一、歸檔范圍

凡是作為本局固定資產(chǎn)的重要設備，包括單價1萬元以上的辦公設備、拍攝設備、專業(yè)設備、檔案管理系統(tǒng)設備及相關軟件等，在其購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等活動過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料以及隨機材料均屬設備檔案，必須由局綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。具體范圍見《設備檔案歸檔范圍和保管期限表》（附后）。

    二、歸檔要求

    （一）歸檔的設備文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)。設備檔案的平時收集整理歸檔工作由設備管理部門指定專人負責，要與設備管理進程同步進行。檔案文件文字及圖樣的表述與設備實體一致并有成套性。

    （二）科學組卷。按照文件材料的形成規(guī)律和特點，科學分類組卷，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，方便保管和利用。

    （三）卷內文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。字跡必須清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料；卷內文件按A4規(guī)格折疊取齊，圖紙折疊以減少折痕和突出圖標為原則。

    （四）形成的電子文件，應按照有關規(guī)定及時整理歸檔。

三、歸檔時間

設備驗收完畢投入使用后兩個月，引進設備為索賠期滿后兩個月，其它次年3月底以前，由設備管理部門指定專人將開箱隨機文件材料以及其他相關檔案材料統(tǒng)一收集整理歸檔；維修方面的文件材料，待維修結束后1個月內歸檔。

    四、歸檔文件整理

（一）組卷。以單臺（套）設備為單位進行組卷。1臺（套）設備可組成1卷或若干卷。每一個案卷均由案卷封面、卷內文件目錄、卷內文件材料、卷內備考表組成。案卷題名主要包括設備名稱和型號、文件內容特征、文件名稱三部分內容。

（二）排列。文件材料按問題、時間或重要程度來排列。批復在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。

（三）編號

1. 編頁碼。整卷裝訂的案卷，以卷為單位編連續(xù)頁碼；散件裝訂的案卷，以件為單位編制頁碼。編號時，只對歸檔文件的有效頁面編頁碼，空白頁面不編。編號位置：正面編于右下角，背面編于左下角。編頁號時采用打碼機。本身有正確頁碼或單頁的文件材料不需再編頁碼。

2. 蓋檔號章。整卷裝訂的案卷不需蓋檔號章。散件裝訂的案卷，卷內文件逐件加蓋檔號章，檔號章位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。圖紙的檔號章蓋于圖標上方空白處。

檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。

檔號章示例：

檔號：設備檔案大類代字、設備代號及案卷號。

序號：卷內文件的排序號

（四）掃描。將永久、長期的無電子文本的紙質文件按要求轉換成電子文件。

（五）著錄。在市文檔平臺“文件著錄”設備檔案分類中先著錄項目信息，再著錄案卷信息，最后著錄編好頁號的卷內文件信息并上傳相應電子文件，著錄完畢并檢查無誤后，點擊“歸檔”生成檔號等信息，以案卷為單位完成“預歸檔”操作。

（六）裝訂

在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印出“案卷封面”、“卷內文件目錄”。案卷裝訂采用整卷裝訂和散件裝訂兩種方法。

整卷裝訂的案卷，將案卷材料按案卷封面、卷內文件目錄、文件材料、備考表的順序排列好后，采用“三孔一線”方法裝訂。

散件裝訂的案卷，在去除每份卷內文件的易生銹金屬物后，薄的文件用不銹鋼釘裝訂，厚的文件采用“三孔一線”方法裝訂。散件裝訂的案卷封面粘貼于檔案盒正表面。圖紙不裝訂，按A4幅面折疊后依次裝入檔案盒內。

（七）案卷裝盒

整卷裝訂的，將裝訂好的案卷按照編號順序裝入檔案盒內。散件裝訂的，將卷內文件目錄、文件材料、備考表依次裝入檔案盒內。

備考表排列在卷內全部文件后，或直接印制在卷盒內底面。應標明檔號、互見號或提供使用過程中需要說明的問題及立卷人、檢查人、立卷時間、檢查時間等。

裝盒完畢后，在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印檔案盒背脊標簽，整齊粘貼于盒的背脊處。

（八）編制檔案目錄

在市文檔平臺“預歸檔庫”中以設備項目為單位打印“案卷目錄”和“卷內文件目錄”一式兩份，然后在市文檔平臺“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標簽和背脊標簽各一式一份，用于編制《檔案目錄》。

《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂。

（九）封裝入庫。在“預歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進入“檔案中心”歸檔數(shù)據(jù)管理相對應的分類下。進入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

附件：

設備檔案歸檔范圍和保管期限表