1 系統功能的總體描述
1.1 功能模塊的設置
依據《國家行政機關公文處理辦法》的規定，辦公自動化系統應當設置收文管理、發文管理、文件歸檔功能模塊。從檔案管理的實際需求出發，應當設置檔案管理、檔案利用功能模塊。
1.2 電子文件管理的要求
系統除應賦予檔案部門瀏覽電子文件運轉及歸檔各環節的權限之外，還應符合以下要求：
1.2.1 為滿足文件存貯和管理的需要，系統應具備為每一份系統管理文件指定一個唯一標識符的功能。
1.2.2 按照國家標準 《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T18894- 2002)的規定，系統應當設置《電子文件登記表》。《電子文件登記表》應盡量由系統自動采集而成，不能自動采集的內容由文件形成部門或信息管理部門登記，并與電子文件一并向檔案部門移交。
2 電子文件真實性、完整性的保障措施
為保證電子文件的真實性和完整性，系統應滿足管理需要：
2.1 規定電子文件的流轉程序，文件流轉到下一環節后，上一環節的人員不能再對其進行修改。
2.2 系統能夠記錄并顯示文件的歷次修改痕跡或歷次修改稿，并具備將其與文件最后稿本相關聯的功能，以保證電子文件的處理過程無差錯，未被非正常改動。
2.3 系統應設置足夠容量的電子文件預歸檔庫，保證各部門辦理完畢的應歸檔的電子文件能夠及時收集，集中管理。
3 電子文件安全性的保障措施
在保證電子文件的安全性方面，系統應當具備以下六項功能：
3.1 通過系統的訪問控制、數據保護和系統安全保密監控管理等基本功能，保證電子文件的安全。
3.2 對用戶權限進行管理，包括系統各部分的操作權限管理和數據操作權限管理。系統應能對所有上機操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。
3.3 系統中設置符合安全要求、自動啟動的電子文件操作日志，從電子文件生成時就開始對其嚴密監管，實時記錄電子文件的操作人員、時間、設備、項目、內容等。
3.4 選用加密技術，保證電子文件在傳輸過程中的安全。
3.5 對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。
3.6 系統能夠對數據庫進行完整備份、差額備份和日志備份，能夠通過安全的備份策略在數據庫系統出錯后完成數據恢復任務。有條件的單位可實施異地保存。
4 電子檔案管理模塊功能需求描述
電子檔案管理模塊指對歸檔電子文件進行數據管理、整理編目，并能輔助實體管理的模塊。該模塊應確保在軟、硬件環境發生變化時所存電子檔案的齊全完整、安全遷移及有效利用。電子檔案管理模塊的構成：此模塊應由數據管理子模塊、整理編目子模塊、輔助實體管理子模塊組成。
4.1數據管理子模塊應具備對各類電子檔案目錄及全文進行數據管理的功能，主要包括檔案數據的輸入、存儲、修改、刪除等內容。其功能主要有：
a. 保證文件處理部分錄入的數據與檔案數據對應項目的格式完全一致，并能根據歸檔標識實現歸檔文件的有效遷移；b.電子檔案應包括網絡中形成并歸檔的文本電子文件、掃描形成的圖像電子文件、通過數字設備形成的音頻、視頻、多媒體電子文件等；c.各種不同類型的電子檔案數據，其文件格式均應盡量采用國家標準規定的通用文件格式。確需采用非通用格式的，應能根據需要按要求實現與通用格式之間的轉換。
4.2 整理編目子模塊應具備檔案類目設置、分類排序、數據校驗、目錄生成、數據統計、打印輸出等基本功能，并具備根據用戶需要增設主題詞(或關鍵詞)的自動標引功能。其主要功能包括：a.能為用戶自行設置實體分類方案預留空間，并能滿足按照分類類目進行自動分類和自動排序的需求；b.能自動生成檔案管理所需的各種排列序號，并能由用戶自主修改和重新排序，保存時具有防重號的校驗功能；c.能自動生成符合檔案工作相關標準要求的各種目錄和備考表；d.具備檔案管理需要的各種統計功能，并能生成反映檔案接收、保管、利用和鑒定銷毀等情況的統計報表；e.具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類統計報表、目錄、備考表及電子文件全文。
4.3 輔助實體管理子模塊。輔助實體管理子模塊應具備對歸檔電子文件的檢測、調整、存入磁光載體、遷移、異地保存、密級變更以及移交進館等工作進行相應管理的功能。這里，重點描述電子檔案的遷移功能。遷移指源系統中的電子檔案向目的系統進行轉移存儲的方法和過程。為保證電子檔案長期保存和讀取，系統應具備遷移功能。a.系統應具備既能讀取舊格式電子檔案，也能將其有關信息寫在新格式上的管理功能，當遷移到不同操作系統時，應首先確保內容的真實和使用的需要；b.系統中電子檔案管理模塊應具備較強的數據獨立性，確保在軟、硬件環境發生變化時，數據的完整、安全遷移及日后的妥善保存及有效利用；c.應能保證系統內文件處理部分錄入的數據與檔案數據對應項目的格式完全一致，并能根據歸檔標識實現歸檔文件的有效遷移；d.系統設備更新或系統擴充時，有關部門應及時對電子檔案進行遷移操作，并記錄原系統設備、目標系統設備、被遷移電子檔案的情況。
5 電子檔案利用模塊功能需求描述
電子檔案利用模塊指對電子檔案的信息數據進行多種途徑的檢索查詢，并具備全文瀏覽及下載等輔助功能的模塊。
5.1 電子檔案利用模塊的必備功能。檔案部門在設置檢索、瀏覽等利用功能時，要從利用者的角度著想，即設置那些檢索項更方便利用者，利用者可能從哪些角度進行查找，怎樣設置利用中請單，如何簡便利用手續等問題，都應當通盤予以考慮，盡量使該模塊功能全面、便捷，滿足利用者的不同。a.應當對全部用戶開放電子檔案目錄，并設置目錄檢索查詢、瀏覽，圖文聲像一體化檢索等方面的功能。b.至少應設置案卷題名或文件標題、責任者、形成年度、主題詞、保管期限、目錄號、案卷號或件號、機構或問題、發文字號等檢索項，并具備以下功能：能根據檢索項提供多條件組合查詢，滿足用戶對查全率、查準率的要求；能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印或選擇傳輸等方面的技術處理。c.對非限制利用的電子檔案，系統應當具備向全部用戶提供直接查閱、瀏覽的功能。d.對限制利用的電子檔案，系統應當設置利用權限，實現不同職責、需求、級別的利用者對特定范圍和內容電子檔案的在線利用。
5.2電子檔案的利用程序。主要是指對限制利用的電子檔案的利用審批程序。第一步，借閱者查看電子檔案目錄；第二步，提出申請并填寫借閱者清單，其者利用者、利用部門、借閱時間、借閱期限、歸還時間、利用目的等6項為必填項；第三步，系統審核其利用權限并通過；第四步，調閱電子檔案全文。如果系統審核未通過，利用者則需要向檔案部門提出借閱申請，審核通過后方能調閱電子檔案全文。
