一、企業(yè)文書檔案管理滯后性現(xiàn)象與成因

企業(yè)文書檔案的最終成型首先需要進行有效收集與整理，而后完成科學的開發(fā)應用，以上環(huán)節(jié)需要經(jīng)歷大量時間，因此可以說，在某種層面，企業(yè)文書檔案管理存在滯后性實屬必然。企業(yè)文書檔案管理也叫做管理類檔案管理，由于資料來源廣泛、較為分散，涉及業(yè)務部門收集標準不一致，便會導致管理類檔案資料無法全面完整的問題，阻礙了企業(yè)后續(xù)的查考編研管理。另外，一些業(yè)務單位沒有全面重視本部門檔案，使得收集環(huán)節(jié)進展緩慢，存在滯后性。開發(fā)應用企業(yè)管理類檔案是企業(yè)發(fā)展的根本需要，一些單位卻僅僅收集過時資料存儲在檔案室，沒有合理開發(fā)應用，呈現(xiàn)出較多資源的閑置現(xiàn)象。即便一些單位進行了開發(fā)，然而檔案系統(tǒng)卻欠缺深度，導致檢索應用與查詢紙質(zhì)文件不能有效銜接。任何單位均存在組織結(jié)構(gòu)變化、員工調(diào)動等問題，因此檔案員工隊伍也存在變化，由于他們素質(zhì)水平參差不齊，一些新進員工不熟悉工作業(yè)務，無法掌握全面的工作技能，導致檔案管理工作并不規(guī)范。一些年齡較大的員工則欠缺創(chuàng)新意識，無法符合現(xiàn)代化管理標準。部分企業(yè)文書檔案管理顯現(xiàn)出閉門造車的問題，由于較為封閉，無法適應管理類檔案管理的現(xiàn)實要求，再加上領(lǐng)導階層不夠重視，導致檔案工作現(xiàn)代化水平不高。現(xiàn)實工作中企業(yè)文書與檔案采用分管體制，因此在交接環(huán)節(jié)較易形成相互脫鉤、信息丟失等問題。具體成因在于員工意識淡薄，欠缺專業(yè)知識，監(jiān)督機制不完善，使得檔案收集范疇不清晰、裝訂管理不規(guī)范、編號不清晰。當前，較多單位應用管理類檔案效率不高，成因在于一些企業(yè)沒有配備網(wǎng)絡化系統(tǒng)，員工專業(yè)水平有限，使得管理類檔案應用不便利，服務水平不高。

二、企業(yè)文書檔案管理科學對策

1.規(guī)范文書檔案管理為全面優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理，應提升該項工作規(guī)范性，確保各項責任全面落實到位。另外，企業(yè)可采用一體化管理模式，由文書檔案用紙樣式、標準直到檔案信息的存儲格式、撰寫要求等均應做出一致統(tǒng)一的要求，制定工作細則。應由資料的最初環(huán)節(jié)便進行層層控制，對文檔資料管理流程做細致把控，同時對做完整理的資料要第一時間存儲，進而有效杜絕企業(yè)管理類檔案資料丟失的問題。2.提升員工專業(yè)技能員工具備較高的專業(yè)技能方能開展好文書檔案管理工作，因此企業(yè)應加強員工技能訓練，使他們可在內(nèi)心之中形成對管理類檔案管理科學重要性的清醒認識，不應單純的停留在口頭層面。企業(yè)可通過集中培訓、定期組織講座增強員工管理意識。管理文書檔案的員工自身也應重視理論學習，為自己充電，提升各項工作技能與整體素質(zhì)。另外，伴隨科技的快速發(fā)展以及現(xiàn)代社會的穩(wěn)步向前，企業(yè)應根據(jù)時代特征，創(chuàng)建現(xiàn)代化辦公環(huán)境，優(yōu)化辦公流程，進而全面提升工作效率以及檔案管理專業(yè)性。文書工作以及檔案管理密切關(guān)聯(lián)，文件始終是形成檔案的核心基礎(chǔ)，而檔案則是文件的終極形式。因此，文書內(nèi)容的好壞直接影響到檔案管理的效果水平。負責文書的員工應提升檔案意識，定期參與培訓，唯有通過培訓，方能形成強烈的責任感以及管理意識，掌握豐富的專業(yè)知識。企業(yè)應針對崗位人員組織信息技術(shù)應用培訓，使員工熟練應用現(xiàn)代化工具做好檔案管理。可通過企業(yè)內(nèi)部廣泛宣傳加強教育，使企業(yè)全員明確文書檔案管理重要性，積極組織各類檔案管理知識普及教育，使得各崗位員工均能認識了解檔案管理，明確該項工作重要性，并為文書檔案管理開創(chuàng)優(yōu)質(zhì)、有序的工作環(huán)境，形成良好的工作風氣。3.創(chuàng)建完善的企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)伴隨現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)應加快創(chuàng)建完善的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，圍繞檔案部門這一核心，各個職能單位組成二級機構(gòu)，進而形成一體化、全員合作、全方位、覆蓋面廣泛的檔案管理現(xiàn)代化網(wǎng)絡系統(tǒng)，企業(yè)檔案管理部門與各業(yè)務單位負責直接領(lǐng)導，確保文書檔案管理的層級化開展。文書檔案是企業(yè)建設(shè)發(fā)展進程中一項寶貴的無形資產(chǎn)，是當前激烈的市場競爭中的一項重要因素，企業(yè)可否占據(jù)更高的市場份額，贏取競爭主動，關(guān)鍵要看信息基礎(chǔ)是否牢固。因此，為確保檔案信息資料的完整、全面與有效，企業(yè)應做好文書檔案信息的整理與收集，通過科學有效的信息化管理，提升工作效率，達到良好的效果。另外，企業(yè)應創(chuàng)建完善健全的管理制度以及監(jiān)督體系，通過設(shè)置有效的獎懲管理制度促進檔案管理的更新改革與有效提升。歸檔管理制度應力求深入到各個單位，預防權(quán)責不清晰的問題，應做到切實、認真、客觀、具體，細化到文檔歸檔日期、種類范圍、各項歸檔標準等。

三、結(jié)語

透過企業(yè)文書檔案管理水平可清晰的判定企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的程度，反映企業(yè)整體實力與綜合水平。提升文書檔案管理質(zhì)量可全面推動企業(yè)單位的長效持久發(fā)展。因此，實踐工作中應樹立現(xiàn)代化工作理念，建立信息化工作系統(tǒng)，符合新時期發(fā)展需要，夯實文書檔案管理基礎(chǔ)。眾所周知，企業(yè)文書檔案印證了其發(fā)展的歷史進程，通過優(yōu)質(zhì)的檔案管理可為企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展形成強有力支撐。為此，應本著科學、嚴謹?shù)膽B(tài)度規(guī)范工作流程，細化各項制度，提升員工服務管理意識，加強各單位的有效銜接，方能確保文書檔案管理工作的科學規(guī)范性，令其更好的為企業(yè)單位建設(shè)發(fā)展貢獻力量。

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作者：劉繞冬 單位：廣西玉柴機器股份有限公司