檔案館管理檔案整理歸檔制度

一、歸檔范圍

凡是檔案館在開展相關業務管理過程中形成的，具有查考利用價值的文件材料均屬檔案館管理檔案歸檔范圍，具體范圍按《檔案館管理檔案歸檔范圍和保管期限表》（附后）所列條款執行。

二、歸檔要求

（一）歸檔的文件材料要齊全、完整、準確、系統，應歸檔文件材料的簽發稿、附件和與本文有關的批示等附屬材料，均應齊全、完整；與歸檔文件材料相關的電子文件，也應按照有關規定及時整理歸檔。

（二）歸檔的文件材料原則上應為原件，字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。

（三）所有文件材料按年度歸檔，并遵循文件的自然形成規律，保持文件的原貌和完整，根據《檔案館管理檔案歸檔范圍和保管期限表》的規定，準確劃分檔案材料的保管期限。

三、歸檔時間

檔案館管理檔案由檔案管理科負責收集、整理、歸檔，在文件形成時即時整理歸檔，最遲于次年6月前完成并向局綜合檔案室移交。

四、歸檔文件整理

檔案館管理檔案歸檔文件采用單件歸檔整理方法，同一形成年度不同保管期限的檔案編一流水件號，不同年度的分開整理。

（一）編頁碼。沒有編頁碼的歸檔文件，以“件”為單位用打碼機對有效頁面編連續頁碼，正面編于右上角，背面編于左上角。本身有正確頁碼或單頁的歸檔文件不需再編頁碼；歸檔文件各部分已有獨立正確的頁碼時不用再編頁碼，合并計算其總頁數即可。

（二）掃描。將永久、30年的無電子文本的紙質文件按要求轉換成電子文件。

（三）著錄。在市文檔平臺“文件著錄”檔案館管理檔案分類中著錄每份歸檔文件的相關信息并上傳電子文件，檢查無誤后點擊“歸檔”生成檔號等信息，完成“預歸檔”操作。

（四）裝訂。每“件”單獨裝訂，大張的文件要折疊，殘破的文件要修補裱糊，定為永久和30年保管期限的文件須去除易生銹的金屬物，薄的采用不銹鋼釘裝訂，厚的采用三孔一線方法裝訂。

（五）打印檔號標簽。在市文檔平臺“預歸檔庫”打印出檔號標簽，裁剪后粘貼于歸檔文件左上角空白處。

（六）裝盒。將裝訂整理好的歸檔文件按檔號順序放入檔案盒中。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內。同年度同類歸檔文件裝盒完畢檢查無誤后，在市文檔平臺“預歸檔庫”中按盒打印一份“歸檔文件目錄”分別裝入相應檔案盒內，然后在“編目管理”中打印“檔案盒背脊標簽”整齊粘貼于盒的背脊處。

（七）編制檔案目錄

在市文檔平臺“預歸檔庫”按年度打印“歸檔文件目錄”一式兩份，在“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標簽和背脊標簽一式一份，用于編制《檔案目錄》。

《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂。同一年度不同保管期限的歸檔文件目錄可按永久、30年、10年的順序裝訂在一起，不同保管期限之間用彩色紙隔開。

（八）封裝入庫。在“預歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進入“檔案中心”歸檔數據管理相對應的分類下。進入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

附件：

檔案館管理檔案歸檔范圍和保管期限表