創新企業檔案管理 提升檔案利用價值

攀煤培訓中心 周燕

企業檔案工作作為企業管理的一部分，必須以科學發展觀為指導，才能適應現代企業和新時期的發展需要；必須樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。企業檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領域的活動，也不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情，而是需要企業所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項事業。企業檔案工作沒有創新就沒有活力和希望。因此，檔案工作人員亦應創新思路，開拓檔案管理的各項功能,并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。

    一、觀念創新，提升檔案服務的經濟效益

    要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著企業的產業結構逐步調整、優化，整體的技術含量也在不斷提高，為接收和管理好科技、文書檔案，檔案人員應轉變觀念，不要在辦公室坐等，要主動與有關技術人員交流，深入生產車間，熟悉了解生產經營工藝流程，弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數”。

    要確立檔案是資產的觀念，在企業無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例，從設計試制到品牌的創立，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，其創業的經驗、歷程，是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產，它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。當我們認識到檔案是資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，就會下決心做好檔案工作。

    要確立檔案是企業獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業的技術秘密和獨有知識。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。

    要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發展完善。使檔案資產的實用效益在檔案利用中充分發揮出來，是我們堅持科學發展觀，提升檔案服務經濟效益的目標。比如，我單位有一塊土地與當地村民發生地產權爭議，通過查找科技檔案“紅線圖”保住了該土地的產權，使單位減少損失近10萬元，由此可見，檔案資料只要管理好，利用好，就能產生更好的經濟效益和社會效益。

    二、體制創新，使檔案工作適應現代企業的高速發展

    現代企業制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業的檔案工作要適應現代企業制度，就必須對企業檔案工作實行機構創新、機制創新和制度創新。        

    機構創新的核心是精簡。無論哪個企業，精干是一個必然趨勢，企業檔案工作也要順應企業的需要，檔案管理的工作方法也必須創新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“企業檔案信息中心”。這個中心機構在行政上受集團總部的領導，業務上歸地方檔案行政管理部門監督指導。其主要任務和職責是負責收集、整理、保管和提供利用等工作，通過計算機網絡系統實施聯網，從而達到各種信息資源的聯合開發和資源共享，真正形成一個集團化的信息聯合體。這樣符合現代企業精干、高效的原則，有利于增加企業檔案管理的自主性和靈活性。

    機制創新的關鍵是高效。企業進行整合改造的目的是適應市場經濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創造最大的經濟效益和社會效益。企業的檔案工作管理機制也要隨著企業管理機制的轉換而創新，要激活機體，堅持沒有創新就沒有發展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換；提高辦事效率，充分發揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的動力源之一。

    制度創新的實質是要從企業各自的實際出發，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然非常重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各子公司，不夠規范，降低了利用率，制度創新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創新公司檔案管理制度，明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，從而調動全體檔案人員的工作積極性。用制度來規范檔案管理工作。

     三、管理創新，全面提升檔案工作

    企業發展了，企業的檔案管理工作亦應上水平、上檔次、上規模，檔案工作的規范化形成和廣泛參與，要求提高企業全員的檔案意識和檔案業務知識，堅持依法治檔，確保“集中統一管理”。“集中統一管理”就是統一領導、統一機構、統一制度、統一監督和指導， 努力實現辦公自動化，使企業每個崗位都能形成電子文檔，這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質文件和電子文件歸檔的關系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現在計算機在企業內部聯網后，企業各部門對檔案信息資源實現了共享。檔案部門要發揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

檔案工作既是集團公司重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。為了規范集團公司檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開發利用集團公司檔案信息資源；提高整體管理水平，以便更好地為各單位生產和發展服務。總之，企業檔案工作要適應檔案管理現代化的需要，檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識，敢于創新、敢于開拓，與企業發展同步。現在我們已經進入知識經濟時代了，這個時代最主要特征就是“知識”，即以知識為主要的生產資料，以知識為主要的處理手段，以知識含量為主要體現的產品功能和性能。這個時代，處處體現知識的主要價值。而知識從產生到應用，本身是有規律的、有方法的。為了更有效地挖掘和發揮知識的價值，就必須進行知識管理。今天到了知識經濟時代，思想重新得到了解放，那就是使檔案管理走向知識資源管理，這不僅給企業帶來了檔案管理本意的實現，還將帶給企業新的價值。