一、基建檔案管理存在的問題和不足

（一）基建項(xiàng)目資料較難以收集齊全完整

一個工程從計劃、招標(biāo)到開工、驗(yàn)收等整個過程完成牽扯方方面面。周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)使得基建檔案較為多樣和復(fù)雜。如果施工單位資質(zhì)齊全還能夠較為負(fù)責(zé)和完整的收集整理材料，如果是資質(zhì)較差的施工單位就會出現(xiàn)問題。尤其涉及到經(jīng)濟(jì)利益等原因，施工方因故拖、緩，就容易造成技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等狀態(tài)。

（二）快速發(fā)展的基建工程項(xiàng)目，對傳統(tǒng)的基建檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)

一方面，許多學(xué)校基于人員配置等原因，檔案館專業(yè)基建檔案管理人員不能對基建工程從開始到結(jié)束實(shí)行檔案歸檔工作全程的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。另一方面，雖然很多高校在基建負(fù)責(zé)部門配備了兼職檔案員，但在其本職工作比較忙的時候，對基建檔案就會無暇顧及，直接影響了基建檔案的收集和整理。

（三）基建檔案管理意識不強(qiáng)，對檔案保護(hù)工作缺乏應(yīng)有的重視

基建部門出于方便工作的考慮，有些基建文件材料會保留在本部門，不移交檔案館。有些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件是復(fù)印件，或者簽字、蓋章不全而失去作用。基建部門的工作人員往往是重建設(shè)而缺乏對檔案資料的保護(hù)意識和經(jīng)驗(yàn)，而檔案館專業(yè)人員卻缺乏工程建設(shè)知識，不熟悉基建項(xiàng)目流程，不能參與到檔案材料的收集整理過程中。由于工作機(jī)制及管理制度落后的制約，雙方各有所長卻不能互通有無，進(jìn)而影響了材料的收集和歸檔工作。

（四）利用水平不高

由于基建檔案是維修、改造和擴(kuò)建的重要依據(jù)，因此在一定的時間段內(nèi)，基建圖紙等材料必然會大量的查檔使用。由于圖紙材料材質(zhì)的原因，在長期的查檔過程中必然會造成圖紙的磨損和損壞，從而造成了永久的損失。隨著檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，無論是管理理念還是控制手段都有所改善。但是由于高校在硬件設(shè)施的投入和檔案人員素質(zhì)及基建圖紙不易數(shù)字化等原因的限制，使得基建圖紙檔案的管理還比較落后，直接限制了圖紙資源的保管和利用水平。

二、基建檔案管理的對策

（一）完善基建檔案管理制度，完善基建檔案收集工作流程是做好基建工程檔案歸檔的關(guān)鍵

結(jié)合本校工作實(shí)際，制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，將基建檔案工作納入到基建日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的前提。由于基建項(xiàng)目參與單位多，周期長，因此只有在制度中明確各方責(zé)任才能使基建檔案的前期收集整理工作更加順利有序。

（二）把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動服務(wù)變?yōu)橹鲃拥馗櫡?wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)

一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，因此在工程建設(shè)初期，檔案部門首先要對相關(guān)部門和人員開展宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高檔案意識。更要及早地爭取各相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將基建檔案工作納入議事日程，對工程檔案集中統(tǒng)一管理[3]。這樣才能做為日后檔案收集的有力保證。

（三）要引領(lǐng)基建檔案管理向系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化方向邁進(jìn)，最重要的是提高基建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和科學(xué)知識

現(xiàn)代的檔案管理方式要求專業(yè)檔案人員不斷增加自己各種學(xué)習(xí)的機(jī)會，拓展知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，將合理的、有效的科學(xué)管理方式引進(jìn)過來。另外，因?yàn)楣ぷ麝P(guān)系，同時還要做好兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，只有不斷加強(qiáng)他們的檔案業(yè)務(wù)能力，才能確保歸檔資料的合理、準(zhǔn)確和完整并符合歸檔要求。

（四）文檔電子化是信息時代發(fā)展的必由之路，也是高校檔案向信息化管理的必然趨勢

傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅費(fèi)時而且查找、利用效率低下。因此在現(xiàn)代檔案管理工作建設(shè)中，應(yīng)進(jìn)一步加快檔案設(shè)施、設(shè)備更新的步伐，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)將基建檔案電子化，并建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和資源體系，提高檔案管理效率和利用效果。只有這樣，才能將檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，才能使檔案管理更加地科學(xué)有效，才能使基建檔案的管理水平更進(jìn)一層。

基建工程檔案是學(xué)校的寶貴財富，也是檔案管理和基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分。保管好、利用好基建檔案要本著對歷史負(fù)責(zé)，為未來負(fù)責(zé)的態(tài)度，愛崗敬業(yè)，踏踏實(shí)實(shí)地做好基建檔案管理工作，把好質(zhì)量關(guān)并不斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使之能更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

作者：趙東來 單位：東北電力大學(xué)檔案館