摘要：本文認(rèn)為現(xiàn)行文、檔分治管理體制已不適應(yīng)現(xiàn)代辦公技術(shù)環(huán)境，提出并論述了建立文檔一體管理體制的時代要求、重點問題、指導(dǎo)思想、理論基礎(chǔ)、基本設(shè)想。
關(guān)鍵詞：文檔管理體制   改革   創(chuàng)新

　　構(gòu)建適應(yīng)文檔一體化運行機(jī)制的新型管理體制已勢在必行。筆者就此略陳管見。
　　一、構(gòu)建文檔一體管理體制是時代進(jìn)步的要求
　　各類機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革的繼續(xù)深化，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和材料技術(shù)的快速發(fā)展，無紙化辦公環(huán)境的不斷形成，電子文件的大量涌現(xiàn)，文件歸檔方式的靈活多樣等等，既為文檔一體化管理提出了客觀要求，也為文檔一體化管理提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。但是，文檔一體化管理至今尚未完全到位，根本原因就在于現(xiàn)行文、檔分治的體制性障礙。現(xiàn)在文書工作由“兩辦”（中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳）領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作由國家檔案局領(lǐng)導(dǎo)。這種管理體制，在建國初期為建立正常的機(jī)關(guān)文書、檔案工作發(fā)揮了重要作用，也與紙質(zhì)文件為主體、手工操作為唯一方式的文、檔工作基本相適應(yīng)。從20世紀(jì)80年代后期起，特別是近幾年來，隨著辦公自動化速度的加快，文、檔工作界限日益淡化，一體化管理已勢不可擋。2001年4月，在中央、國家機(jī)關(guān)檔案工作座談會上，中共中央辦公廳主任王剛講話指出：在中央、國家機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作中，首先要堅持文檔一體化原則，并且強(qiáng)調(diào)，多年的實踐證明，機(jī)關(guān)的檔案信息化建設(shè)必須以文檔一體化為前提。可見，現(xiàn)行管理體制下文、檔工作分家的運行機(jī)制，現(xiàn)行行政規(guī)章所規(guī)范的文、檔工作行為，是有礙于貫徹“文檔一體化原則”和實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的。因此，解放思想，實事求是，與時俱進(jìn)，改革現(xiàn)行管理體制，建立新的管理體制和運行機(jī)制，制定新的行政法規(guī)，開展實踐與理論創(chuàng)新，以適應(yīng)新技術(shù)條件下文檔一體化的要求，就成了時代的呼喚。
　　二、構(gòu)建文檔一體管理體制當(dāng)前應(yīng)重點解決的幾個問題
　　（一）認(rèn)識問題。現(xiàn)行管理體制實行了近半個世紀(jì)，一些人已形成了一定的思維定式和行為習(xí)慣，新技術(shù)創(chuàng)造了文檔一體化新環(huán)境時，其認(rèn)識并未與實踐的發(fā)展同步前進(jìn)，仍停留在傳統(tǒng)思維定式上。這種滯后認(rèn)識，對深化文檔一體化建設(shè)產(chǎn)生了嚴(yán)重的負(fù)面影響。因此，應(yīng)以歷史唯物主義的科學(xué)態(tài)度，深入研究文檔工作運行規(guī)律和發(fā)展趨勢，認(rèn)識文檔管理體制創(chuàng)新的必要性。
　　（二）觀念問題。改革不合時宜的現(xiàn)行體制，創(chuàng)建新的管理體制，關(guān)鍵要以先進(jìn)的觀念作指導(dǎo)。首先是強(qiáng)化改革觀。構(gòu)建文檔一體管理體制是社會發(fā)展對文檔工作的必然要求。當(dāng)今世界高新科技突飛猛進(jìn)，強(qiáng)烈地沖擊、震撼和改變著人們的生存環(huán)境、思想觀念與行為方式。面對高度發(fā)達(dá)的自動化技術(shù)、全新的信息記錄和傳輸方式，重新審視現(xiàn)在工作方式和工作環(huán)境，我們只有認(rèn)清形勢，強(qiáng)化改革意識，敢于破舊立新，才能與時俱進(jìn)。其次是更新價值觀。現(xiàn)行文檔管理體制、工作模式與運行機(jī)制是手工作業(yè)的產(chǎn)物，已不能適應(yīng)先進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展要求，妨礙了文檔一體化的真正實現(xiàn)，不利于文檔工作資源的優(yōu)化配置。因此，應(yīng)以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，用“三個有利于”價值標(biāo)準(zhǔn)去認(rèn)識現(xiàn)行管理體制的滯后性，積極探索新技術(shù)條件下文檔管理體制創(chuàng)新的必然性。
　　（三）文檔關(guān)系問題。長期以來，由于受現(xiàn)行管理體制所限，文、檔工作之間存在著一條人為的鴻溝，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范各自為政，業(yè)務(wù)建設(shè)各行其是，造成文件材料歸檔完整率難盡人意，影響了檔案的整理、鑒定、編研質(zhì)量，檔案信息資源利用效益不高。因此，應(yīng)以鄧小平“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”思想為指導(dǎo)，樹立整體優(yōu)化與綜合開發(fā)意識，徹底理順文、檔工作關(guān)系，疏通上、下游渠道，使文、檔工作在統(tǒng)一的管理體制和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范下形成一條龍服務(wù)體系，切實提高文檔工作的整體質(zhì)量和效益。
　　（四）創(chuàng)新問題。一是體制創(chuàng)新。構(gòu)建文、檔一體管理體制是一項系統(tǒng)工程，包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、隸屬關(guān)系、人員配置以及相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度、運作機(jī)制等，既不能急躁冒進(jìn)，也不能消極等待。應(yīng)以實事求是、積極穩(wěn)妥的態(tài)度，建立由行政官員、專家學(xué)者和基層人員組成的三結(jié)合研究隊伍，在充分調(diào)研和論證的基礎(chǔ)上，提出可行性方案供國家有關(guān)部門決策時參考。二是理論創(chuàng)新。實踐創(chuàng)新必然要求理論創(chuàng)新，為實踐的發(fā)展做出合理的解釋和提供科學(xué)的理據(jù)。因此，加快相關(guān)學(xué)科理論創(chuàng)新體系的建設(shè)已是當(dāng)務(wù)之急。在基礎(chǔ)理論研究方面，應(yīng)探索《文檔學(xué)概論》理論構(gòu)架；在應(yīng)用理論研究方面，應(yīng)盡快建立《文檔管理學(xué)》理論體系，以適應(yīng)實踐的需要并指導(dǎo)實踐健康有序的發(fā)展。
　　（五）體制轉(zhuǎn)型問題。應(yīng)以歷史唯物主義態(tài)度來正確評價現(xiàn)行管理體制的歷史地位和歷史功績，并從實際出發(fā)，妥善解決新舊體制的轉(zhuǎn)換與銜接問題，正確處理和協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，以確保文、檔工作的健康運行。
　　三、構(gòu)建文檔一體管理體制的指導(dǎo)思想和理論基礎(chǔ)
　　（一）構(gòu)建文檔一體管理體制的指導(dǎo)思想。
　　以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，實事求是，解放思想，與時俱進(jìn)，按照精簡效能和優(yōu)化配置的原則，根據(jù)現(xiàn)代辦公條件變化及其對文、檔工作的新要求，構(gòu)建適應(yīng)辦公自動化新技術(shù)環(huán)境的新型管理模式，以提高文、檔工作水平，更好地為黨和國家的各項事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
　　（二）構(gòu)建文檔一體管理體制的理論基礎(chǔ)。
　　首先，辯證唯物史觀是構(gòu)建文檔一體管理體制的哲學(xué)基礎(chǔ)。馬克思主義哲學(xué)關(guān)于經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)與上層建筑的基本原理告訴我們，一定的上層建筑必須適應(yīng)并保護(hù)一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。從“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的科學(xué)論斷來看，文檔工作作為一種專業(yè)技術(shù)性工作，應(yīng)當(dāng)屬于經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)范疇；文檔工作管理體制作為國家政治體制的一部分，應(yīng)當(dāng)屬于上層建筑范疇。就社會發(fā)展而言，現(xiàn)行檔案管理體制是建立在以紙質(zhì)文件為主體、手工操作為唯一方式的傳統(tǒng)技術(shù)基礎(chǔ)之上的，因此，當(dāng)傳統(tǒng)技術(shù)基礎(chǔ)已經(jīng)動搖，傳統(tǒng)技術(shù)已經(jīng)逐漸淡出歷史舞臺之時，其管理體制就不必繼續(xù)下去了。同時，當(dāng)現(xiàn)代辦公自動化等新技術(shù)已經(jīng)登上歷史舞臺并逐漸成為文、檔工作的主要方式時，構(gòu)建適應(yīng)并保護(hù)新技術(shù)的文、檔一體管理體制，也就成為歷史的必然了。
　　其次，信息論、系統(tǒng)論、控制論是構(gòu)建文檔一體管理體制的一般科學(xué)理論基礎(chǔ)。當(dāng)我們用“三論”的基本原理來認(rèn)識文件到檔案的整個運動過程時，不難發(fā)現(xiàn)這樣一個顯而易見的事實：文件到檔案的發(fā)展變化過程是一個人工控制下的信息利用價值運動系統(tǒng)。因此，構(gòu)建文檔一體管理體制，正是為了優(yōu)化這個價值運動系統(tǒng)，使之具有更強(qiáng)的整合性、操作性和有序性，從而發(fā)揮出最大的整體功能。
　　其三，檔案形成與運動規(guī)律是構(gòu)建文檔一體管理體制的專業(yè)理論基礎(chǔ)。文件從產(chǎn)生到消亡或永恒是一個完整的生命運動過程，經(jīng)歷了現(xiàn)行作用——半現(xiàn)行作用——非現(xiàn)行作用三個階段，無論其運動狀態(tài)如何，它同所有的事物一樣，總是按照一定的客觀規(guī)律和特有的邏輯聯(lián)系向前發(fā)展變化的。人們只有認(rèn)識、揭示、把握這一規(guī)律，去推動和強(qiáng)化文件作用向檔案作用作健康有序的轉(zhuǎn)化，才能實現(xiàn)文、檔運動過程的良性循環(huán)。反之，則損害文件與檔案的有機(jī)聯(lián)系及其整體作用。因此，當(dāng)辦公領(lǐng)域處于手工作業(yè)時，文、檔工作界限明晰，實行文、檔分治的管理體制是具有積極意義的；但是在現(xiàn)代化辦公技術(shù)條件下，文、檔工作一體化已呈現(xiàn)出不可阻擋之勢的時候，就應(yīng)該與時俱進(jìn)構(gòu)建和推行文、檔一體管理體制了。
 　　四、建文檔一體管理體制的基本設(shè)想
 　　（一）成立文件與檔案局。
　　成立各級文件與檔案局，列入同級政府行政編制，在各級黨委、政府的領(lǐng)導(dǎo)和上級文件與檔案局的指導(dǎo)下，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理各級文件與檔案工作，包括文檔事業(yè)的政策法規(guī)、發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)規(guī)范、教育科研、宣傳出版等，即由現(xiàn)在各級黨和政府辦公廳（室）所屬的秘書機(jī)構(gòu)與檔案行政管理部門合并建成，履行其全部職責(zé)。各級各類機(jī)關(guān)均照此建立相應(yīng)的管理體制，為貫徹“文檔一體化原則”提供組織保證。
　　（二）建立、健全相關(guān)的法律法規(guī)體系。
　　在現(xiàn)行的《中華人民共和國檔案法》和文件、檔案法規(guī)的基礎(chǔ)上，加快文件立法工作，做好文件、檔案法規(guī)的統(tǒng)一、修訂、健全、完善工作，建立起適應(yīng)文檔一體管理體制的法律法規(guī)體系，為文、檔一體管理體制的建立和推進(jìn)提供法律保障，使各級文件與檔案局能夠依法行使職權(quán)，并依法推進(jìn)文檔一體化管理的法制化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
　　（三）建立文檔一體管理工作機(jī)制。
　　一是政府應(yīng)加大機(jī)關(guān)信息化和檔案數(shù)字化建設(shè)投入，利用政府網(wǎng)建成開通文、檔信息高速公路，或由文檔管理部門建成獨立的文、檔工作網(wǎng)站；二是成立現(xiàn)行文件與檔案信息一體化社會服務(wù)機(jī)構(gòu)，為文、檔信息資源綜合管理與開發(fā)提供便利條件，逐步實現(xiàn)文、檔信息利用的便捷化、制度化和社會化。
　　（四）增設(shè)文檔一體管理課程，加強(qiáng)文檔一體管理學(xué)術(shù)研究，搭建新的理論平臺，培育新型人才。
　　根據(jù)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位文檔一體化管理新形勢和政府文檔一體管理新體制對人才和理論的要求，應(yīng)改革現(xiàn)在的檔案專業(yè)教學(xué)內(nèi)容和課程設(shè)置體系，一方面增設(shè)《文檔學(xué)概論》和《文檔管理學(xué)》等專業(yè)課程，同時在其他相關(guān)課程中亦適當(dāng)增加這方面理論與實踐的內(nèi)容；一方面倡導(dǎo)專家學(xué)者和廣大文、檔工作者積極探討文、檔一體管理體制的實踐與理論問題，為文檔一體管理體制的建設(shè)和完善提供人才保障和理論支持。

參考文獻(xiàn)
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