一、唐代文書檔案管理機構及職官設置
1.唐代中央文書檔案管理的機構及職官設置。唐代的文書檔案在檔案管理上三省的職權按照“中書處令、門下審議、尚書執行”的分權運行體制，將文書的擬定權、審核權和執行權分別賦予中書省、門下省和尚書省。在操作中，中書省負責草擬中央文書以及轉呈與草拰批復各級官府上呈的奏章文書，中書省以中書令為首長，下設中書侍郎、中書舍人、起居舍人、右補闕等，其中中書舍人掌管“侍奉進奏，參議表章”[1]，在中書省中，中書舍人具體負責對全國各地上呈的奏章文書進行閱示，然后提出相應的意見再提交給皇帝批閱。同時皇帝的詔命文書也由中書舍人起草，即“凡詔旨敕制及璽書冊命，皆按典故起草進畫，既下則署而行之?！盵1]門下省的最高長官為侍中，下設給事中、起居郎、門下錄事、符寶郎等，其中給事中負責具體辦理文書封駁事務，即“掌侍左右，分判省事。凡百司奏抄，侍中審定，則先讀而署之，以駁正違失”[1]，符寶郎則負責對具體文書檔案的保存和收集，《新唐書·百官志》當中記載符寶郎“掌天子八寶及國之符節。有事則請于內，既事則奉而藏之。大朝會，則奉寶進于御座；行幸，則奉以從焉。大事出符，則藏其左而班其右，以合中外之契，兼以敕書；小事則降符函封，使令而行之。凡命將、遣使，皆請旌節，旌以專賞，節以專殺”[2]。尚書省負責文書的具體執行，在尚書省下設吏部、禮部、戶部、兵部、刑部和工部，合成“六部”，六部負責中央各項政務檔案的具體管理，各個部門均設有都事，專門負責對本部門的文書檔案進行管理，不僅負責收受文書、轉發文書，還負責稽查缺失和監印等職責。唐代的中央檔案管理機構和檔案管理的職官及其職責的規定，從事檔案稽查管理的官員在中央以尚書省為主要負責機關，在六部中都分別設置都事對該部門的檔案文書進行監督管理，這就奠定了唐代文書檔案勾檢制度的機構和職官框架。2.唐代地方文書檔案管理機構及職官制度設置。唐代的地方行政實行州縣制，后在州縣上設置道，構成三級地方政權。在檔案管理上，各級政府都有相應的專門管理機構和官員。在道一級，專門設置參謀、書記，書記是直接負責文書檔案管理的職官，書記的職責是“掌朝覲、聘問、慰薦、祭薦、祈祝之文與號令升拙之事”[3]，州一級設置錄事參軍專門負責檔案管理，縣一級設置主簿、錄事等職官專門對文書檔案進行管理，其中錄事參軍主簿負責文書檔案的勾檢工作?？梢姡诘胤礁骷墸谠O置文書檔案管理機構的同時，都有專門從事文書檔案勾檢工作的人員。
二、唐代文書檔案勾檢制度
勾檢制度是指文書檔案監督檢查制度[4]176。史料顯示，唐代的文書檔案勾檢制度體系，不僅通過檔案管理體系體現出來，還在文書檔案監督檢查事務上，上至中央，下到地方，普遍實行，構成一個獨立的系統，存在著專門的職官、專門的職能和專門的機構。唐代的行政立法和相關的歷史資料中都可以找到關于對勾檢官員及其任職的規定?！短屏洹分蟹Q專門從事文書檔案監督檢查的官員為“勾官”，從事文書檔案監督檢查工作的機構為“勾司”“，勾官”從事的事務稱為“勾檢”，關于“勾官”的職責，《唐六典·尚書省》中規定“：凡文案既成，勾司行朱訖，皆書其上端，記年月日，納諸庫?！盵5]從該法的規定中可以看出來，唐律中規定的勾官的職責主要是對已經經過歸檔程序入冊保存的檔案進行檢查，如果合格了就在文檔的上端用紅筆標出標記，并且記錄好年月日，之后才能入庫保存。后經考古發現，在唐代的文獻檔案中，確實發現有紅色標注和日期標署，可見當時的檔案管理中勾檢工作已經十分普遍。同時在《唐律疏議》中，對文書檔案的勾檢工作及其內容也有著詳盡的規定。根據《唐律疏議》記載“：檢者，謂發辰檢稽失，諸司錄事之類。勾者，署名勾訖，錄事參軍之類。”[6]從《唐律疏議》的記載中可以發現，唐代的勾檢工作是由“檢”和“勾”兩個部分構成的“，檢”是指檢查，主要是對已經處理完畢，交送到“勾司”的文書檔案進行檢查，確認是否存在差錯漏失，有無處理不當或者遲辦錯辦的檔案；檢查完畢以后還有一個“勾”的環節，“勾”就是指“勾訖”，是指檢查人員在檢查完畢以后用紅筆在被檢查的文書檔案上簽署姓名和日期，以表示對該檢查行為負責?！短坡墒枳h》中對勾檢工作的內容、操作流程和相關責任的規定如此細致，甚至在有些地方比今天的法律規定的還要細致。從上述唐代的檔案管理的職官體系可以看出，唐代檔案管理職官體系從中央到地方都設置了文書檔案的勾檢人員，事實上唐代文書檔案的勾檢官吏及其職責不僅限于此，在《唐六典》、《新唐書》和《通典》中都有對唐代勾檢官吏的職官及其職責有著具體詳盡的規范和記載。根據唐代的三省六部制的職能規范，中書省由中書舍人具體負責該部門的文書檔案勾檢工作，門下省由符寶郎具體負責門下省的文書檔案勾檢工作，尚書省下設了六部，各部也都設置了專門從事檔案勾檢工作的人員。事實上，中央文書檔案勾檢工作的主要負責機構是尚書都省，根據《唐六典·尚書都省》規定“：左右司郎中員外郎，各掌付十有二司之事，以舉正稽違，省署符目，都事監而受焉?！盵7]這一規定可以看出，唐代的尚書省設置了左右司郎中員外郎，這一官職主要就是對中央的檔案“舉正稽違”。同時，《新唐書·百官志》還記載：“以都事受事發展，查稽失、監印，給紙筆；以主事令史、書令史、署復文案，出符目?！盵2]從這些記載可以看出，尚書省設置了兩類專門從事文書檔案構建工作的人員，第一類是主管人員，這些人員通常作為領導人員，統籌負責領域之內的文書檔案的勾檢工作，同時還可能從事該事務以外的其他事項的工作，比如“左右郎中員外郎”就是負責十二司的文書檔案的勾檢工作；另外一類是辦理事務的人員，這一類人員是按照領導的部署安排，直接從事具體的文書檔案勾檢工作，直接從事檔案內容的檢查、文案的簽署等，他們往往是級別較低的官員，其業務往往將檔案勾檢工作作為唯一工作，比如主簿、主事、令史、書令史等。此外御史臺作為監察機構，也設置專門從事檔案勾檢工作的人員，在《通典·職官》中記載“：主簿掌付勾稽，省署抄目。監印給紙筆?！碧拼奈臅鴻n案勾檢制度，不僅僅體現在機構和職官上，還體現在操作流程上。唐代尚書省作為全國最高的文書監察檢查機構，統領著全國的文書檔案勾檢工作。在工作上，尚書省不僅負責對各個官府文案的“稽失”工作，還要勾檢京師各個衙門和地方州縣前一年的“制敕計奏之數，省符宣告之節”，即對文書數量情況進行核對。在檢查程序上，從尚書省到各個單位，都要按照登記、檢查、復查三個步驟進行，首先要經過上報單位或者制定單位向勾檢部門的“省署抄目”，即對文書檔案的數目進行核對登記；其次由勾檢人員進行檢查；最后由主管官員復查完畢后根據檢查情況進行署名和日期。唐代檔案管理以文書檔案為主，文書檔案管理提議以三省六部制為核心的職官體系為制度基礎，從而構成從上至下，聯系各個部門、各個環節的制度體系。在中央由尚書省統管全國的檔案勾檢工作，其他各個部門分別設有勾官，對各自負責的部分進行檢查監督。在勾檢程序和勾檢內容上，各個部門都無差異，主要是對檔案辦理情況、簽署情況以及檔案數目等情況進行確認，并且簽署姓名日期后歸檔保存。通過本部門設置專門的人員進行勾檢的制度，能夠發揮本部門人員對檔案內容熟悉了解，從而可以有些檢查的作用。同時，上下級勾檢部門的配合與互補，又確保了勾檢工作的有效性，提高勾檢工作人員的責任心。唐代的文書檔案勾檢制度說明了當時統治者對文書檔案的重視，同時也反映了唐代勾檢制度的先進性。
作者：姜劍云 王曉曦 單位：河北大學文學院
