隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，已使文件與檔案管理經(jīng)歷了由傳統(tǒng)的手工管理到利用計(jì)算機(jī)分別進(jìn)行管理，再到綜合利用計(jì)算機(jī)實(shí)行一體化管理三個(gè)階段。目前，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)的不斷普及和應(yīng)用，電子文件的大量涌現(xiàn)，文件與檔案管理已經(jīng)進(jìn)入第四個(gè)發(fā)展階段——電子文件與檔案管理階段。如何對電子文件信息進(jìn)行有效的控制和管理，使之在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮更好的作用已經(jīng)成為我們亟待解決的問題。“文檔一體化”為我們提供了電子文件信息控制和管理的主要手段。
    一、“文檔一體化”的概念。
    “文檔一體化”是從文書和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、制發(fā)到歸檔管理全過程控制。它包括：文檔實(shí)體生成一體化，即對公文從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案，直至檔案被銷毀為止的整個(gè)生命周期進(jìn)行全面管理；文檔管理一體化，即從管理體制、組織結(jié)構(gòu)、人員配備等方面保證一體化的實(shí)現(xiàn)；文檔信息利用一體化，即利用時(shí)不考慮信息是文件信息還是檔案信息，用一條檢索命令即可查到所需的全部文檔信息；文檔規(guī)范一體化，即要制定出符合公文辦理和檔案管理實(shí)際情況的文檔一體化規(guī)范①。其中，文檔管理一體化是前提。目前，文書工作與檔案工作實(shí)行的是分別管理的體制，這是阻礙文檔一體化各項(xiàng)工作組織與實(shí)踐的一個(gè)重要因素。必須將文書與檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，成立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，從解決文書、檔案工作中帶有普遍性的問題出發(fā)，使文件的形成處理、立卷歸檔與檔案的收集、整理、利用在統(tǒng)一的監(jiān)督指導(dǎo)下機(jī)銜接在一起。文檔規(guī)范一體化是保證。沒有統(tǒng)一的規(guī)范，文書與檔案的工作仍然各行其事，文檔一體化綜合管理網(wǎng)絡(luò)就很難建立。文檔實(shí)體生成一體化是方式。為了實(shí)現(xiàn)對信息的有效控制和管理，減少重復(fù)勞動，提高工作效率，就必須對電子文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔等各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面控制。文檔信息利用一體化是目的。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的一大特點(diǎn)就是信息資源的共享，我們實(shí)行文檔一體化管理也就是要將本機(jī)關(guān)、本企業(yè)在工作中形成、收集到的信息以最快捷、最安全的方式提供給每一位管理者。
    二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下文檔一體化管理與傳統(tǒng)的文檔一體化管理的區(qū)別。
    首先，它們的內(nèi)涵不同。“文檔一體化”并不是一個(gè)新概念，以往，也有許多企業(yè)、事業(yè)單位曾對實(shí)施文檔一體化管理進(jìn)行過探索，內(nèi)容僅包括文書紙質(zhì)檔案。但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文檔一體化的內(nèi)容并不僅限于對傳統(tǒng)的文書紙質(zhì)檔案的管理，而是應(yīng)擴(kuò)展到各種職能部門產(chǎn)生的各種不同載體和門類的檔案，如使用會計(jì)電算化后形成的會計(jì)檔案、使用CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）后形成的設(shè)計(jì)資料等。其次，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文檔一體化管理模式與以往文檔一體化管理模式是截然不同的。以往的文檔一體化管理模式是建立在獨(dú)立的文件與檔案管理體系基礎(chǔ)之上，都是遵循文件與檔案手工管理的程序和方法，即使是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，也僅僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化和效率化，并沒有給檔案管理帶來質(zhì)的變化。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要從事文檔一體化管理應(yīng)該用信息化建設(shè)的思想統(tǒng)攬全局，只有這樣，檔案管理工作才能取得歷史性的飛躍。因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文檔一體化管理模式是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理手段高度結(jié)合的基礎(chǔ)之上，按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)、信息資源共享的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件與檔案的形成和作用劃分管理程序與內(nèi)容，制訂管理方法。
    三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)文檔一體化管理體系的構(gòu)建。
    網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下大量電子文件的出現(xiàn)，決定了文檔一體化管理體系就是電子文件、檔案實(shí)體管理和控制體系。這里的“實(shí)體”不同于傳統(tǒng)的“原件”或“紙質(zhì)文件”等狹義的物理意義上的“實(shí)體”，而是以處于離散狀態(tài)的文件、檔案內(nèi)容和其所依附的載體為對象的廣義的“實(shí)體”。文件、檔案信息可以依附于不同的載體上，與載體不是一對一的關(guān)系，對文件、檔案信息的管理也就不是簡單的文件、檔案內(nèi)容和“原件”和管理。因此 ，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文檔一體化管理體系應(yīng)以電子文件、檔案的內(nèi)容和載體為管理對象，以企業(yè)信息主管、數(shù)據(jù)管理人員、開發(fā)人員和數(shù)據(jù)載體維護(hù)人員為管理主體，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，以信息管理制度和規(guī)范為保障來構(gòu)建。
    （一）管理者的構(gòu)成
    目前，我們企業(yè)的文書與檔案管理人員是文檔管理者構(gòu)成的主體，他們在工作上相互獨(dú)立。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著信息的傳遞速度和效率的提高，傳播方式的改變，文件與檔案同時(shí)作為一種信息，他們之間的界線已變得越來越模糊，特別是電子文件的大量涌現(xiàn)，幾乎消除了這一界線，這使得文件與檔案管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)文件與檔案的管理職能。文件與檔案管理者再不是相互獨(dú)立的群體，也不是簡單地合二為一。具體地說，對電子文件信息的錄入和整編需要文書、檔案人員，對整個(gè)系統(tǒng)功能的完善、改造、開發(fā)新的功能及對電子文件安全性的檢測需要技術(shù)開發(fā)人員，保持系統(tǒng)正常運(yùn)行需要系統(tǒng)維護(hù)人員，確定信息政策、標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法，監(jiān)督、組織、協(xié)調(diào)系統(tǒng)全面工作需要企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)。整個(gè)文件、檔案管理體系功能的發(fā)揮，取決于以上人員的有機(jī)結(jié)合、共同努力。
   （二）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置
    信息化建設(shè)要求我們必須根據(jù)集成、規(guī)范的原則對機(jī)構(gòu)做出相應(yīng)的整合與優(yōu)化。為了達(dá)到減少數(shù)據(jù)重復(fù)，提高信息處理效率和質(zhì)量，最大限度實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享的目的，企業(yè)可以組建一個(gè)信息中心來統(tǒng)一管理各項(xiàng)信息資源，即將企業(yè)內(nèi)部矛盾各種文件、數(shù)據(jù)集中由一個(gè)信息中心來收集、整理、傳遞、存儲，并由該中心對電子文件實(shí)體管理系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，制定企業(yè)信息管理政策、管理標(biāo)準(zhǔn)及工作程序；負(fù)責(zé)整個(gè)信息系統(tǒng)日常管理、維護(hù)。對于設(shè)有下屬機(jī)構(gòu)的企業(yè)，還可在下屬機(jī)構(gòu)設(shè)立分中心，配備專、兼職文件、數(shù)據(jù)管理人員，但為了各信息系統(tǒng)分散的資源能有機(jī)聯(lián)接，需要有統(tǒng)一要求，制訂統(tǒng)一制度，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。總之，只有在目標(biāo)高度一致和領(lǐng)導(dǎo)有效行使職權(quán)的前提下組建的文檔一體化管理體系才能保證文件與檔案工作者各負(fù)其責(zé)，密切合作，與技術(shù)開發(fā)人員、設(shè)備維護(hù)人員一同承擔(dān)起信息管理的職能。據(jù)有關(guān)資料介紹，美國近75%的大企業(yè)建立了自己的信息中心，設(shè)立了相當(dāng)于副總裁的CIO（首席信息主管），即由具有領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)能力、商業(yè)經(jīng)營頭腦及技術(shù)知識背景、CIO主管文檔控制系統(tǒng)，規(guī)劃、協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)信息工作，使整個(gè)信息管理系統(tǒng)在其統(tǒng)一控制和監(jiān)督下有序運(yùn)行，提高了電子文件與檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)經(jīng)營決策中的地位，真正發(fā)揮了檔案在企業(yè)經(jīng)營管理決策中的重要作用。
    四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下文檔一體化的管理程序和內(nèi)容。
    以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅豐富了電子文件與檔案的內(nèi)容和形式，也改變了以手工管理為主的傳統(tǒng)文件與檔案管理的內(nèi)容和程序。根據(jù)前文對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下文檔一體化管理機(jī)構(gòu)及人員構(gòu)成的分析，可將文檔一體化的管理程序劃分為信息管理和載體管理兩部分。
信息管理包括文件或數(shù)據(jù)的輸入、審批、校驗(yàn)、收集、整理、鑒定、銷毀、安全保密等八項(xiàng)。
   “輸入”是由文件形成部門將數(shù)據(jù)通過鍵盤或掃描儀等輸入到計(jì)算機(jī)中。
    “審批”是為了確保輸入數(shù)據(jù)或文件既有保存和使用價(jià)值，又不會泄密，在發(fā)文或公布某些信息時(shí)要履行審批手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可在網(wǎng)上公布。電子文件及檔案管理人員只有在確認(rèn)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后才能將文件進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布及歸檔處理。
    “核驗(yàn)”是為了保證計(jì)算機(jī)本身所存數(shù)據(jù)文件或來源于其它信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)或文件在傳輸中的完整性、準(zhǔn)確性，對數(shù)據(jù)進(jìn)行校對。對原始數(shù)據(jù)的校對工作可由數(shù)據(jù)的形成部門來完成，對于掃描或外來系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心設(shè)專人來校對。
    “收集”是原紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)工作，按照慣例，會計(jì)、文書檔案是由檔案部門每年集中收集一次，科技檔案在項(xiàng)目結(jié)束后收集。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，按照文檔一體化管理中文檔生成一體化的要求，檔案的收集工作必須從文件的最后階段轉(zhuǎn)移到信息的整個(gè)生命周期，把檔案管理的要求貫穿于信息工作之中，實(shí)現(xiàn)文檔的超前控制，對有保存價(jià)值的信息進(jìn)行即時(shí)收集和整理，使文件自然過渡到檔案，模糊文件與檔案的界線。
    “整理”是對數(shù)據(jù)的加工集成，是文檔一體化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。它要求檔案人員對信息進(jìn)行判斷，確定信息價(jià)值以及系統(tǒng)應(yīng)該對信息保管的年限，對電子文件虛擬歸檔，同時(shí)按照“一文一卷”等新的歸檔方法對備份的紙質(zhì)文件進(jìn)行整理、歸檔、保管。當(dāng)然，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用而給傳統(tǒng)的檔案分類編號方法帶來了沖擊，這里對此暫不作探討。
    “鑒定”與“銷毀”一方面是通過檔案人員對信息保管時(shí)限的事先界定，由系統(tǒng)自動將已達(dá)到保管期限的信息剔除，經(jīng)信息使用部門與檔案部門共同認(rèn)定其確無使用價(jià)值后，在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中予以清除；另一方面由信息中心派人負(fù)責(zé)清除數(shù)據(jù)庫中未歸檔且無保存和使用價(jià)值的數(shù)據(jù)和文件，以保證很好地利用網(wǎng)上有限的空間，合理安排使用數(shù)據(jù)庫。
    “安全保密”是為了使系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和文件不丟失、不泄密、不被盜用和篡改而對文件和數(shù)據(jù)采取的安全保密措施。一方面要有制度保證，如對文件和數(shù)據(jù)的備份制度，包括備份的管理部門、責(zé)任人、數(shù)量、標(biāo)識、對備份介質(zhì)的保管；數(shù)據(jù)、文件的安全保密檢查制度，包括在每日開機(jī)和關(guān)機(jī)時(shí)確認(rèn)數(shù)據(jù)文件是否完整、對備份文件的定期檢查；數(shù)據(jù)和文件管理人員的保密制度等。另一方面要有技術(shù)保證，如在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置跟蹤程序，設(shè)置文件使用權(quán)限，對文件加密以及安裝殺毒、防毒軟件等。
    載體管理包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、硬件系統(tǒng)的管理和存儲介質(zhì)的管理。建立網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、硬件系統(tǒng)的維護(hù)和管理體系是保證電子文件與檔案生成、加工集成及使用的物質(zhì)基礎(chǔ)。首先要建立維護(hù)管理制度，規(guī)定由信息中心的專業(yè)維護(hù)人員定期對系統(tǒng)的硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、檢測，平時(shí)發(fā)現(xiàn)故障及文件、檔案信息運(yùn)行問題要及時(shí)進(jìn)行處理。此外，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及系統(tǒng)軟件的不斷更新?lián)Q代，要保證存儲在不同介質(zhì)上的信息永遠(yuǎn)具有可讀性，就必須將數(shù)據(jù)及時(shí)復(fù)制轉(zhuǎn)載到新的介質(zhì)上，還需定期或不定期對載體進(jìn)行安全性檢查，對正常保存五至十年的載體或損壞的載體也應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。對存儲介質(zhì)的管理包括：一、對存儲介質(zhì)的“身份”標(biāo)識及說明，如存儲信息的內(nèi)容、運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、版本號、形成部門、形成時(shí)間、密級、保管期限、形成部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)的簽字或蓋章、對文件、數(shù)據(jù)進(jìn)行安全性技術(shù)性檢測的結(jié)果等。二、對存儲介質(zhì)的備份，一般應(yīng)一式三份，一份提供利用，兩份異地保存，保存的環(huán)境應(yīng)遠(yuǎn)離熱源和酸堿等有害氣體，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽光直射等，具體應(yīng)按國家《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》中的規(guī)定執(zhí)行。
    電子文件與檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)信息管理的發(fā)展方向與必然趨勢，必應(yīng)賦予文檔一體化管理模式以更深、更廣泛的內(nèi)涵。二十一世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)的世紀(jì)，是信息的時(shí)代。企業(yè)信息化建設(shè)的浪潮正向我們涌來，誰在信息的收集和傳遞中占有先機(jī)，誰就能更快、更準(zhǔn)地把握商機(jī)，占領(lǐng)市場，檔案工作作為企業(yè)信息化建設(shè)系統(tǒng)中的一個(gè)重要組成部分，再也不是一個(gè)檔案管理部門就能獨(dú)立完成的工作，它應(yīng)被納入企業(yè)信息化的管理體系中去，只有這樣，企業(yè)檔案管理工作才能走上健康發(fā)展之路。
（注釋：①陳兆祝、沈天樂主編《現(xiàn)代檔案工作實(shí)務(wù)》第820頁。