越多的設備，越多的工具，檢索的效率也就會越高，然而事實并非這樣的。設備的檢索效率得到真正的提高，不是在于數量上的多，關鍵是使用的設備質量，是否精密，硬件處理速度和軟件的優化，這些都是很好提升檢索效率的關鍵因素。而且有些單位，購買的計算機設備，在操作程序上，設置的過于細密和繁瑣[2]。

結束語

綜上所述，事業單位的相關部門應該加強檔案管理工作，加強對檔案管理人員素質的培養，不斷提高管理人員的專業能力和思想水平，使其更加積極投入檔案管理的工作中，促使檔案管理工作能夠良好的發展。

參考文獻：

[1]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察,2014,(5):36-37.

[2]彭彩虹.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].科學管理與決策,2012,(31):44-45.

作者：鄭勇 單位：四平市鐵西區平西鄉衛生院