人事檔案能夠將人才的重要經歷和信息記錄下來，很多企業在進行人才招聘后，會接受個人的人事檔案代為管理。所以，企業需要使用現代人事檔案的管理方式，更好地對人事檔案進行規范化、科學化、高效化的管理。因此，本文圍繞著現代人事檔案管理的內容進行了論述，從而為更多企業提供人事檔案管理的策略參考。

1現代人事檔案管理的重要作用

對于現代企業而言，人事檔案管理有著重要的作用，根據本文的調查和研究，認為其重要作用主要體現在以下幾個方面：

1.1對人才的重要作用

人才在進入企業工作之后，可以將人事檔案委托給企業進行管理，所以說企業的現代人事檔案管理工作對于人才有著重要的作用，主要體現在以下幾個方面：第一，企業可以對人事檔案進行妥善的管理，確保人事檔案的正確性、可靠性等特點。例如：企業在員工入職之后，可以對員工在企業中的表現進行評價，從而能夠為員工后續工作或者升學等提供真實的評價，為其他接納員工人事檔案的單位提供有效的參考[1]。第二，企業人事檔案管理能夠在員工需要時，對企業員工提供人事檔案的查閱、證明等服務功能，更好地幫助企業員工合理使用人事檔案的信息，使其能夠具有較高的法律效力。

1.2對企業的重要作用

對于企業而言，在員工入職時會從高校或者其他單位接納員工的人事檔案，然后對人事檔案進行妥善的管理。因此，現代人事檔案管理工作對于企業同樣具有重要的作用，主要體現在以下幾個方面：第一，企業可以通過接納員工的人事檔案，能夠對員工的求學經歷或者工作經歷更為深入地了解，同時可以通過人事檔案來判斷員工提供的相關信息是否真實有效，能夠更好地維護企業的相關利益；第二，企業可以通過人事檔案更好地了解員工，從而能夠對員工進行針對性地培訓，或者是為企業員工安排適合員工專業的工作內容，對于員工的培養或者工作都能夠起到重要的作用，可以更好地利用人事檔案幫助企業創造利益。

2現代人事檔案管理中存在的問題

根據本文的調查和研究得知，目前很多企業在進行現代人事檔案管理過程中，都存在很多問題，這些問題主要體現在以下幾個方面：

2.1現代人事檔案管理的意識比較薄弱

企業對于員工的人事檔案進行管理是企業的重要職責，很多企業開始認識到對人事檔案進行管理的重要性，但是現代人事檔案管理的意識依然比較薄弱，主要體現在以下幾個方面：第一，很多企業認為對員工的人事檔案進行管理，對企業的發展并沒有任何促進作用[2]。人事檔案管理工作是企業的職責，與企業生產和經營相比，能夠為企業帶來的利益并不是特別明顯，所以很多企業的管理者忽視了現代人事檔案管理工作的重要性；第二，很多企業認為，對現代人事檔案進行管理，就是幫助員工保存好相關的檔案即可，不需要進行其他的管理工作，并且在提供相關服務時，對于服務的方便性和高效性沒有足夠的重視。

2.2現代人事檔案管理的方式比較落后

對于我國很多企業來講，在開展現代人事檔案管理工作的過程中，依然采用傳統的管理方式，從而無法對人事檔案進行更加高效地管理，主要體現在以下幾個方面：第一，在對現代人事檔案進行管理的過程中，相關管理人員并不具備專業知識，也沒有經過專業的培訓。目前，很多企業在進行人事檔案管理時，都是利用行政人員或者人力資源的同事代為管理，所以無法更好地應對人事檔案管理的策略調整等突發狀況；第二，現代人事檔案管理的設備較為落后，很多檔案只是保存在封閉的房間里，并沒有對周圍的環境進行嚴格的控制。如果遇到火災、水災或者其他自然災害時，很可能對人事檔案造成不可挽回的損壞。

2.3現代人事檔案內容的質量較低

對于很多企業來講，在對員工的人事檔案進行管理的過程中，可以對員工在企業中的表現進行客觀地評價。但是，根據本文的調查和研究可知，現代人事檔案內容的質量較低，主要體現在以下幾個方面：第一，很多企業忽視了對員工檔案內容進行修改的權利，對員工的評價內容較少，無法更加客觀地反應一名員工的真實情況，從而無法為其他企業或者高校提供參考[3]。第二，由于企業需要對多名員工的人事檔案進行管理，尤其是對于大型企業來講，管理工作量比較大，人事檔案中對員工的評價幾乎都是一樣的，即使有員工存在一定的錯誤或者違反紀律，也不會特別記錄在人事檔案中，因此無法真實地反應員工在企業中的表現。

2.4對人事檔案的開發力度較低

對于很多企業而言，主要是對員工的人事檔案進行保管，但是對這些真實信息的利用和開發力度比較低，主要體現在以下幾個方面：第一，很多企業自身對員工的評價信息比較少，甚至有意隱瞞員工的很多真實評價信息。所以，企業也對人事檔案中的信息持懷疑態度，認為這些信息的可利用價值不大，所以就沒有耗費人力對這些信息進行開發和利用；第二，由于我國對于人事檔案的管理工作有著嚴格的規定，如果要對檔案進行修改和查閱需要一定的流程和手續，對于企業而言每年都會有大量的員工離職和進入企業，使得企業無暇顧及對員工人事檔案的開發和利用。

3現代人事檔案管理的優化策略

現代人事檔案管理對于員工和企業都有著重要的作用，然而現代人事檔案管理的過程中還存在很多問題，從而無法更好地對人事檔案進行管理和利用。因此，本文針對這些問題產生的原因進行了深入地分析，進而提出了相應的優化策略，主要體現在以下幾個方面：

3.1提高企業對現代人事檔案管理的重視程度

對于企業而言，進行人事檔案管理不僅僅是企業的職責，而且也能夠為企業帶來很多潛在的效益，所以必須要更好地提高企業對現代人事檔案管理的重視程度。為此，可以參考以下幾個方面：第一，企業需要充分認識到對現代人事檔案進行管理工作的重要性，并且在開展管理工作的過程中，需要給予更多的支持，例如：需要招聘專業的現代人事檔案管理工作者，更好地對檔案進行采集、管理和維護，從而能夠有效地提高現代人事檔案工作的效率；第二，利用現代設備更好地對人事檔案進行管理，企業的現代人事檔案服務也是企業管理工作的重要組成部分，利用現代化的設備，能夠使得員工更加方便地查詢到相關的信息，從而更好地享受現代人事檔案的管理服務[4]。

3.2提高現代人事檔案管理人員的素質

現代人事檔案管理人員能夠直接接觸到相關的檔案信息，同時也是為員工提供服務的重要人員，因此為了更好地提高現代人事檔案管理的質量，必須要提高管理人員的素質，為此可以參考以下幾個方面：第一，企業不僅需要招聘專業的現代人事檔案管理人員，同時需要對這些人員進行一定的培訓，從而能夠使得他們更好地了解企業的需求，幫助企業對現代人事檔案的信息進行管理和開發；第二，對現代人事檔案管理服務的人員進行培訓，使得他們能夠熟練掌握現代設備的操作，為員工或者企業提供更加高效的檔案查詢等服務。

3.3完善現代人事檔案管理的工作制度

對于企業來講，需要對所有員工的現代人事檔案進行管理，必須要建立完善的管理制度，才能夠更好地指導相關管理工作的開展。因此，完善現代人事檔案管理工作制度，可以參考以下幾個方面：第一，借鑒其他成熟企業現代人事檔案管理的經驗，同時需要結合企業自身的特點進行完善，避免從零開始建設相關的規章制度，同時又符合企業對人才的需求和檔案信息的開發；第二，企業需要利用現代人事檔案管理制度，更好地對檔案管理人員的行為進行約束，避免泄露企業員工信息的現象出現；同時，還需要建立一定的賞罰制度，從而能夠更好地督促企業員工的行為，確保現代人事檔案管理工作向著更加規范化、服務化、科學化的方向發展。

3.4加強對流動人員的現代人事檔案管理工作

目前，對于很多企業來講人員流動比較頻繁，而人員在流動時需要對人事檔案的管理進行變動，但是變動過程的手續比較復雜，流程也比較長，給企業員工帶來了很多不便。因此，必須要加強對流動人員的現代人事檔案管理工作，為此可以參考以下幾個方面：第一，建立現代化的信息管理系統，能夠使得企業人員的檔案進行聯網管理，當員工從一個企業進入另一個企業時，只需要在網上提交相關的申請，等待兩個企業的審核即可，不需要進行特別復雜的流程處理；第二，在對流動員工的人事檔案進行管理的過程中，需要對檔案的信息和內容進行充分地保密，更好地維護企業員工的相關利益。同時，原有企業需要在人事檔案中，對企業員工進行公平、公正、科學的評價，從而能夠使得新企業對員工有著客觀、合理地認識，幫助新企業更好地對評價信息進行分析和開發。人事檔案具有真實性、動態性、機密性的特點，因此企業在對人事檔案進行管理的過程中，需要更好地維持人事檔案的這些特點，充分履行相關的管理職責。然而，很多企業目前在對人事檔案進行管理的過程中還存在很多問題，本文針對這些問題進行了論述，并提出了相關的解決方案。相信，隨著企業對人事檔案管理工作的進一步重視，更好地利用現代化的管理手段進行人事檔案的管理工作，能夠提高人事檔案管理工作的效率。

參考文獻：

[1]王明麗.現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].統計與管理,2016(3):159-160.

[2]王琳琳.試論現代企業人事檔案管理的問題與對策[J].中國科技博覽,2016(5):205-205.

[3]劉云雷.新時期企業人事檔案管理相關問題的探討[J].現代國企研究,2016(2).

[4]尹慧.現代流動人員人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].經營管理者,2016(3).

作者：趙洋 單位：清遠職業技術學院 組織人事處