一、歸檔范圍

本局在各項工作、活動過程中獲得的有保存價值的各類實物均屬實物檔案歸檔范圍，具體見《實物檔案歸檔范圍和保管期限表》。

二、歸檔要求

（一）屬歸檔范圍的實物應及時移交局綜合檔案室，任何部門和個人不得隨意將實物檔案損壞、私存或轉送他人；

（二）歸檔的實物應當拍照，所拍照片需刻盤脫機保存，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系；

（三）一些珍貴的實物應使用包裝物包裝存放，包裝物上附貼標簽，填好檔號、實物名稱等。

三、歸檔時間

屬于歸檔范圍的實物檔案在其形成后1個月內，由經辦人擬訂說明文字，移交局綜合檔案室登記歸檔，并辦理有關交接手續。如需在其它地方懸掛、展示的，應辦理相關手續，并在檔案目錄上注明懸掛、展示地點。

四、實物檔案整理

（一）排列。實物檔案不分屬類，每年按其形成時間的先后順序進行排列，同一次活動產生的實物檔案排列在一起。

（二）著錄上傳。在市文檔平臺“文件著錄”實物檔案分類中對每一件實物檔案信息進行著錄，并上傳相應的實物照片。實物照片不需沖印裝冊，實物檔案在檔案室以外的場地擺放展示時，需在“存放地點”如實注明。實物名稱應標明其主題內容及類型，類型用“（）”括起。如“中山市教育系統2013年度先進單位（獎牌）”。檢查無誤后，點擊“歸檔”生成檔號等信息，完成“預歸檔”操作。

（三）打印標簽。在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印實物檔案標簽，并粘貼于實物背面等不影響實物檔案外觀的位置。

（四）編制檔案目錄

本年度實物檔案歸檔完畢后，在市文檔平臺“預歸檔庫”中按年度打印”實物檔案目錄”一式兩份，在“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標簽和背脊標簽各一式一份，用于編制《檔案目錄》。

《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂。實物檔案目錄可一年或若干年裝訂成一本。若干年裝訂在一起的，每年之間用彩色紙隔開。

（五）封裝入庫。在“預歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進入“檔案中心”歸檔數據管理相對應的分類下。進入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

附件：

實物檔案歸檔范圍和保管期限表