一、文書檔案管理中潛存的常見問題

（一）需進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)

一些企業(yè)當(dāng)中存在檔案管理人員無證上崗的現(xiàn)象，很多的檔案管理人員并未參加過真正的檔案管理培訓(xùn)及知識(shí)的學(xué)習(xí)，僅僅停留在簡單的檔案日常管理當(dāng)中，為此則不能夠及時(shí)的更新早已落后的管理理念，不能夠緊隨最新的現(xiàn)代化檔案管理腳步，嚴(yán)重阻礙著企業(yè)檔案管理水準(zhǔn)的進(jìn)一步提升。在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的迅猛進(jìn)步與發(fā)展的今天，在檔案管理工作中有效的運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)及先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)早已成為一種時(shí)代發(fā)展的要求，為此，作為檔案管理工作人員則急需努力提升自己專業(yè)的檔案管理水準(zhǔn)，參加各種有關(guān)檔案管理知識(shí)及技能的學(xué)習(xí)，這樣才能夠促使企業(yè)實(shí)施切實(shí)可行的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作。

（二）文書工作與檔案工作相互間存在銜接問題

文書工作與檔案工作二者既存在密切的聯(lián)系，又存在一定的區(qū)別?？墒窃诂F(xiàn)實(shí)的文書檔案管理日常工作當(dāng)中，針對(duì)文書與檔案的管理需要實(shí)施‘分塊式管理’，此種文書檔案管理方式是非常有效的，但在具體的操作當(dāng)中，分塊式管理致使文書工作與檔案工作相脫離。在實(shí)際的文書檔案管理工作當(dāng)中，文書工作人員在檔案管理方面的知識(shí)非常匱乏，檔案管理人員在日常很少涉及到文書的工作，造成文書工作與檔案工作銜接上存在脫節(jié)的現(xiàn)象。在目前的文書工作與檔案工作的銜接方面，文書格式與處理方法上潛存許多未按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)及要求規(guī)范的問題，這是需要引起特別重視的。

二、文書檔案管理工作水平進(jìn)一步提升的具體措施

文書檔案管理工作要想做好，受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的注重和采取實(shí)際的措施是非常重要的，作為文書檔案管理工作人員則要飽含熱情的投入到日常的文書檔案管理工作當(dāng)中，利用各類活動(dòng)來向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員進(jìn)行文書檔案管理的重要意義以及文書檔案法律規(guī)章制度，進(jìn)而促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及全體工作人員增加對(duì)文書檔案管理的重視度進(jìn)一步提高，同時(shí)最大限度上獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的重視和對(duì)管理工作的支持，最好能夠?qū)⑽臅鴻n案管理工作作為企業(yè)總規(guī)劃中的重要工作內(nèi)容，與此同時(shí)，不斷加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理費(fèi)用及使用設(shè)備的資金投入，促使企業(yè)文書檔案管理水準(zhǔn)進(jìn)一步提升，推動(dòng)企業(yè)文書檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化方向發(fā)展。在現(xiàn)實(shí)的文書檔日常管理當(dāng)中，我們要將目前處于被動(dòng)狀語下向企業(yè)供應(yīng)檔案資料的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)性的一種工作狀態(tài)。在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的今天，現(xiàn)實(shí)對(duì)文書檔案管理有著高標(biāo)準(zhǔn)的需求，為此，作為文書檔案管理工作人員要努力提升自己的專業(yè)管理技術(shù)水平，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，增強(qiáng)文書檔案管理現(xiàn)代化專業(yè)技能及相關(guān)知識(shí)，將先進(jìn)科學(xué)的現(xiàn)代化管理理念運(yùn)用到日常的文書檔案管理工作當(dāng)中去，促使自身成為具有專業(yè)管理技能、擁有先進(jìn)管理方法的管理人才，這樣才能夠?yàn)槠髽I(yè)做好文書檔案管理工作，貢獻(xiàn)出自己獨(dú)特的力量。

（一）做好文書工作與檔案工作的規(guī)范化銜接

對(duì)于檔案來講，文書是基礎(chǔ)。文書工作質(zhì)量將對(duì)檔案質(zhì)量產(chǎn)生直接性的作用及影響，在低質(zhì)量的文書工作的狀況下，檔案質(zhì)量也不會(huì)有多高的水平。為此，文書工作是否規(guī)范化將直接關(guān)乎著檔案管理最終水準(zhǔn)。所以，作為文書工作人員需要不斷的提升自己的檔案管理專業(yè)知識(shí)，在企業(yè)中做好文書資料的立卷歸檔工作。

（二）強(qiáng)化各部分間的有效協(xié)作做好文書檔案的搜集

作為文書檔案管理工作人員要對(duì)本企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的掌握，最新動(dòng)態(tài)要及時(shí)了解，多在各個(gè)部門走動(dòng)，這樣才能夠得到最新的資料及有效信息，同時(shí)結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀入手，以企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求為出發(fā)點(diǎn)主動(dòng)的進(jìn)行文書檔案的日常管理。與此同時(shí)，不斷強(qiáng)化文書檔案管理部門相互間的有效協(xié)作，促使文書檔案資料搜集工作能夠順利的開展。

（三）創(chuàng)建行之有效的管理制度及管理程序嚴(yán)格遵循管理機(jī)制辦公

日常的文書檔案管理工作一定要嚴(yán)格遵循相關(guān)管理機(jī)制，嚴(yán)格進(jìn)行文書檔案的審核及簽發(fā)，杜絕隨意濫發(fā)文書或者發(fā)放無效文書的情況存在。文書印刷前期需要針對(duì)全部文書提前進(jìn)行審核及簽發(fā)，看簽發(fā)手續(xù)及文書格式是否與規(guī)定相吻合，文書印刷的時(shí)候文書工作人員則需進(jìn)行二次檢查。針對(duì)文書的紙張類型、文書字體、排版情況要以相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行，最大限度上利用隨卡片的積極作用，填寫文書處理單、發(fā)放的稿紙卡片要做到讓人一目了然，同時(shí)對(duì)文書發(fā)放范圍要明確化，文書中的件數(shù)要進(jìn)行嚴(yán)格的科學(xué)掌控，避免隨意抄送的情況發(fā)生。

（四）做好文書檔案基礎(chǔ)性工作對(duì)文書檔案結(jié)構(gòu)及內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)調(diào)整

資料的搜集-簽訂-保管-統(tǒng)計(jì)是做好文書檔案管理工作的重要性基礎(chǔ)，作為管理工作人員則要具備對(duì)企業(yè)各部門全部的有用資料、有用文件進(jìn)行及時(shí)的搜集，同時(shí)隨時(shí)對(duì)在企業(yè)日常活動(dòng)中形成的具有生動(dòng)性的細(xì)節(jié)性檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的整理，對(duì)信息資料進(jìn)行科學(xué)的整合，實(shí)施具體的淺析-篩選-探究-整理，最大限度上促使文書檔案的作用得到最大的發(fā)揮，同時(shí)逐漸豐富文書檔案內(nèi)容，將各個(gè)階段的文書檔案工作重要內(nèi)容具體化，以企業(yè)的發(fā)展方向?yàn)橹行倪M(jìn)行日常的文書檔案管理工作，逐漸形成服務(wù)企業(yè)大局發(fā)展的文書檔案管理。

三、結(jié)束語

判斷企業(yè)管理實(shí)際水準(zhǔn)高低的重要標(biāo)準(zhǔn)即文書檔案管理水平，同時(shí)文書檔案管理水平，為此，要努力提升企業(yè)文書檔案管理水平，在實(shí)際的工作中嚴(yán)格按照規(guī)定要求做好日常管理工作，把握好文書工作與檔案工作的銜接，加強(qiáng)企業(yè)各部門間的有效協(xié)作，創(chuàng)建完善的文書檔案管理制度及相關(guān)程序，促使企業(yè)文書檔案管理工作朝向標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化方向發(fā)展，從而才能夠使得文書檔案資料利用效率差得到顯著的提升，推動(dòng)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展和壯大。

作者：史廣娟 單位：吉林省洮南市市政設(shè)施管理服務(wù)中心