法制與標準2

強化檔案行政管理，促檔案事業新發展

西區檔案局 吳峰梅

內容摘要：強化檔案行政管理，依法治檔，給檔案工作的發展營造良好的氛圍，創造良好的發展條件，促進檔案事業的快速發展

關鍵詞：行政管理 檔案事業 發展

“十一五”期間，通過認真貫徹《四川省檔案工作規范化管理辦法》、《開展社會主義新農村建設檔案工作示范縣、鄉（鎮）活動的通知》等相關法律法規，檔案部門采取上下聯動、橫向聯合，以各部門業務評估為平臺和契機，把檔案工作列入考核內容等方式，檔案事業發展環境得到顯著改善，檔案工作取得明顯成效。從機構與組織管理、基礎設施、業務建設、開發利用等方面有很大提高，整體水平顯著提升，檔案事業發展呈現出可喜的發展趨勢。但同時也存在監督指導機制不健全，貫徹執行檔案管理規章制度不力，各種門類、載體檔案及一些業務檔案不能齊全完整收集歸檔和統一管理，區縣機關檔案專用庫房難以保證等問題。 2011年作為全省檔案系統 “基礎業務建設年”，筆者認為應進一步強化檔案行政管理，促檔案事業新發展。

一是要強化檔案行政管理部門的執法主體地位。《檔案法》從立法角度確立了各級檔案行政管理部門在檔案管理中的行政主體地位及鄉鎮、機關、團體、企業事業單位和其他組織應履行的法定職責。規定縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導；鄉鎮、機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員應負責保管本單位的檔案，對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。

行政管理是根據國家法律推行政務的組織活動。而現實工作中，由于檔案的最終目的是服務社會，檔案行政管理部門長期以來一直定位于“檔案工作不是中心工作，是服務于其他工作”，尤其現在提倡服務型機關，檔案行政管理部門更是把服務發揮得淋漓盡致：以開展業務指導來提高各單位的檔案工作水平，且隨叫隨到；指導甚至行政執法時更多的時候都是直接跟單位的檔案員聯系，直奔檔案室而去，不好打擾領導。這自然而然就形成了“檔案是檔案局的事”。遇到單位領導支持“我們”檔案工作且檔案員素質高的，該單位檔案工作水平就高，反之，單位領導對檔案工作認識不到位且檔案員素質不高的，該單位檔案工作水平就不高。單位領導對檔案工作的認識程度及檔案員素質的高低就成了單位檔案管理水平高低的關鍵因素。而這個因素不是檔案行政管理部門能控制的，但為了推動檔案工作，又促生了檔案行政管理部門大包大攬立檔單位的檔案整理工作及其對所屬機構的檔案工作實行監督和指導工作的現象，造成惡性循環。甚至有單位領導及檔案員平時不重視檔案工作，培訓時以單位業務工作忙沒時間參加，在行政執法時發現問題，單位領導則表示“我們給點錢，請你們檔案局專門給我們培訓一下”。檔案局更像是“提供服務”的技術機構，而不是檔案監督部門。

所以我們檔案部門自身首先要正確認識檔案行政管理部門的職責，正確行使監督職責；其次要讓立檔單位認識到認真開展檔案工作是他們的職責。檔案行政管理部門管理對象應該是本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織這個法人（機構），對該單位的檔案工作實行監督和指導，而不是直接管理該單位的檔案室或檔案員。

二是加大行政執法監督檢查，推動檔案的規范管理。《四川省檔案工作規范化管理辦法》是技術規范不具有法律強制性。如果立檔單位不自愿提出申請，檔案行政管理部門不能強制要求其達標升級。同時，檔案業務指導也是技術服務，沒有法律約束力，不具有強制性，當行政相對人不聽指導時檔案行政管理機關不得采取任何強制辦法。一些單位雖然建立了檔案工作但僅限于滿足達到檔案規范化管理三級標準。由于立檔單位缺乏主觀能動性，而《四川省檔案工作規范化管理辦法》和業務指導又不具有強制性，僅靠立檔單位自愿提出申請檔案工作規范化管理很難實現檔案工作水平的進一步提高，所以各單位檔案管理水平呈現高低不同。而《檔案法》卻具有法律約束力，檔案行政執法監督檢查也屬于強制性行政行為，一個單位只要檔案工作中還存在不完善的地方，檔案工作水平就還需提升空間，即使該單位不自愿提出申請檔案工作規范化管理，我們也可以通過《檔案法》和檔案行政執法監督檢查來實現。

三是切實履行對檔案館的執法監督與檢查法定職責。檔案館長期游離于監管之外。檔案行政管理部門負有對同級檔案館和下級檔案館進行檔案行政監督檢查和查處檔案違法案件的職能。檔案館應該也是檔案行政執法的重點對象，但是在實際工作中，歷來僅行政事業單位是行政執法的重點，對同級檔案館和下級檔案館檔案行政執法幾乎是空白。

四是完善檔案行政執法體制與工作機制。檔案行政管理部門是《檔案法》的執法主體，然而，區縣檔案行政管理部門卻未設置檔案法規科（股），檔案法制工作通常是由業務指導科兼管。由于沒有檔案法制機構，無專職執法人員，業務指導人員以雙重身份開展工作，難免顧此失彼，許多檔案違法行為不能及時發現，難以有效查處檔案違法行為，影響了檔案行政執法工作的有效開展。行政執法監督檢查有流于形式之嫌，大大降低了執法效力。在黨和國家“依法治國”和“建設法制政府”的要求下，檔案部門應當以更加積極的姿態參與法制政府建設。區縣檔案行政管理部門應當設立檔案行政執法機構，配備充實的行政執法人員，使檔案行政執法工作得以有效開展。解決機構、編制、人員、經費以及管理體制、機制等方面的難題，是國家檔案行政管理部門迫在眉睫的事，應從政策上給區縣檔案局建立法制機構以有力支持。

五是完善檔案管理制度。檔案管理制度不夠細，可操作性差，執行不嚴。檔案管理制度是單位實行檔案工作法制化、規范化、標準化的重要手段，所以制定切合實際的、可操作的、完整的、系統的檔案管理制度是《檔案法》的基本要求，是規范檔案工作的重要前提。所以首先要把一些業務標準細化到各項制度中，特別是進一步完善檔案收集、歸檔制度，保證各單位形成的各種門類、載體檔案完整歸檔。各單位承辦、參與重大活動、重大事件、重要會議形成的檔案資料及時采集歸檔。收集制度必須明確各部門的歸檔范圍、移交文件材料的內容、移交時間、檔案載體的要求、移交質量及獎懲辦法等，明確各部門要主動移交文件材料并出具移交清單一式兩份，由檔案室和業務部門人員雙方清點核對后簽字，各存一份備查，以明確責任，避免推諉扯皮，檔案室說業務部門沒有移交業務文件，而業務科室說檔案室沒有說要業務文件。其次要避免公文處理過程中文件的流失，要建立規范的公文處理流程。還要避免檔案借閱中的丟失，檔案借閱制度不能流于形式，一定要嚴格執行。其次，檔案管理制度不能形同虛設，要加強執行力度，確保制度落實到位。要加強對《檔案法》、檔案管理制度等法律法規的學習與宣傳，不斷強化干部職工的檔案意識，逐步提高干部職工依法管檔、科學用檔的觀念。

強化檔案行政管理，依法治檔，必將給檔案工作的發展營造良好的氛圍，創造良好的發展條件，促進檔案事業的快速發展