研討與交流11

抓好檔案管理 服務撒蓮經濟社會發展

米易縣撒蓮鎮

2009年7月26日晚上10點，撒蓮鎮境內普降暴雨，這場米易縣有氣象記錄以來最大的降雨持續近八個小時，地面起水達20厘米，山水呈地毯式向下鋪。凌晨2時，山洪夾雜著泥石流從風流山呼嘯而下，摩挲溝、紅旗堰急劇上漲，對當地基礎設施、農業生產造成嚴重破壞，并有5人失蹤，3人死亡，4人受傷，人民群眾的生命財產遭受巨大損失，整個摩挲村滿目瘡痍。

在這次災難中，摩挲村村民委員會辦公樓也受到嚴重破壞，洪水吞噬了底層辦公室，門窗、辦公桌椅、電視、還有當年形成的大量文件資料全部卷走，檔案室因設在二樓才幸免于難。災情發生后，撒蓮鎮黨委、政府立即啟動應急方案，迅速組織人員開展檔案搶救工作，將摩挲村自建檔以來所有檔案轉移至撒蓮鎮綜合檔案室存放，并恢復開展檔案利用服務。

為了客觀、全面地記述和反映受災、救災及災后重建情況，撒蓮鎮黨委、政府領導高度重視做好災后重建檔案的收集、管理工作，將此項工作納入工作日程，把檔案工作作為日常管理的一項重要的內容與其它工作同部署、同組織、同考核。增備了專門的災后重建檔案管理人員，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案工作人員具體負責、重建辦公室人員協助抓的四級檔案管理網絡。同時加強了檔案管理硬件設施投入，設置了獨立的綜合檔案室，安裝了防盜門、避光窗簾、配備了滅火器，使檔案室達到了防盜、防光、防火、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，還先后投入資金，按照檔案管理工作的要求專門配置了災后重建檔案柜，購買了電腦、激光打印機、激光復印機、數碼照相機等先進儀器設備。

在縣委、縣政府的堅強領導下，在各友臨鄉鎮的大力援助下，經過廣大干部群眾的頑強拼搏，摩挲村受災群眾的生活得到了妥善安置，受災地區在一個星期內恢復了通水和供電，災后重建有序開展。

在相關部門的積極配合下，結合新農村建設規劃，撒蓮鎮按照統規自建的原則進行設計重建以安置160余戶受災農戶。雖然政府給予了20000元災后重建補助，2000元過渡安置費，還為受災戶提供5萬元以下貸款貼息補助。即使這樣，房屋全部沖毀、財產損失嚴重得幾乎一無所有、還有人員傷亡的周宗秀、王應蘭、周從友、周從合、李利才等農戶應繳災后重建房的房款仍有很大缺口，且親戚朋友無人愿再借，無人肯擔保貸款。經鎮、村與農村信用社協商，信用社同意在沒有擔保人的情況下提供貸款，但需提供土地使用證，已經被洪水吞噬得一無所有的周宗秀、王應蘭、周從友、周從合、李利才哪里還拿得出土地使用證。2010年2月8日，帶著渺茫的希望，他們來到鎮綜合檔案室，在二輪土地承包檔案中，查到其土地使用證，為這幾戶重災戶辦理貸款提供擔保依據，這五戶居無定所、靠親戚朋友接濟和政府救濟的重災戶自災難發生以來第一次露出了笑容。

看到他們欣喜的樣子，作為檔案人，更感到肩上責任的重大。為了更加全面地反映抗災救災、災后重建工作情況，撒蓮鎮展開全方位、立體式的檔案收集，不僅收集反映宏觀情況的檔案資料，還收集反映微觀細節的檔案資料，不僅收集紙質、音像文件材料，還收集電子文件、實物、圖書資料、新聞報道等，保證了檔案的完整齊全。

對“7.27”山洪并泥石流災后重建工作來說，工程建設資料的管理及歸檔是檔案管理工作的一個重點方面，檔案驗收是工程竣工前的專項驗收之一，是工程竣工必不可少的條件，也是工程建設過程的真實反映。因此，撒蓮鎮黨委政府領導對工程建設資料的歸檔工作高度重視，特別注重在工程建設過程中收集與整理工程建設資料，嚴格按照災后重建有關規定執行。工程檔案管理工作項目多、工作量大，我們制定了一系列管理辦法，對工程建設資料實施了全方位、全過程的有效控制和管理，從工程招投標階段，就在合同文本中明確規定了各建設單位對工程建設檔案所應承擔的責任和義務，并制定了相關考核措施，要求各建設單位設立專職部門和專職人員來負責施工期間資料的收集、管理以及歸檔工作。

然而，一些工程因涉及人員較多，很多資料都分散在各自負責的人員手中，由于他們對檔案及檔案工作的不了解，往往不知何為檔案，感覺檔案工作是件很神圣、神秘的事務，因此不知道自己產生的甚至是"丑陋"的文件材料是不是也可以劃歸檔案；一些施工單位對送交文件材料有疑問，認為增加了工作量，檔案工作只是在他們眾多重要工作的一小部分，或者是可以在時間上向后拖一拖、放一放的工作，至少目前它沒有產生經濟效益，檔案人員多次電話溝通也無法得到完整的資料；還有一些施工單位具體負責人擔心他們產生的文件送交后造成丟失，對施工單位檔案的完整性造成破壞，遲遲不愿移交。甚至有個別村干部認為，自己監管工程的資料交出去了，今后自己再想利用它們時，是否會不方便？最起碼也需要求助別人才能達到目的，總不如放在自己口袋了最為保險和穩妥。而檔案員對因為沒有參與施工建設，對項目業務情況不熟悉、不清楚、不了解，明明感覺到不應該“無檔可歸，無檔需歸”，確真的有種“有勁使不上”的感覺，對已開工建設的工程檔案資料收集出現"束手無策"的現象。

針對這些問題，在時間緊，工作重，人手少的情況下，鎮政府、村委會各抽調一名工作人員兼任鎮、村兩級災后重建檔案管理人員全程參與災后重建各個項目工程施工監管，在工程建設的每一個階段，災后重建檔案管理人員按照檔案管理有關規定，對各個項目基建資料、財務資料、上級下發文件、上報文件的有留存價值的檔案資料進行了積極主動的收集，有力的保證了工程建設資料的齊全、完整。鎮政府綜合檔案室檔案員多次深入工地一線對檔案工作進行業務指導，積極開展檔案業務培訓工作，提高災后重建檔案管理人員的工作能力和業務水平，對收集起來的文件材料，安排災后重建檔案管理人員按照規范要求進行了分類、整理、編目、裝盒，這樣就做到了隨時發現問題，及時解決問題，把各種問題消滅在萌芽狀態。

檔案的最終目的在于提供利用，為更方便、快捷地向老百姓提供服務，我鎮積極爭取上級資金，為轄區內六個村一個社區全部配備電腦、增添檔案柜、免費提供檔案裝具，安裝了四川省電子文檔管理系統，由各村（居）的村（居）委會主任負責全面工作，村（居）文書負責本村（居）檔案資料的收集、整理、歸檔工作，鎮上專門抽調一名掛村干部（一村一名大學生）負責錄入工作，將各村（居）建檔以來的檔案目錄全部實現電子目錄數據管理，并將所有數據實現鎮、村共享，讓老百姓不出村就可以查詢檔案。同時不斷完善檔案利用制度，嚴格按照《檔案法》及有關規定對檔案借閱、利用登記、利用效果等情況進行管理，實現了檔案利用及時、準確、安全、有效的目標，充分發揮了檔案工作對歷史負責、為現實服務、替未來著想的功能。