淺析企業檔案管理發展及其特點

中國石油天然氣四川攀枝花銷售分公司

吳 雙

內容摘要：本文主要就檔案的性質與發展做了膚淺的探索，就企業檔案管理普遍存在的問題提出了自己的看法。以中石油檔案管理的建設和實踐闡述了企業檔案管理的發展及特點

關鍵詞：檔案管理屬性 企業檔案管理問題 建設及特點

1、      檔案的性質及發展

吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出：“檔案是歷史的原始記錄,或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性,就是原始記錄性” 。

“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品,它是人們進行社會實踐活動附帶的產物,或者說它是自然形成的,而不是純粹人為的結果”。盡管不能機械地理解原始性的含義,但是毫無疑問檔案的歷史性,真實性是其本質屬性。

檔案自誕生以來其載體曾出現過竹簡、布帛、紙張、磁材等多種材料，其記載形態也從單一的文字發展到音像、圖片等多種類別，但檔案一直被人們看作是可視的靜態實物。伴隨著社會的進步和技術的發展，當人們站在歷史的高度把視線從檔案自身向過去和未來延伸，并將其作為完整的系統與圖書和情報進行對比研究時，人們對檔案有了更為準確和科學的理解，并賦予了其言簡意賅的定義——信息。信息概念的建立，極大地沖擊了舊的檔案傳統理念，使人們從全新的角度重新認識了檔案：檔案實體是信息的載體，檔案的查詢和提供利用是信息的流動，檔案信息決定著檔案實體存在的價值，實現了檔案由表象到本質的認識過程，即檔案因所含信息有使用價值而立卷、管理、保護、服務和創新，檔案因所含信息有使用價值而存在。信息時代辦公自動化與新技術手段的應用，提供了信息遠程傳輸的便捷手段，擺脫了紙文化及其以前階段的載體約束，出現了電子文件、虛擬檔案、仿真圖像等原件載體與信息分離的形態，為信息的全面、迅速、高效交流提供了可能。

檔案傳統理念中，直接記錄人們已有活動情況的屬性是檔案的本質屬性。可見檔案是以實體形態被保存的文件材料的總稱，長期被認為是置于存儲庫位的靜態實體。信息概念的建立，使檔案被更準確的理解為：與文字、音像、圖片等形態記載人類活動所形成的信息集合。它源于人類對客觀世界的認識，又服務于人類對客觀世界的更高層次的利用和改造， 始終處在產生、發展、再產生、再發展的永無止境的不斷進步的過程中。從客觀角度看，檔案實體承載信息所表現的靜止狀態是相對的、暫時的，其實質是信息流流動過程中產生的中間時態。而產生信息流動有服務于信息流動是絕對的、長久的。以檔案實體所承載的信息而言，通過階段性的鑒定整理銷毀，其信息總量逐步減少、信息內容愈加精煉，其使用價值也經歷著現行文件、半現行文件、歷史文件等不同文件形態的變化。在一定時間內，現行價值不斷遞減直至消失，歷史價值不斷顯現增長，這種持續動態不以檔案的外部流動狀態 #即提供利用的規模、數量和頻率$而轉移。檔案實體與檔案信息間的這種動態屬性，過去在較長時間表現不甚明顯，但在信息時代的今天，高科技手段使信息流動速度加快，載體建立周期大為縮短，信息被利用的范圍和頻率加大，檔案實體與檔案信息相對靜止的靜態屬性日趨弱化，而不斷新增的流動狀態日漸突出。這種原處附屬地位的動態屬性，以較快速度上升到顯著的主導地位，已經成為可見的動向和不爭的趨勢。

2、      企業檔案管理存在的普遍問題

筆者作為企業檔案管理人員，從企業檔案管理的角度來看，普遍存在有一些不適應現代化管理需要，主要存在的問題有：

2.1檔案管理落后

集團大多數企業的檔案管理仍采用手工整理的傳統方法，企業的電子檔案太多由產生電子檔案的部門保管，只有部分以磁盤、光盤的形理方式不僅造成資源浪費，更可能造成電子文件不能及時、全部收集與歸檔，遠遠不能滿足公司生產和發展的需要。

目前有一定規模的檔案館幾乎都實現計算機管理。但在我們的許多企業中，大多數檔案管理系統不支持電子檔案的管理，沒有預留與企業其他系統的接口，不能實現網絡下企業檔案信息的共享。

2.2信息共享程度低

企業使用的計算機系統主要是面向局部、面向某個部門。生成的電子文件格式也不同，并且這些電子文件分別存儲在各自的數據庫中無法安現共享，形成了信息孤島。用戶在查詢利用時，需要到檔案室人工查閱案卷目錄，并由檔案員到庫房找出檔案給用戶，用戶在利用后， 填寫檔案利用效果反饋單。 這種工作方式周期長， 效率低， 成本高，并且易造成對文檔原件的使用耗損， 既不利于文檔的有效利用，也不利于檔案的長期保存。

2.3電子文件管理混亂

電子文件在其整個生命周期中要經過多次、反復修改直至完善。每經過一次修改，就產生一個新版本，因此一份電子文件可能有多個版本。在計算機環境下，對電子文件的頻繁修改非常方便，如果對其不能進行有效控制，勢必造成應用上的混亂。

2.4缺乏檔案數字化管理機制

雖然公司O A系統已經建立，但是還沒有建立文檔一體化的數字式管理機制。企業電子文檔格式繁多，缺乏統一處理的技術標準和技術手段。

3、      新時期企業檔案管理建設實踐

針對企業檔案管理存在的問題，各大行業都采取了相應的措施，以促進企業檔案管理適應新時期發展的需要，筆者作為中石油的一名員工，以我公司為例加以佐證。

在2008年10月，中國石油天然氣股份集團公司為加強檔案業務建設，發揮管理職能，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》等有關法律法規制定下發了《中國石油天然氣集團公司檔案工作規定》（中油辦〔2008〕521號），對整個集團公司的檔案工作制定了規范。中國石油四川攀枝花銷售分公司根據集團公司要求，針對公司檔案管理實際，從新修訂了本公司《檔案管理辦法》，完成新時期企業檔案管理的歷史跨越。

《中國石油天然氣股份有限公司四川攀枝花銷售分公司檔案管理辦法》有十章共三十九條，主要就文件材料歸檔、檔案庫房及保管、檔案保密、利用、鑒定及銷毀、統計、檔案員職責、職權及獎懲、部門職責及獎懲等作了明確的規定，使之與集團公司要求相一致。

新的《辦法》與從前相比，主要有5大特點：

3.1結合檔案工作和企業相關工作的特點。進行了文檔工作業務流程的再造。巨大的檔案處理量是造成檔案管理者的巨大工作瓶頸， 必須改進檔案的管理工作流程，進行一定的業務流程再造，才能從根本上解決檔案管理工作難度大、效率低的問題。解決的基本原則就是進行作業處理分散，這包括時間意義上的作業分散和作業流程意義上的作業分散。 即，首先設法將檔案管理分散在整個檔案的生命周期之內，避免時間上的集中式處理，其次要將檔案管理業務進行分布式規劃，根據人力資源狀況，合理分配檔案管理作業流程， 平衡資源消耗， 消除冗余作業， 提高作業效率。顯然，無論是時間意義上的作業分散，還是流程意義上的作業分散，都將基于合理的分布式檔案作業規劃，即構建合理的作業流程。

3.2、建立現代化檔案管理制度。根據再造的業務流程，確定公司的檔案工作組織網絡，制定《電子檔案管理規定》等規章制度。

3.3依托公司的企業網， 建立檔案局域網。建設檔案信息網站，檔案館必須建設自己的局域網，并且與企業內網連接。檔案網站采用含導航條的層狀結構，頁面內容包括檔案工作的檢索、借閱、有權限閱覽等多個方面。檔案室網站是面向公司局域網上所有用戶的一個開放性站點，公司局域網上的所有用戶都可通過I E瀏覽器對本站點進行有權限訪問。用戶可在地址欄中直接鍵入檔案室I P地址進入檔案室站點，也可通過公司主頁選擇進入檔案室主頁。公司內網用戶可有權限登錄檔案室主頁， 實現異地、多用戶的檔案全宗工作。 并根據有關保密規定，開展有安全權限的全文、全圖級檢索瀏覽工作。

3.4實現企業檔案數字化。建設數字化檔案館企業檔案數字化包括下面幾個 方面的內容：實現檔案館自動化管理， 完成檔案管理的數字化館藏信息數字化， 建成完備的信息數據庫；構建檔案信息數字化傳輸平臺，實現檔案信息資源共享。

3.5將電子文件納入檔案管理的范疇。實現文檔一體化管理實現文檔一體化管理是一項系統工程，除了需要以計算機和網絡 為基礎的硬件平臺之外，還需要對各項工作的工作流程和企業管理制度進行再造和改革，在此基礎上建立一套與新流程和管理制度緊密結合的軟件系統。

綜上所述，從企業集團檔案工作的發展趨勢看，從現代企業對信息需的變化不難看出，未來企業集團的信息工作已不是原來意義上的檔案工作了，也不是原來檔案工作和情報工作的簡單合并，很可能是向著開放式的多方位和信息綜合管理中心方向發展。這里講的“開放式”是指企業的信息工作不僅要為本企業服務，而且還要積極主動地開展多種形式的對外服務（這種開放不是無原則的，而是在維護企業權益的基礎上進行的）。所謂“多方位”，有兩層意思，一是企業信息的來源將是多方位的，有內有外。二是企業信息的用戶也是多方位的，也有內有外，而且這種內外都是對企業生存有直接關系的。信息綜合管理“是企業的信息部門在對信息的收集、儲存、加工、分析研究和開發利用時，要根據自己的需求和條件，進行統一考慮，一切為著企業的順利發展盡可能地發揮擁有信息的整合作用，最終達到更好地為企業服務的目的。

參考文獻：

1、      吳寶康：《檔案學概論》

2、      《中華人民共和國檔案法》

3、      《中國石油天然氣集團公司檔案工作規定》