如何做好企業檔案管理工作

攀煤電冶工業有限公司 于欣

摘要 企業檔案工作是整個企業管理的一部分，是企業發展的史官，也是提高企業工作質量和工作效率的必要條件。能否科學規范的管理檔案，是衡量一個企業管理水平的重要標志之一。因此，在做這項工作的時候，我們應該始終堅持“對過去負責，為現在服務，替未來著想”的精神，同時注重適應現代企業和新時期的發展需要，科學分析，樹立新的觀念、建立新的體制、實行新的管理制度，使檔案能夠更好地為企業生產服務。

[關鍵詞] 企業管理 檔案管理 科學規范

一、企業檔案管理工作的重要性

檔案管理工作做好了，一方面為企業管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據；另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。

檔案管理的成果同企業經營管理的有機結合，決定了企業資源配置的取向和模式，對于實現企業經營戰略、不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作，的對于提高企業在市場經濟中競爭力，具有重要意義。

由此可見，檔案工作既是集團公司重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。為了規范集團檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開發利用集團檔案信息資源，提高整體管理水平，以便更好地為集團公司和各子公司的生產和發展服務。

二、企業檔案現階段存在的問題

（1）      、企業對于檔案的重視程度不夠

對于檔案在企業中的重要作用，很多企業管理者的認識還不夠充分。常常會出現檔案工作有領導、無計劃；有任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

（2）      、企業檔案管理不規范

當前企業檔案管理不規范主要表現在：

1、      檔案收集不規范。在收集過程中，呈交檔案的部門或個人不夠積極、自覺，檔案收集考核制度不明確；

2、      檔案整理不規范。新進檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。在立卷時間上，多習慣累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；

3、      檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。 

三、解決對策

檔案管理工作，為企業的發展和壯大，發揮著巨大作用。只要我們始終堅持科學分析、規范管理，就能夠更好地發揮檔案的信息作用，實現其價值。

（一）、增強全員檔案意識 

一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動；二是在本單位的重要工作會議上，由辦公室提供材料，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講，大力宣傳檔案的作用及重要性。三是增加《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。 

（二）、搞好檔案的信息化建設

運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，就是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢：一是要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數碼技術對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率；二是借助系統本身的局域網絡，開發網上檔案業務，實現檔案信息資源共享。 

（3）      、注重檔案管理人才的培養

檔案管理人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業務素質和工作能力，加大檔案業務培訓工作開展的力度，一是要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業培訓班，舉辦檔案管理培訓班 ，新人進入要進行崗位培訓。二是要派檔案管理員到檔案管理先進單位認真觀摩學習，使檔案管理工作達到規范化。特別是要加強電子檔案管理的培訓，檔案信息化是檔案現代化的必經之路，要想指導檔案管理充分發揮好，首先要求檔案管理員要懂得計算機相關知識，達到靈活運用，并掌握所應用的系統軟件的功能。三是鼓勵檔案人員自學，要崗位成長，要為檔案人員訂購關于檔案的有關刊物，鼓勵專（兼）職檔案員開展自學活動。我們要把提高檔案人員業務素質作為搞好檔案工作重要環節來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。 

（四）、加強檔案基礎工作

要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門所規定的各項工作要嚴格執行，按時完成。

（五）、檔案工作要有計劃和目標 

檔案工作若要長遠持久的發展下去，必須增強檔案工作的主動性，制定出有完善的制度和發展目標。企業管理者也要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上管理工作的日程，積極研究和過問檔案的具體工作，要結合當今社會發展的新趨勢，加大投入，制定出既符合檔案管理要求，又合乎實際的工作計劃。

展望未來，科學規范的檔案管理，只有始終堅持與時俱進，才能適應新形勢的發展需要，從而開創出檔案管理工作的新局面。作為企業檔案工作人員，更是要不斷學習的新技術、新知識，敢于創新、敢于開拓，與企業發展同步，經過不懈的努力，就一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化，使檔案工作再上新臺階