專門檔案4

試論我校檔案管理工作現狀和對策

——攀枝花市第十五中學校 陳增萍

【摘要】學校檔案是學校廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料,是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。

【關鍵詞】學校檔案 管理現狀 對策

檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，是辦好學校的重要基礎性工作，是衡量一所學校管理水平的重要標志之一。學校檔案也是學校教育教學活動的真實記錄，對推動學校教育教學改革、科學管理、提高教學質量、開展教學研究、維護學校的權利、展示學校的輝煌業績和發展歷程具有重大作用；學校檔案還是一個學校的廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成的具有保存或參考價值的檔案資料,它反映了學校各個歷史時期的工作和活動情況,在學校工作中起著承前啟后的作用,分析利用學校檔案,能有效幫助提高教育管理和學校教學水平。做好學校檔案管理工作,對教育、教學、教研活動,有著十分重要的作用。

一、我校檔案管理工作的現狀分析

現階段,我校和很多學校一樣，都存在著對檔案管理工作不夠重視,檔案管理資源不足和管理手段不高,其主要表現在以下幾方面:

1、學校領導重視不夠，檔案管理意識淡薄,利用率不高。長期以來,由于學校各級、各部門的工作人員對檔案管理工作意識不強,認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性,是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。

2、檔案管理人員業務素質不高,檔案管理工作開展難度大。我校原來沒有設定專職檔案管理崗位,甚至有一段時間學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的,其中一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗,缺乏系統培訓,檔案管理手段落后,嚴重制約學校檔案管理工作的發展。

3、重文書檔案，輕教學檔案。我校文書檔案上通下達，收集、歸檔有較為固定的渠道，形成比較完善的制度。而教學檔案是一個薄弱環節，由于存在只重視教學不重視檔案的思想意識，造成制度不健全，無專職人員管理，缺乏教學檔案資料的完整性。

4、硬件設施不達標,檔案資料不全。學校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作,為學校發展留下真實的軌跡。目前在很多學校普遍存在的現象:一是有的不具備最基本的保管檔案的條件，如檔案保管室的通風、防潮、防霉、防盜、防火等條件不能滿足要求,使已有的檔案容易缺失或遭受破壞；二是檔案保管設備不齊全,規格不一,不能滿足新時期檔案多樣化的需要。如我校的原始檔案多為紙質打印檔案,仍有部分手工抄寫、頁面規格紛歧的卷宗,而電子、音像、磁盤等介質的檔案卻很少，形成檔案資料不夠完整。又如檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現象,也使得學校檔案管理工作開展的難度進一步加大。

二、加強我校檔案管理工作的對策

1、加強領導,完善檔案管理工作體系。學校領導應高度重視檔案管理工作,要真正實現加強檔案管理工作，首先要加強領導，明確責任。學校每年在制訂工作計劃時，要具體落實本年度檔案管理工作的目標，并列入到學校整體工作計劃中去。應該成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組,建立完善的檔案管理制度,以積極推進學校檔案管理工作發展。

2、加強檔案管理人員的自身素質，專職人員管理,是強化檔案管理工作基礎。檔案管理是一門復雜的科學，作為學校的專職檔案工作人員，必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養,還必須做到業務精通。

檔案管理人員的自身素質是搞好檔案管理工作的一個十分重要的條件，檔案管理人員在工作中要不斷鉆研業務，取長補短，精心操作，加強自身建設，不斷提高自身素質。我校對檔案人員業務素質建設加大了培養力度,一方面積極組織檔案管理人員參加檔案業務培訓,學習檔案專業理論知識；另一方面建立健全學校檔案工作網絡,運用現代化管理技術和先進技術設備,提高管理水平,跟上辦公自動化步伐。

3、全校參與,增強檔案管理工作意識。通過向全校教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規和制度的講座，開展檔案知識競賽,來提高教職工的檔案意識,促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。學校各科(組、處)室設兼職檔案員,積極參與和配合學校檔案管理工作,開展檔案的收集、整理、歸檔,從組織上、人員上保證檔案工作的順利開展。

4、加強硬件建設,保證檔案管理工作質量。硬件建設是提高檔案水平的保障,同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要設立專門的綜合檔案室,添購檔案管理設施設備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、使用方便、管理規范。

5、多點開花,豐富檔案管理工作內容。檔案工作是一項累積性工作,首先需要檔案管理人員在日常工作中注重學校各類資料的收集和整理,全方位收集相關檔案資料,倡導學校全體師生支持學校檔案的管理工作,積極提供有記錄價值的教育教學資料,也要努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源,比如收集分散的知名校友檔案等,使室藏檔案內容豐富充實起來。

6、實現管理現代化,拓寬服務領域。隨著社會科技的進步,檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向,一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率,使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門,提供查閱便利,提高使用利用率,使他們親身體驗到檔案信息的價值,促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

7、與時俱進,努力與校園文化建設相結合。學校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體。因此，學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下,努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍,努力與德育教育各類活動相結合,成為校園文化建設的重要基地,最大范圍反映學校的文化風貌和歷史面貌。

總之,學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時,主動提供檔案利用服務,做到檔案管理工作和管理方法的科學化,管理手段的高效化,檔案工作的標準化,建立檔案管理工作長效機制,使檔案價值得以充分體現,推進教育事業的發展。

參考文獻:

[1] 周楓,辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探[J]山東檔案

[2] 佚名《提升檔案管理人員素質的對策與建議》