大學生檔案作為大學生重要信息的載體，記載著其在校期間學習、生活和社會實踐活動等，既反映著大學生學習成績、專長愛好、獎懲情況和思想品德等重要信息，也是企業聘用、戶口落戶、社保繳納和職稱申報等工作開展的重要依據，關系著大學生畢業后的個人發展，其重要性不言而喻.但是很多高校的大學生檔案管理工作問題多多，這直接影響了大學生的切身利益.因此，分析大學生檔案管理工作中的問題及對策，以及管理工作的發展趨勢，對幫助大學生畢業后順利融入社會有著積極的意義.

1大學生檔案管理工作中存在的主要問題

1.1法律法規不健全.

雖然國家出臺了很多文件加強對大學生的管理，但是對大學生的檔案管理工作，卻沒有出臺針對性的法律法規，從而使大學生檔案管理工作存在多種形式，而且這些形式沒有統一明確的考核標準，檔案管理工作雜亂無序.

1.2管理人員素質較低.

很多高校沒有安排專人負責大學生的檔案管理工作，多由教務人員和輔導員兼任.這些人員沒有系統的檔案管理知識，并且空余時間較少，無法在大學生的檔案管理中投入過多的時間和精力，使得檔案管理工作的信息化建設無法順利開展.

1.3管理技術落后.

很多高校的大學生檔案仍然為紙質檔案，并且采取手工抄寫方式，電子檔案還沒有得到充分的應用與普及，使得大學生檔案容易因保存環境差、保存時間長和使用頻繁等原因而出現損壞和遺失，從而增加了大學生檔案管理的難度.

1.4檔案“透明度”有限.

雖然大學生的檔案關系到其重要信息和切身利益，有一定的機密性，但是并不是所有的檔案都需要保密，然而大學生檔案管理多采用“一刀切”的方式，檔案的“透明度”有限，從而使大學生檔案管理工作陷入封閉、被動的困境中.

1.5檔案內容不完善.

大學生的檔案內容主要為高校招生時的報名表、入學登記表、學籍、成績和身體狀況等，很多信息資料不完整，并且在市場經濟的環境下已經有些過時，無法滿足企事業單位對大學生綜合素質、心理狀況和道德品質等方面信息的實際需求.

2大學生檔案管理工作問題的對策

2.1加快檔案管理法律法規建設.

首先，國家需要注重檔案法的宣傳工作，提高高校師生檔案管理意識，幫助其認識到檔案的重要性，在高校形成良好的檔案管理工作氛圍，各院和各系的工作人員需要積極配合，做好大學生檔案資料的審核、收集和整理工作，并及時送交到檔案管理處，確保檔案資料符合要求后方可入檔，為大學生檔案利用創造有利條件.其次，高校需要注意對大學生進行檔案重要性的宣傳工作，要求大學生按照規定要求，規范、完整和準確填寫其個人檔案，保證個人信息資料的完整性，而檔案管理人員需要依據大學生檔案資料形成規律，確保各個檔案管理的各個環節銜接緊密，不會出現檔案遺失和損壞等情況.最后，國家需要結合《檔案法》和大學生檔案管理的要求及情況，制定切實可行的《高校學生檔案管理工作細則條例》等各項法律法規，確保大學生檔案管理工作可以做到有法可依、有據可循，使大學生檔案管理工作順利開展.

2.2提高管理人員綜合素質.

大學生檔案管理人員需要有專業的檔案管理知識，順應時代發展的要求，將大學生檔案的動態管理和靜態管理相互結合，將傳統管理的方式和現代化的管理方式相互結合，真正提高檔案管理工作的水平與效率.同時，檔案管理人員需要樹立良好的服務意識，在工作中恪盡職守，堅持“以人為本”的服務理念，及時幫助檔案使用者解決遇到的各種問題，取得檔案使用者的信任，提高管理工作服務滿意度.此外，在大學生檔案管理工作中，高校需要實施聘任制，招聘有專業管理知識和豐富管理經驗的人員負責大學生檔案管理工作，并做好管理人員的崗位培訓，要求管理人員持證上崗，督促管理人員不斷學習新知識、新技術，提高檔案管理的綜合能力.

2.3采用多樣化檔案管理手段.

大學生檔案資料比較多，管理工作任務繁重，所以在檔案管理中需要采用多樣化的管理手段，既要確保檔案資料的完整性和安全性，又要降低檔案管理人員的工作強度，節省人力物力資源.例如對必須要以紙質方式保存的原始檔案，管理人員需要注意保存的環境和保存的方式，避免紙質檔案出現受潮和蟲蛀等情況，影像檔案的正常使用；建立電子文件歸檔的管理制度，將紙質檔案資料電子化，這樣既可以節省檔案資料存放空間，有利于檔案資料的保存與管理；對于歸檔的電子文件，管理人員需要進行備份，并且將其納入到信息管理流程中，定期對電子文件歸檔工作進行布置、檢查、總結和考核等，確保檔案管理工作有序進行.

2.4保證大學生的檔案

“知情權”.大學生檔案真實記錄了大學生在校期間的學習生活、社會實踐和獲得榮譽等信息，這不僅是大學生人生經歷的見證，而且也是用人單位對大學生進行考察、了解和聘用的重要依據，所以大學生檔案需要對其保持適當“透明度”，保證大學生對檔案的“知情權”，這樣有利于大學生依據檔案內容，在就業過程中充分展現自己的優勢，提高就業的成功率.同時，大學生對檔案內容有一定的了解，可以幫助大學生認識到自己的不足之處，從社會需求和工作崗位要求的角度出發，在工作和生活中努力完善自己，形成正確的世界觀、人生觀和價值觀，順利完成從學生到社會角色的過渡與轉變.

2.5注重檔案內容的收集與完善.

首先，在大學生檔案資料收集過程中需要確保其資料完整性和齊全性，文字材料的紙張規格需要保持統一，頁面書寫字跡工整規范，并且歸檔材料不能用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水和復寫紙等進行書寫，不能出現錯別字和涂改痕跡，除了傳真文件需要進行復印存檔意外，不能用復印件代替原件進行存檔.其次，大學生檔案管理需要從大學生被錄取開始，就要為其進行建檔，入學后依據其專業和班級群體性特點，按照國家的檔案法規收集相關資料，如學生年齡、性別、專業、家庭住址、身份證明、家庭成員情況和政治面貌等，形成資料文件后及時入檔保存.最后，高校大學生檔案管理人員需要秉承負責態度，豐富大學生檔案內容.例如計算機等級證書、各科科研成果、大學英語等級證書、職業資格證書和創造發明證書等，建立大學生誠信記錄，為學生就業打下良好基礎；為大學生建立心理檔案，提高學生個人交際能力，保證大學生的心理健康，促進大學生全面發展.

3大學生檔案管理工作的發展趨勢

3.1制度化方向發展.

隨著社會主義建設逐步完善，各項制度將逐漸法制化和規范化，而大學生檔案作為檔案管理的重要內容，也需要建立完善的規章管理制度，向制度化方向發展.在這種大環境下，高校需要建立檔案管理的各項制度，要求管理人員按照《檔案法》的要求，提高管理意識，確保檔案管理工作科學合理，全面提高大學生檔案管理水平.同時，大學生生檔案管理的制度化發展，可以形成標準管理工作流程，指導管理人員按章操作，這樣不但可以簡化檔案管理的環節，縮短檔案查閱和應用的時間，為檔案使用者提供便利，而且可以在出現管理問題后，依據管理制度追究相關人員的責任，從而強化檔案管理人員的責任意識.

3.2信息化方向發展.

隨著科學技術的創新和網絡應用的普及，信息技術將被廣泛應用到各個領域，大學生檔案管理自然也不例外.在大學生的數量持續增加的情況下，傳統檔案管理方式已經無法滿足檔案管理的要求，只有依靠信息技術，才能真正減輕檔案管理人員的工作負擔，提高其工作質量與效率.例如以信息化管理方式代替傳統手工抄寫方式，既有利于大學生信息資料的保存與管理，避免出現損壞情況，又有利于借助網絡資源隨時隨地查找檔案資料，無需通過電話或者實地咨詢來完成，大大提高了檔案管理和使用的效率.

3.3專業化方向發展.

高校大學生人數逐年增加，檔案資料數量也越來越多，管理工作任務繁重，所以高校需要建立專業化的管理隊伍，以便適應檔案管理的現代化發展.首先，檔案管理人員需要有良好的思想道德品質，明白檔案管理工作的重要性，以良好的服務理念為大學生提供幫助，解答大學生遇到的各種問題與困惑.其次，由于大學生生檔案涉及到很多大學生的個人信息，其私密性比較強，所以檔案管理人員需要有很好的保密意識，注重保護大學生的個人隱私，避免出現泄漏而對大學生的生活、學習和就業造成不利影響.最后，檔案管理人員需要有良好的專業技能，熟練掌握檔案管理的各項技能，并將其應用到檔案管理工作中，確保檔案管理工作向專業化方向發展.

4結束語

總之，大學生檔案記載著其在大學期間生活學習和社會實踐活動情況，以及大學生學習成績、專長愛好和思想品德等重要信息，在企業招聘、戶口落戶和社保繳納中起著重要的作用.高校只有認真分析檔案管理工作中存在的問題，完善檔案管理的各項規章制度，落實各項檔案管理措施，才能真正提高檔案管理工作水平，發揮其應有的作用與價值.

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作者：趙怡 單位：湖南財政經濟學院