照片檔案整理歸檔制度

一、歸檔范圍

本局在各項工作、活動過程中形成的有保存價值的照片均屬照片檔案歸檔范圍，具體見《照片檔案歸檔范圍和保管期限表》。 

二、歸檔要求

（一）照片應是用成像設備直接拍攝（或紙質照片掃描）形成的原始圖像文件，應具有真實原始性；

（二）照片畫面清晰、完整，人物動作表情俱佳；

（三）每組照片應能反映事件活動全貌，全景和特寫兼顧。

三、歸檔時間

原則上，各科室經辦人應在工作、活動結束后1個月內將符合歸檔要求的照片移交至聲像檔案科，聲像檔案科將整理完畢的照片檔案定期移交至本局綜合檔案室。

四、照片整理

（一）篩選歸檔照片。活動拍攝完畢后，在工作計算機上篩選出符合歸檔要求的照片。反映同一項工作或活動的若干張照片為一組。

無相應數碼照片的紙質照片應先按以下要求掃描：照片按原件1∶1比例掃描，彩色照片采用彩色方式掃描，黑白照片采用灰度方式掃描，掃描色彩照片采用RGB色彩模式，掃描分辨率應≥300DPI，對于珍貴歷史照片或破損照片應適當提高掃描分辨率。

（二）著錄上傳。在市文檔平臺“文件著錄”照片檔案分類中新建照片組目錄并著錄照片組文字說明后，批量上傳已篩選出的照片。

照片組文字說明應包括活動事由、時間、地點、人物（含主要人物的職務）、背景、拍攝者等要素。對于科學技術方面的照片，還應注明項目名稱或科研課題、設備、產品名稱及主要特點等。

（三）修改照片說明文字。按要求修改每張上傳照片的文字說明。照片文字說明要具體說明本張照片所反映的主要內容、主要人物（姓名、職務、在照片上的位置）或主要景物名稱等信息，應與照片組文字說明區分開來。選擇最能反映工作活動主題的需沖印照片后，點擊“歸檔”生成檔號等信息，完成“預歸檔”操作。

（四）沖曬照片。在市文檔平臺“預歸檔庫”選擇該組照片，點擊“沖印圖片下載”，按要求沖印出4R規格紙質照片。同組照片中，允許沖印的紙質照片可少于數碼照片。

（五）打印標簽。在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印該組照片的“照片組文字說明標簽”、“照片文字說明標簽”。

（六）裝冊

1、裝冊前應將照片檔案檔號粘貼或打印在相應照片背面，以保證數碼照片與紙質照片檔號的一致性。

2、按“年度-組號”順序裝冊，同組照片不能分開裝冊。幅面大于4R的紙質照片，除對其掃描沖印4R幅面照片裝入相應照片冊外，應將其原始紙質照片另外存放，與相冊中的照片編同一檔號，并在著錄時注明大幅面照片的“排架號”和存放位置。

3、每組照片前排放《照片組文字說明標簽》，然后放組內照片及其《照片文字說明標簽》。如有底片，應裝入專用底片套，并在底片套上注明照片檔號，在著錄時注明該張照片“有底片”。

4、每冊裝滿后，把打印的《照片冊脊背標簽》粘貼好，并將打印的照片冊內《照片檔案組目錄》粘貼于照片冊內頁上。

（七）編制檔案目錄。

本年度照片歸檔完畢后，在市文檔平臺“預歸檔庫”中按年度打印“照片檔案組目錄”一式兩份，在“編目管理”模塊中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標簽和背脊標簽各一式一份，用于編制《照片檔案組目錄》。

《照片檔案組目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂。《照片檔案組目錄》可一年或若干年裝訂成一本，若干年裝訂在一起的，每年之間用一張彩色紙隔開。

（八）封裝入庫。在“預歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進入“檔案中心”歸檔數據管理相對應的分類下。進入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

附件：

照片檔案歸檔范圍和保管期限表