基建檔案整理歸檔制度

一、歸檔范圍

基建檔案的歸檔范圍包括本局辦公、基礎設施建設項目立項、審批、招投標、設計、施工、監理、竣工驗收及使用維護全過程中形成的有價值的文件材料。具體范圍見《基建檔案歸檔范圍和保管期限表》（附后）。

二、歸檔要求

（一）收集文件材料及時、齊全、完整?；n案的平時收集和管理工作由基建管理部門指定專人負責，要與項目建設進程同步。從項目申請立項起，即應開始進行基建檔案材料的收集，并進行審查和初步整理。項目竣工后，要及時補充收集相關材料，確保文件材料的齊全完整。

（二）科學組卷。按照文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用，科學分類組卷。

（三）卷內文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。字跡必須清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料；卷內文件按A4規格折疊取齊，圖紙折疊以減少折痕和突出圖標為原則。

（四）形成的電子文件，應按照有關規定及時整理歸檔。

三、歸檔時間

基建管理部門應在項目竣工驗收后3個月內，將工程立項至竣工全過程的基建檔案材料按要求立卷整理好后，向局綜合檔案室移交，移交時雙方辦理交接手續。

四、歸檔文件整理

（一）組卷。基建檔案按建設項目，區分前期準備、設計、施工、監理、竣工、使用維護等形成階段，結合考慮文件材料內容、數量、保管期限進行組卷。案卷題名應簡明、準確地揭示建設項目名稱、階段名稱、文件材料種類。

（二）排列。1.案卷按前期準備、設計、施工、監理、竣工、使用維護等階段順序排列。2.案卷內管理性文件材料按問題、時間或重要程度排列。圖文混合的案卷，要求文字在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。

（三）編號。

1. 編頁碼。整卷裝訂的案卷，以卷為單位編連續頁碼；散件裝訂的案卷，以件為單位編制頁碼。編號時，只對歸檔文件的有效頁面編頁碼，空白頁面不編。編號位置：正面編于右下角，背面編于左下角。編頁號時采用打碼機。本身有正確頁碼或單頁的文件材料不需再編頁碼。

2. 蓋檔號章。整卷裝訂的案卷不需蓋檔號章。散件裝訂的案卷，卷內文件逐件加蓋檔號章，檔號章位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。圖紙的檔號章蓋于圖標上方空白處。

檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。

檔號章示例：

檔號：基建檔案大類代字、工程項目代號及案卷號。

序號：卷內文件的排序號。

（四）掃描。將永久、長期的無電子文本的紙質文件按要求轉換成電子文件。

（五）著錄。在市文檔平臺“文件著錄”基建檔案分類中先著錄項目信息，再著錄案卷信息，最后著錄編好頁號的卷內文件信息并上傳相應電子文件，著錄完畢并檢查無誤后，點擊“歸檔”生成檔號等信息，以案卷為單位完成“預歸檔”操作。

（六）裝訂

在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印出“案卷封面”、“卷內文件目錄”。案卷裝訂采用整卷裝訂和散件裝訂兩種方法。

整卷裝訂的案卷，將案卷材料按案卷封面、卷內文件目錄、文件材料、備考表的順序排列好后，采用“三孔一線”方法裝訂。

散件裝訂的案卷，在去除每份卷內文件的易生銹金屬物后，薄的文件用不銹鋼釘裝訂，厚的文件采用“三孔一線”方法裝訂。散件裝訂的案卷封面粘貼于檔案盒正表面。圖紙不裝訂，按A4幅面折疊后依次裝入檔案盒內。

（七）案卷裝盒

整卷裝訂的，將裝訂好的案卷按照編號順序裝入檔案盒內。散件裝訂的，將卷內文件目錄、文件材料、備考表依次裝入檔案盒內。

備考表排列在卷內全部文件后，或直接印制在卷盒內底面。應標明檔號、互見號或提供使用過程中需要說明的問題及立卷人、檢查人、立卷時間、檢查時間等。

裝盒完畢后，在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印檔案盒背脊標簽，整齊粘貼于盒的背脊處。

（八）編制檔案目錄

在市文檔平臺“預歸檔庫”中以工程項目為單位打印“案卷目錄”和“卷內文件目錄”一式兩份，然后在市文檔平臺“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標簽和背脊標簽各一式一份，用于編制《檔案目錄》。

《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂。

（九）封裝入庫

在“預歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進入“檔案中心”歸檔數據管理相對應的分類下。進入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

附件：

基建檔案歸檔范圍和保管期限表