科技檔案編號

編號是管理工作中不可缺少的符號語言，它簡潔、概括地揭示了管理對象的內容特征和形式特征，是管理對象數字化的產物。通過編號，將實體管理轉化為編號管理，已成為簡化管理、提高效率的重要途徑。

科技檔案編號，簡稱科技檔案號，是指案卷的編號或代號，它是科技檔案部門用來反映科技檔案內容特征和管理特征的一組符號，也是科技檔案管理的重要工具。

1 科技檔案號的特征和種類

1.科技檔案號的特征

（1）科技檔案號是以科技檔案案卷為單位編制的。科技檔案案卷不是自然形成的，而是人們根據科技檔案的形成規律和組卷要求，由一定數量的科技文件組合而成的。作為案卷的編號或代號，實際上是一組科技文件共有的編號或代號。這是科技檔案號的基本特征，也是它與科技文件號以及檔案其它標記符號的主要區別。

（2）科技檔案號是反映科技檔案內容特征和管理特征的編號。案卷是科技檔案管理的基本單位，也是編號單位。為了方便案卷的管理，科技檔案號應著重反映科技檔案的內容特征和管理特征，如庫藏的狀況、分類層次，特別是案卷排列的順序和存放位置等。

2.科技檔案號的種類

科技檔案號所反映的內容主要有兩個方面，一方面是科技檔案分類管理的情況，另一方面是科技檔案的積累情況。因此，科技檔案號主要有兩種基本形式。

（1）分類式科技檔案號。這是反映科技檔案分類層次及案卷排列順序的科技檔案號。分類式科技檔案號反映了科技檔案的內容特征，便于科技檔案的分類排列和按內容性質調卷。這種編號適用于對科技檔案實行分類排架管理的單位。

（2）累積式科技檔案號。累積式科技檔案號是反映科技檔案總量與接收順序的科技檔案號，也稱總號或流水號。它是在對科技檔案進行登記時，按其接收順序確定的。這種編號簡便易行，適用于對科技檔案實行流水排架管理的單位。

在科技檔案工作實踐中，科技檔案部門根據自己的需要，有的選擇其中一種作為科技檔案號；有的則是兩種形式的科技檔案號兼收并蓄，合二為一，形成一種既反映庫藏情況又反映分類情況的綜合號。但是，從科技檔案編號的目的出發，科技檔案號應簡潔、易記、便于識別和使用。

3.科技檔案號的作用

分類式科技檔案號在科技檔案管理中的作用，主要表現為：第一，指導科技檔案案卷排列，固定排架位置；第二，指示科技檔案案卷在科技檔案目錄中的位置；第三，反映科技檔案的內容特征和分類層次，提供調卷的依據。

累積式科技檔案號在科技檔案管理中的作用，主要是：第一，指示科技檔案案卷排列，固定排架位置；第二，反映科技檔案接收總數量與入庫順序；第三，隨時反映科技檔案當前的數量，便于進行總量統計。

2 科技檔案編號的方法

1.科技檔案號的結構模式

（1）分類式科技檔案號的結構模式。在我國各基層企事業單位和科技專業檔案館中，科技檔案號的形式主要有兩種：單純號碼制和混合號碼制。無論采用哪種號碼制，單純號碼制還是混合號碼制，分類式科技檔案號都是由科技檔案的分類結構代字（代碼）和案卷順序號聯合組成的。這是分類式科技檔案號的基本結構模式，即：

科技檔案號＝分類號+順序號

如某設計院工程設計檔案號：                                               

（2）累積式科技檔案號的結構模式。這是反映案卷流水排序和庫藏總量的科技檔案號，因此，只采用單純號碼制，即以阿拉伯數字按接收排序，以案卷為單位依次進行累積編號。

2.科技檔案編號的要求

（1）科技檔案號的結構要清楚。科技檔案號具有一定結構模式，而且根據需要還可以適當增加其它內容。這些內容在編號中都要有所區別，并且位置要固定，以便于識別。

（2）科技檔案的代字、代碼含義要明確。科技檔案號是由代字、代碼組成的，它們是一定類別和內容的代稱。首先，在同一層次中，代字、代碼要具有專指性；其次，代字、代碼的含義要確切。為了明確代字、代碼的含義，可以編制代字、代碼表或在有關編號制度中，以規定其含義的方法限定代字、代碼的內容。

（3）科技檔案號的位置要醒目。科技檔案號是管理科技檔案的工具，在案卷上的位置應十分醒目。一般應在封面的左上角和案卷脊背上同時標明，使案卷無論平放或立放，都能清楚地顯示其科技檔案號。

3.科技檔案編號的程序

（1）設計科技檔案號。根據庫藏組織和編號要求，確定科技檔案號的類型和結構模式。

（2）編制科技檔案代字、代碼表。為了明確代字、代碼的含義，便于編號和使用，對于決定采用的代字、代碼，都要標明其類別。

（3）納入輔助代號。根據需要，設定其它有關符號，酌情編入科技檔案號。如：

庫位號。也稱科技檔案收藏號或保管號，其作用是指明科技檔案的庫藏位置，保證迅速調卷和歸卷。對于科技檔案數量浩大和采用流水排架的案卷較為重要。

科技檔案特殊載體代號。科技檔案管理有時需要在科技檔案號中標明載體類型，對此應按照國家規定的文獻載體代碼標準標注（見表12-3）。