1.概述
高校基建檔案是高等學校在基建工程項目活動過程中形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。近十幾年來，我國的高等教育發展較快，高校的基本建設進入了高速發展時期。高校基建投資日益增大，高校的建設工程也逐年增多，隨之也產生了大量的建設工程竣工檔案。
基建檔案在高校建設中發揮了重要的作用，客觀的記錄高校建設的歷史，是高校建設發展歷史的憑證，完整系統的基建檔案對高校的續建和發展具有參考作用，并且檔案的信息價值在建設工程中可重復利用。因此，高校基建檔案作為社會信息業的組成部分，業必須朝現代化方向發展，否則就不能適應社會發展的要求[1]。
SWOT分析法是一種能較客觀而準確的分析和研究一個組織或項目現實情況的自我診斷方法。利用這種方法可從中找出對自己有利的、值得發揚的因素，以及對自己不利的、如何去避開的東西，發現存在的問題，找出解決辦法，并明確以后的發展方向。根據此分析，可將問題按輕重緩急分類，明確哪些是目前急需解決的問題，哪些是可以稍微拖后一點的事情，哪些屬于戰略目標上的障礙，哪些屬于戰術上的問題，有利于管理者作出正確的決策和規劃。在發達國家，公司、醫院、政府機構、學校等盈利或非盈利單位，定期用這種方法評估本組織各方面的定位情況，以期得到較清晰、連續的跟蹤[2]。
本文擬將科學的戰略管理策略引入基建檔案管理工作，采用SWOT分析法，將當前網絡環境下高校檔案工作密切相關的內部優勢、劣勢，外部機會、威脅，通過調查列舉出來，把各種因素相互匹配起來，加以分析，從而為制定相應的發展戰略及對策提供依據。
2.現狀診斷
由于高校檔案管理部門的人員配置，檔案編制質量，檔案資料建設與管理工作滯后等問題，制約了基建檔案管理整體水平的提高，我們將利用SWOT模型對檔案管理的相關實際情況做定量化分析，客觀總結出了內部優勢和劣勢，同時也客觀分析外部環境中存在的機會和威脅。
環境提供的機會和存在的威脅主要有以下幾方面：
機會（O）：（1）高校的基礎設施完善，信息化環境優良，為實現檔案信息網絡系統和數字化提供條件，以達到檔案信息傳輸、交換和資源共享的狀態。（2）高校信息化技術水平高。高校接納新的信息化技術的能力很強，利用現有的資源也很容易實現“以圖查檔”和“以圖管房”等功能，為基建檔案管理工作帶來了機遇[3]。
威脅（T）：（1）基建檔案的形成周期長，加上其專業性，成套性，涉及部門多等特點，給基建檔案手頭工作增加難度。部分項目論證、可行性研究等依據性文件經常漏缺不完整；在項目招（投）標過程中，往往由于中標單位的分包或歸檔不及時等導致資料散失；施工單位對于施工過程中所形成的隱蔽工程設施圖、地下管網等相關檔案材料在收集時往往造成疏漏或缺失，造成基建檔案的成套性和完整性存在缺陷。（2）電子化的基建檔案信息存在安全隱患。設備性能不足，無法承擔大量數據存儲和查詢。大量數據存儲和查詢時，容易造成系統緩慢或宕機。另一方面，網絡建設跟不上，網速不能滿足宕案信息化的要求，無法提供基本操作功能；若缺少防火墻或入侵檢測等安全設備，難以防范黑客的攻擊。網絡傳輸數據普遍采用明文的方式，容易被監聽，造成信息的泄漏[4]。
事實上，對于一個組織或機構來說，環境的作用永遠是雙重的，它會為你提供一個機會，但同時也會有一些因素抑制組織或機構的發展，在這種時候，如何利用組織內部優勢和環境協同是非常關鍵的問題。
對當前高校基建檔案管理工作來講，內部優勢和劣勢主要有以下幾種：
優勢（S）：（1）人力資源優勢。高校聚集大量高素質、高學歷的人才隊伍。基建檔案管理可以依靠高校的專業技術人才，在基礎設施，信息網絡，實際應用、規范標準等方面加以完善或借鑒。檔案管理人員也可依靠教學優勢，不斷更新知識系統，加強自我培訓，熟悉基建的活動程序和法規政策，朝一專多能的方向發展。（2）業務管理優勢。高校管理工作注重規范化，各職能部門的組織結構、管理方案及人員配置均有明確的規定。基建部門檔案員可與其它部門多進行積極有效的溝通，提高業務水平。
劣勢（W）：（1）經費有限，無法做到施工各階段的資料均完好保存。基建檔案資料的載體形式可多種多樣，以期完整的記錄施工前期、中期及后期的資料收集。特別是聲像資料收集的成本高，且難以把握。因此學校特殊載體的資料匱乏。（2）管理有待落實。由于缺乏有效的約束機制和調控手段，使得重要文件歸檔不全。給基建管理工作帶來負面影響。（3）檔案管理軟件的集成化程度不高。基建檔案管理系統自成體系，造成信息分散，無法為高層決策者提供綜合性的信息系統[5]。
3.措施
（1）我們基建部門要作好心理準備,在檔案未移交檔案館前,一定要有很強的檔案保護意識,指定專人負責檔案的收集和保管工作,責任到人。如果工程部需要查閱資料不能把資料帶出資料室，查閱完畢及時放回原處，并做好登記手續工作。
（2）在平時收集歸檔資料時與涉涉及到的單位資料員多聯系，鑒別歸檔，認真檢查、核對資料的蓋章，及日期圖審等，有問題及時改正，對于發現的問題及時反饋給學校基建工程管理部門和有關編制單位，并督促其及時整改，確保基建工程檔案歸檔的齊全、完整、準確、規范。
（3）把我們高校基建檔案資料傳統保存的形式和數字化形式相結合，在數字化的同時也要有所選擇，應根據一定的原則確定哪些基建檔案原件應該數字化、哪些不需要數字化以及哪些優先數字化。傳統的圖片、圖紙、紙質的資料保存形式做好相應的防護措施，做好保密安全防衛黑客等工作。當然檔案管理人員也要有服務觀念，樹立為全校師生服務知識意識。主動分析師生的不同需要，向師生提供經過分析、整合的相關檔案知識，解決所面臨的問題。
（4）在業務工作中經常與城市建設檔案館上和學校檔案館多溝通交流,建立互相信任的關系來共同管理好基建檔案。我們學校檔案部門的鄔老師和宋老師也主動上門對我進行檔案業務指導,三個部門形成合力，保持暢通聯系，比如這次交檔案的移交書要求有所改變，我很快按新要求作好移交書，節省了時間，提高了效率。
4.結論
SWOT分析結果表明，當前高校基建檔案管理工作的優勢在外部環境提供的機會下，發揮的淋漓盡致，因此，充分利用外部環境的發展機會，發揮高校自身優勢，加速檔案管理工作的現代化進程。此外，根據本校特點，制訂詳盡合理的基建檔案歸檔方法，如歸檔與建設同步進行等，可既減少工作強度，又保證資料的齊全、規范、可用。加強聲像資料、有保存價值的文字、圖紙、等各種載體，特殊檔案資料的收集和整理工作，使檔案收集工作水平錦上添花。◆
高校基建檔案是高等學校在基建工程項目活動過程中形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。近十幾年來，我國的高等教育發展較快，高校的基本建設進入了高速發展時期。高校基建投資日益增大，高校的建設工程也逐年增多，隨之也產生了大量的建設工程竣工檔案。
基建檔案在高校建設中發揮了重要的作用，客觀的記錄高校建設的歷史，是高校建設發展歷史的憑證，完整系統的基建檔案對高校的續建和發展具有參考作用，并且檔案的信息價值在建設工程中可重復利用。因此，高校基建檔案作為社會信息業的組成部分，業必須朝現代化方向發展，否則就不能適應社會發展的要求[1]。
SWOT分析法是一種能較客觀而準確的分析和研究一個組織或項目現實情況的自我診斷方法。利用這種方法可從中找出對自己有利的、值得發揚的因素，以及對自己不利的、如何去避開的東西，發現存在的問題，找出解決辦法，并明確以后的發展方向。根據此分析，可將問題按輕重緩急分類，明確哪些是目前急需解決的問題，哪些是可以稍微拖后一點的事情，哪些屬于戰略目標上的障礙，哪些屬于戰術上的問題，有利于管理者作出正確的決策和規劃。在發達國家，公司、醫院、政府機構、學校等盈利或非盈利單位，定期用這種方法評估本組織各方面的定位情況，以期得到較清晰、連續的跟蹤[2]。
本文擬將科學的戰略管理策略引入基建檔案管理工作，采用SWOT分析法，將當前網絡環境下高校檔案工作密切相關的內部優勢、劣勢，外部機會、威脅，通過調查列舉出來，把各種因素相互匹配起來，加以分析，從而為制定相應的發展戰略及對策提供依據。
2.現狀診斷
由于高校檔案管理部門的人員配置，檔案編制質量，檔案資料建設與管理工作滯后等問題，制約了基建檔案管理整體水平的提高，我們將利用SWOT模型對檔案管理的相關實際情況做定量化分析，客觀總結出了內部優勢和劣勢，同時也客觀分析外部環境中存在的機會和威脅。
環境提供的機會和存在的威脅主要有以下幾方面：
機會（O）：（1）高校的基礎設施完善，信息化環境優良，為實現檔案信息網絡系統和數字化提供條件，以達到檔案信息傳輸、交換和資源共享的狀態。（2）高校信息化技術水平高。高校接納新的信息化技術的能力很強，利用現有的資源也很容易實現“以圖查檔”和“以圖管房”等功能，為基建檔案管理工作帶來了機遇[3]。
威脅（T）：（1）基建檔案的形成周期長，加上其專業性，成套性，涉及部門多等特點，給基建檔案手頭工作增加難度。部分項目論證、可行性研究等依據性文件經常漏缺不完整；在項目招（投）標過程中，往往由于中標單位的分包或歸檔不及時等導致資料散失；施工單位對于施工過程中所形成的隱蔽工程設施圖、地下管網等相關檔案材料在收集時往往造成疏漏或缺失，造成基建檔案的成套性和完整性存在缺陷。（2）電子化的基建檔案信息存在安全隱患。設備性能不足，無法承擔大量數據存儲和查詢。大量數據存儲和查詢時，容易造成系統緩慢或宕機。另一方面，網絡建設跟不上，網速不能滿足宕案信息化的要求，無法提供基本操作功能；若缺少防火墻或入侵檢測等安全設備，難以防范黑客的攻擊。網絡傳輸數據普遍采用明文的方式，容易被監聽，造成信息的泄漏[4]。
事實上，對于一個組織或機構來說，環境的作用永遠是雙重的，它會為你提供一個機會，但同時也會有一些因素抑制組織或機構的發展，在這種時候，如何利用組織內部優勢和環境協同是非常關鍵的問題。
對當前高校基建檔案管理工作來講，內部優勢和劣勢主要有以下幾種：
優勢（S）：（1）人力資源優勢。高校聚集大量高素質、高學歷的人才隊伍。基建檔案管理可以依靠高校的專業技術人才，在基礎設施，信息網絡，實際應用、規范標準等方面加以完善或借鑒。檔案管理人員也可依靠教學優勢，不斷更新知識系統，加強自我培訓，熟悉基建的活動程序和法規政策，朝一專多能的方向發展。（2）業務管理優勢。高校管理工作注重規范化，各職能部門的組織結構、管理方案及人員配置均有明確的規定。基建部門檔案員可與其它部門多進行積極有效的溝通，提高業務水平。
劣勢（W）：（1）經費有限，無法做到施工各階段的資料均完好保存。基建檔案資料的載體形式可多種多樣，以期完整的記錄施工前期、中期及后期的資料收集。特別是聲像資料收集的成本高，且難以把握。因此學校特殊載體的資料匱乏。（2）管理有待落實。由于缺乏有效的約束機制和調控手段，使得重要文件歸檔不全。給基建管理工作帶來負面影響。（3）檔案管理軟件的集成化程度不高。基建檔案管理系統自成體系，造成信息分散，無法為高層決策者提供綜合性的信息系統[5]。
3.措施
（1）我們基建部門要作好心理準備,在檔案未移交檔案館前,一定要有很強的檔案保護意識,指定專人負責檔案的收集和保管工作,責任到人。如果工程部需要查閱資料不能把資料帶出資料室，查閱完畢及時放回原處，并做好登記手續工作。
（2）在平時收集歸檔資料時與涉涉及到的單位資料員多聯系，鑒別歸檔，認真檢查、核對資料的蓋章，及日期圖審等，有問題及時改正，對于發現的問題及時反饋給學校基建工程管理部門和有關編制單位，并督促其及時整改，確保基建工程檔案歸檔的齊全、完整、準確、規范。
（3）把我們高校基建檔案資料傳統保存的形式和數字化形式相結合，在數字化的同時也要有所選擇，應根據一定的原則確定哪些基建檔案原件應該數字化、哪些不需要數字化以及哪些優先數字化。傳統的圖片、圖紙、紙質的資料保存形式做好相應的防護措施，做好保密安全防衛黑客等工作。當然檔案管理人員也要有服務觀念，樹立為全校師生服務知識意識。主動分析師生的不同需要，向師生提供經過分析、整合的相關檔案知識，解決所面臨的問題。
（4）在業務工作中經常與城市建設檔案館上和學校檔案館多溝通交流,建立互相信任的關系來共同管理好基建檔案。我們學校檔案部門的鄔老師和宋老師也主動上門對我進行檔案業務指導,三個部門形成合力，保持暢通聯系，比如這次交檔案的移交書要求有所改變，我很快按新要求作好移交書，節省了時間，提高了效率。
4.結論
SWOT分析結果表明，當前高校基建檔案管理工作的優勢在外部環境提供的機會下，發揮的淋漓盡致，因此，充分利用外部環境的發展機會，發揮高校自身優勢，加速檔案管理工作的現代化進程。此外，根據本校特點，制訂詳盡合理的基建檔案歸檔方法，如歸檔與建設同步進行等，可既減少工作強度，又保證資料的齊全、規范、可用。加強聲像資料、有保存價值的文字、圖紙、等各種載體，特殊檔案資料的收集和整理工作，使檔案收集工作水平錦上添花。◆
