企業檔案管理3

如何加強新時期企業檔案管理工作

攀成鋼公司 李兆群

[摘要]企業檔案管理工作是檔案事業不可缺少的組成部分，在信息化建設的過程中，檔案是信息資源中重要的核心資源之一，企業檔案在企業經濟建設中發揮著越來越重要的作用。本文對如何加強新時期企業管理工作進行了探討。

[關鍵詞]： 企業檔案管理；強化檔案隊伍建設；優化外部條件；制度建設；檔案信息化

黨的十七大深入地闡述了科學發展觀，為檔案事業的發展提供了行動指南。企業檔案在企業經濟建設中發揮著越來越重要的作用。企業的發展也要求檔案管理工作與企業的各項管理工作同步發展，落后的檔案管理水平將阻撓企業的發展。因此，研究如何加強新時期企業檔案管理工作是擺在我們每個企業檔案工作者面前的重要課題。

一、強化檔案隊伍建設是加強新時期企業檔案管理工作的根本

檔案管理工作是由從事檔案工作的人去完成的，所以檔案管理人員素質高低決定了檔案工作質量的好壞。要改進檔案工作，不斷提高工作質量，就必須提高檔案工作人員的素質，只有檔案管理人員素質始終處于最佳狀態，才能保證新時期企業檔案系統有良好的服務效能，促進檔案事業的發展。

1.轉變觀念，提高對檔案工作重要性的認識。目前仍有許多企業認為檔案管理部門是養老的單位，真正有檔案專業畢業的人才很少，檔案工作人員的待遇和職稱都低于其他專業，檔案人員變動頻繁；個別企業檔案工作不規范，連續性差，隨意性強；處于一種可有可無的地位。所有這些，都嚴重打擊了檔案管理人員的工作積極性，也導致檔案工作人員忽略自身素質的提高，最終影響了企業管理整體水平的提高。檔案管理工作無論在機關還是企業，都是專業性很強的一項管理工作，是企業必不可少的重要組成部分，與其他管理工作一樣，離不開有責任心的專業人員。配備足夠的人員，提高檔案部門及其工作者在企業中的地位和待遇，調動其積極性和創造性，才能讓企業檔案管理工作在企業經濟建設中發揮作用。

2、加強檔案人才培養。在新形勢下，檔案隊伍建設是直接關系到企業經濟建設的發展和改革的重要因素。如何培養和造就一批思想先進，作風正派，學識廣博，業務熟練，精通管理，與是俱進的檔案隊伍和專業人才就顯得尤為重要，勢在必行。新的時代賦予了檔案工作與時俱時進、科學發展的新內涵。發展的關鍵是建設有高素質的創新人才隊伍。自古成大事者，皆在于用人。未來的競爭說到底是人才的競爭，搞發展要有創新的人才隊伍，而在我國企業檔案人員的知識結構單一老化，科研水平不高；加之“在職待業，無所事事”現象的存在，其現狀確實不容樂觀。要改變現狀，就得重視人才隊伍建設。第一，樹立起人力資源理念，充分認識到人力資源在檔案事業發展中的決定性作用，把人才的開發、充實、維護和管理當做一項系統工程來抓。第二，廣開才路。在人才培養方面實行人才培養與人才引進相結合；在職訓練與脫崗培養相結合。一方面引進相關的專業人才，另一方面開展繼續教育，立足于本單位，通過培訓、進修及學歷教育等途徑解決知識更新的問題。第三，建立和完善人才激勵機制，通過獎懲分明的人員任用來激勵人才的工作積極性，把館員的晉升以及提升、晉級、培訓、評先、工資待遇與其業績成果聯系起來。第四，創設良好的人才成長環境，形成尊重知識、尊重人才、鼓勵創新和創業的良好氛圍，盡量做到不埋沒人才，不委屈人才，更不壓抑人才，努力形成一個“人盡其用”的良好環境。

二、加強新時期企業檔案管理工作，優化檔案工作外部條件

企業檔案是企業在經濟建設中形成的具有保存價值的文件材料，是現代化企業中不可或缺少的重要組成部分。然而，一些企業檔案管理部門的處境不容樂觀，經費嚴重不足、人員短缺、工作常被忽視等等，因此要搞好企業檔案管理工作必須優化檔案工作外部條件。

1.加強溝通。企業檔案意識的增強和檔案工作得到認同，不是等來的，也不是靠來的，是爭取來的，檔案人員要有責任感，工作應主動，動起來，才有活力，才有生機。做到勤請示、勤匯報、勤溝通，多與領導交流，用實際行動取得領導和各部門的了解與支持。

2.加強宣傳。企業檔案管理部門抓住落實上級文件精神的契機，加大宣傳力度，積極爭取企業領導的支持，改變企業檔案管理工作“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的現狀。

3、培訓領導。企業集團要組織所屬企業的主要負責人進行加強新時期檔案工作重要性的培訓，并把企業檔案管理工作的好壞列入業績考核內容之一，提高企業領導重視檔案工作的自覺性。只有領導重視了，檔案工作外部條件才有優化、改善的可能。

三、加強新時期企業檔案管理工作，制度建設是關鍵

企業檔案管理工作是否能有效、順利地開展，檔案這無形資產是否能得已收集及時、整理規范、保管安全，自然與企業是否有效的管理分不開，而制度，則是進行有效管理的保障。

1、加強新時期企業檔案管理工作，首先要建立健全相關的管理制度。進一步完善企業檔案法律制度，構建法制統一、依法行政、有效監督、高效服務的企業檔案法制工作體系。加大檔案執法查檢力度，完善企業檔案法制執行的后續監管制度。繼續加強《檔案法》和《檔案法實施辦法》的普法宣傳工作，提高企業全員的檔案法律意識。結合新時期企業的特點，制定和修訂各項檔案管理制度，使企業檔案管理工作有法可依，有章程可循，違法必究。

2.用制度規范管理。從某種意義上說，執行制度經建立制度更重要。因此就要狠抓落實，嚴格執行。該交的必交，該審的必審，該返工的堅決返工，該拒收的堅決不收，對事不對人，一切安規行事，確保企業檔案的完整性、準確性，維護檔案的嚴肅性。堅持依法管理是企業檔案工作健康發展的根本保證。

四、加強新時期企業檔案管理工作，必須加快信息化建設

在當今信息時代，充分應用計算機軟硬件功能，最大限度地發揮人力資源和數字化加工設備能力，兼顧保護檔案原件的要求，保證數字化檔案的真實可靠，更好地發揮檔案信息資源的作用，是加強新時期企業檔案管理工作的重要任務。

1、企業信息化建設是必然趨勢。當今時代是信息時代，電子計算機與網絡技術的廣泛運用，越來越多的電子文件的出現，為我們的檔案整理、收集提出了新課題。電子文件的產生意味著一種新型載體的誕生，標志著人類記錄信息、承載信息、傳達信息、留存信息和開發信息的方式發生了變化。因此部門要加快信息化建設，跟上信息時代的步伐。

2、加速檔案信息化建設。企業應全面整合各類檔案資源，促進檔案信息資源總量增加，質量提高，結構優化；加強多形式多層次共享平臺建設，推進服務機制創新，促進檔案信息資源的公開、共享和再利用，全面提升檔案信息資源開發利用水平的能力；加快優化檔案信息資源開發利用工作的保障環境，企業信息管理部門要做好宏觀規劃和管理，改變檔案館手工操作，充分運用信息化手段，有序推進傳統載體檔案數字化進程，創建數字化檔案館。

五、開發檔案資源，更好地為構建和諧社會服務

構建和諧社會，促進社會穩定是黨的十七大的主要精神之一，也是各級政府的工作目標和政績標準。構建和諧社會，并不只是政府的責任，也是所在企業、所有單位的責任。一個企業就是一個縮小的社會，企業不和諧，不穩定，社會肯定不會和諧，也不會穩定。中國和世界的近代史告訴我們，所有的社會動蕩和變革，都是從企業的不和諧不穩定開始的。因此，構建和諧企業，是企業管理者的責任，是構建和諧社會的必須。開發檔案資源為構建和諧社會服務是企業檔案工作者在新時期的重要任務。

2、建立企業發展檔案。隨著時代的前進，企業面貌發生著日新月異甚至翻天覆地的變化，這種變化的前后對比往往能激發起人們對企業的愛護、忠誠和奉獻精神，起凝聚力的作用。因此收集、整理企業各個建設時期，每個建設項目前后所有的圖片、音像、文字等資料，建立起企業發展檔案，并在適當時間，配合有關部門舉辦各種展覽活動，必將為企業的和諧穩定發揮重要作用。

3、建立職工個人檔案。企業每個，至少是大多數職工個人的積極向上的精神，平和友愛的心態，是構建和諧企業的基礎。而職工到企業工作，最基本的目的是掙錢養家活口，他們對企業的希望，來源于看到企業的發展變化，他們對企業的信心，來源于企業給他們報酬的增加。而在企業的變化和個人收入的變化之間，他們更看重個人收入的變化。因此建立以收入變化為主的職工個人檔案，并實現計算機管理，讓職工通過查詢，了解自己進入企業工作以來的收入變化，從而起到平和心態，激發上進精神的作用，實現企業和社會和諧、穩定。

加強新時期企業檔案管理工作，任重而道遠，只有堅持不懈，才能卓有成效。

[參考文獻]

[1]中國檔案