電子文檔一體化管理，最直觀的解釋就是把文書工作和檔案工作整合一個工作系統，進行統一控制和管理，其實質就是將檔案管理的若干功能提前，實現文件、檔案的前端控制和全程管理。隨著鋼城企業總公司局域網的建成，對檔案信息的收集、管理和開發、利用提出了新的要求。隨著總公司產業結構調整、機構改革等工作的不斷深入，電子文檔一體化管理面臨著嚴峻挑戰，同時也面臨著跨越式發展的良好機遇。
　　一、總公司文檔管理現狀
　　現狀一：電子文件與紙質文件的共存狀態（由秘書科專職文書處理）
　　從總公司局域網建成，電子文檔由此而誕生，電子文件與紙質文件并存，大體上可以歸結為以下兩類情形：第一類是收文管理，先有紙質文件，執行對上級來文進行收文登記，轉相關人員批閱流傳、辦理，流轉結束后根據存儲、利用等方面的需要由專職文書歸入檔案數據庫，形成相應的電子文件。第二類是在發文管理中用計算機自動辦公系統（OA系統）直接生成電子文件，但出于對文件證據要求或長久可讀的考慮，又將電子文件轉換成紙質文件（在OA系統中這種轉換，未執行發文擬稿、核稿、會簽、發文登記等流程），由專職文書歸檔，形成的紙質文件于次年向檔案科移交。
　　現狀二：電子文件歸檔管理（由檔案科檔案管理員處理）
　　在總公司OA系統，網絡辦公條件下，檔案管理模塊由檔案管理員對各職能部門歸檔的各種文件（如收文文件、發文文件和其他文件等）進行修改，組入案卷。在案卷未封卷之前，可以對檔案中的文件進行卷內文件移動，卷間文件移動，甚至可以移出案卷，封卷后，可以對案卷進行拆卷，案卷移交，提供方便的檔案目錄和檔案內容檢索、查詢及借閱管理功能。普通用戶可按需要提出借閱申請，經管理員批準授權后，實現網上借閱。
根據上述情況，我們不難發現總公司在文檔管理中“文”和“檔”分離，實行各盡職能、各司其職，無疑對總公司文檔管理帶來不利。具體表現在：
　　第一，在工作環節上，文件管理部門與檔案管理部門既不協調，甚至脫節。如文書歸檔整理工作（立卷），本來應由文書處理部門或人員完成，而現在卻是由檔案人員來做，其結果是文件材料的完整性、歸檔率等得不到保障，影響整理工作的質量。
　　第二，在同一個機關部門內，分散了有限的財力和設備，不能將資金集中統籌安排使用，一方面造成不必要的浪費；另一方面不利于文件、檔案工作物質條件的改善。
　　第三，文檔人員知識結構不夠全面。表現在：一是文件管理人員對檔案管理標準不清，例如，文件管理人員對文件存檔價值界定不清，認為只要是文字材料就應該存檔形成檔案；二是文件管理人員對文書的立卷工作不清，概念不明，甚至還不知道文書立卷是文件管理人員職責所在；三是檔案人員對《國家公文格式》、文書處理程序不清；四是檔案人員在分類整理“遲到”的文件時，對總公司當年的大局、要事把握不準，組卷時主次不分、輕重不分、文件的完整性、系統性心中無數。
　　第四，在檔案管理公眾信息平臺上非保密的、公開的檔案信息、日常辦公所需的內部檔案信息不能在檔案信息平臺上自由查閱，必須通過提交申請得到授權后，方可實現網上查閱。
   二、總公司實現文檔一體化管理應做到“四解決”、“一加強”、“一提高”
   （一）解決“文”和“檔”的管理體制。將文件處理工作和檔案工作統一由一個職能部門統管全程
總公司產業結構調整、機構改革即將實施。電子文檔一體化管理是總公司發展的必然趨勢，在文件管理的系統里，文件管理和檔案管理有機的融為一體，兩種職能在“大文件”的概念下自然、有效地結合起來，由統一的文檔人員負責全程管理是符合機構改革的“精簡機構，轉變職能，提高效率”的總體要求。
其一：按照文件生命周期理論，文件從其產生、發揮作用到鑒定銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，它是一個連續不間斷、前后銜接的過程，而且前一階段的文件質量將直接決定后一階段檔案的質量。因此，從檔案的系統性看，有必要把文件管理和檔案管理看作是一個統一的系統工程，采取統一的工作制度和方法來控制前后各有特點但又互相連續、銜接的工作程序，從組織制度和具體工作程序上將二者統一起來，避免重復勞動，節約管理成本。
　　其二：紙質文件的提前歸檔是一個具有關鍵意義的變革。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他部門也可以直接在網上調用，無須到辦文部門來查閱，所以文件形成部門沒有必要把相應的紙質文件留在辦公室里，轉而采取隨辦隨歸檔的做法。這樣一來，紙質文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進行的。紙質文件的隨時歸檔不僅減輕了機構內各部門保管文件的壓力，也減少了個人存放文件保管不善等問題，提高歸檔齊全率。
　　（二）解決檔案實體管理的簡化問題
實行文檔一體化管理，還必須突破傳統的思維，打破傳統的檔案管理模式，探索更加適合計算機管理的現代化文檔模式。過去對紙質文件整理以“卷”為單位，電子文件的出現推動了紙質文件管理改革，導致紙質檔案實體整理由“卷”向“件”的轉變，一方面，以“件”為單位的管理，只需輸入關鍵字（詞）便可快速度多途徑的達到全文系統的檢索功能，隨時隨處在網上利用；另一方面，以“件”為單位的電子文件管理可以根據需要建立文件之間的多維聯系，只要在檢索軟件中標明紙質文件（檔案）的存放位置，便可以非常方便地查找到對應的紙質文件。這樣，對紙質檔案實體秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實現紙質檔案的快捷查詢。立卷的簡化帶動相關工作的簡化，使檔案人員從繁重的整理業務中解脫出來，更多地關注檔案信息資源的建設開發與服務。
　?。ㄈ┙鉀Q檔案價值的利用問題
　　檔案的真正價值在于利用，檔案信息提供利用網絡化，就是利用網絡技術，為利用檔案的人們及時、準確、完整、系統地提供檔案信息的查閱使用。一是非保密的，公開的檔案信息，在公眾信息平臺上自由查閱，無需向檔案管理員提出借閱申請，得到授權后，方可實現網上借閱；二是日常辦公所需的內部檔案信息，利用辦公網絡實行個人授權方式在專用服務器的數據庫中查閱；三是保密檔案信息，通過檔案管理部門信息管理人員對有權查閱的對象在檔案專用服務器中調用和提供。
    （四）解決檔案數據庫的安全管理
　　檔案數據庫的安全管理是檔案信息化建設首要的前提條件。檔案安全管理的重要性是由檔案本身和檔案管理的性質決定的，檔案信息化建設必須充分考慮安全問題，處理好方便、高效與安全管理的關系。一是存儲安全，數字化檔案的存儲應使用帶自動備份功能的專用服務器，設置工作站與辦公網絡相聯接，同時使用光盤定期備份，采取第二個異地保管的備份。
　?。ㄎ澹┘訌娢臋n標準化建設
　　文書檔案工作標準化是文檔一體化管理的基礎，沒有統一的標準，則無法進行一體化管理，在制定標準化時既要考慮國家標準，又要符合文書（檔案）企業標準，形成文檔一體化的規范體系，例如，在對文檔一體化進行設計時，既要參照《國家公文格式》、《檔案著錄規則》、又要參照（集團）公司《公文格式》、《檔案管理標準》，使文書、檔案的標準統一到一個系統上來。
　?。└淖冊械墓芾矸绞?，提高人員綜合素質
　　實行文檔一體化管理，要求文檔人員調整自己的知識結構提高綜合素質，打破按部就班的管理方式。文檔工作對象與相關技術發生了變化，那么其管理方式及對人員素質的要求也必須相應的加以改變。管理方式方面應該從以前的庫房式管理、文件簡單收發管理向信息化管理方面過渡。文檔人員素質也應有所提高，不但要熟悉檔案工作、文件處理工作，還應熟練掌握計算機技術，也就是說，他們不僅是管理專家，還是技術專家。
　　總之，二十一世紀是信息化的時代，隨著新時期信息工作和檔案工作的發展，文檔一體化管理是文書工作和檔案工作發展的必然結果，也是適應總公司跨越式發展的必然趨勢。