地方志檔案歸檔整理制度

一、歸檔范圍

凡是本局在編纂各類志書、年鑒過程中形成的志書、年鑒、年報資料、照片等具有查考和保存價值的文件材料均屬地方志檔案歸檔范圍，具體范圍見《地方志檔案歸檔范圍和保管期限表》。

二、歸檔要求

（一）歸檔的文件材料要齊全、完整、準確、系統，與歸檔文件材料相關的電子文件，也應按照有關規定及時整理歸檔。

（二）歸檔的文件材料原則上應為原件，字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。

（三）科學組卷。按照文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用，科學分類組卷。

（四）歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目，使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫，也可進行打印；檔案目錄應當打印；備考表和檔案目錄一律使用A4規格紙張。

三、歸檔時間

（一）志書材料應在志書出版后6個月內整理歸檔。

（二）年鑒、年報資料可在年度終了后整理歸檔，最遲于次年6月底前完成。

（三）編修過程中收集的照片應在完成收集工作后6個月內整理歸檔。

地方志檔案由地方志科負責收集、整理、歸檔，整理好的地方志檔案統一向局綜合檔案室移交，移交時雙方辦理交接手續。

四、地方志檔案的整理

地方志檔案劃分為市（縣）志書、鎮（村）及部門志書、年鑒、年報資料四個屬類進行整理。

（一）市（縣）志書、鎮（村）及部門志書的整理

1. 組卷。志書文件材料以志書為單位組卷，每本志書編1個流水案卷號。不同志書的文件材料不得混合組卷和編號。志書材料包括出版物及原稿、編輯稿、審核稿等稿本。志書出版物一冊一卷，稿本結合志書篇章結構組卷。

2. 排列。志書案卷先排稿本卷，再排出版物。稿本卷按志書編纂階段順序結合志書章節順序排列。卷內文件材料一般按志書篇章順序排列。

3. 編頁碼。每卷編1個流水頁號，只對文件材料的有效頁面編頁碼，空白頁面不編。編號位置：正面編于右上角，背面編于左上角。編頁號時采用打碼機。本身有正確頁碼的案卷不需再編頁碼。

4. 歸檔文件掃描。將永久、長期的無電子文本的紙質文件按要求轉換成電子文件。

5. 著錄。先在市文檔平臺“文件著錄”相應檔案分類中著錄項目信息，再著錄案卷信息，最后著錄編好頁號的卷內文件信息并上傳相應電子文件。著錄完畢并檢查無誤后，點擊“歸檔”生成檔號等信息，以案卷為單位完成“預歸檔”操作。

6. 案卷裝訂。在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印案卷封面、卷內文件目錄，將案卷材料按案卷封面、卷內文件目錄、文件材料、備考表的順序排列好后，采用“三孔一線”方法裝訂。

7.案卷裝盒。將裝訂好的案卷按照編號順序裝入檔案盒內,然后在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印檔案盒背脊標簽，整齊粘貼于盒的背脊處。

8. 編制檔案目錄

在市文檔平臺“預歸檔庫”以志書為單位打印“案卷目錄”及“卷內文件目錄”一式兩份，在“編目管理”模塊中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標簽和背脊標簽一式一份，用于編制《地方志檔案目錄》。

《地方志檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂。檔案數量多時，1本志書的目錄裝訂成1本；檔案數量少時，可將多本志書的目錄裝訂1本，不同志書之間用彩色紙隔開。

9. 封裝入庫。在“預歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進入“檔案中心”歸檔數據管理相對應的分類下。進入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

（二）年鑒、年報資料的整理

年鑒、年報資料歸檔文件采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔號。

“件”是歸檔文件的整理單位。年鑒：每個報送單位定稿為1件，年鑒出版物1本為1件。年報資料：每個單位上報的資料年報驗收表與年報資料合為1件。

1. 編頁碼。沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續頁碼，正面編于右上角，背面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；定稿各部分已有獨立正確的頁碼時不用再編頁碼，合并計算其總頁數即可。編頁號時采用打碼機。

2. 歸檔文件掃描。將永久、30年保管期限的無電子文本的紙質文件按要求轉換成電子文件。

3. 著錄。在市文檔平臺“文件著錄”年鑒、年報檔案分類中著錄每份歸檔文件的相關信息并上傳電子文件，檢查無誤后點擊“歸檔”生成檔號等信息，完成“預歸檔”操作。

4.歸檔文件裝訂。每“件”單獨裝訂，大張的文件要折疊，殘破的文件要修補裱糊，去除易生銹的金屬物，薄的采用不銹鋼釘裝訂，厚的采用三孔一線方法裝訂。年鑒初編稿裝訂時，定稿在前，原稿、修改稿在后。資料年報裝訂時，驗收表在前，年報資料在后。

5.打印檔號標簽。在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印檔號標簽，裁剪后粘貼于歸檔文件左上角空白處。

6. 裝盒。將裝訂整理好的歸檔文件按檔號順序放入檔案盒中，不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內。在市文檔平臺“預歸檔庫”中按盒打印一份“歸檔文件目錄”分別裝入相應檔案盒內，然后在“編目管理”中打印“檔案盒背脊標簽”整齊粘貼于盒的背脊處。

7. 編制檔案目錄

在市文檔平臺“預歸檔庫”按年度打印“歸檔文件目錄”一式兩份，在“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標簽和背脊標簽一式一份，用于編制《檔案目錄》。

《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂。

同一年度不同保管期限的歸檔文件目錄可按永久、30年、10年的順序裝訂在一起，不同保管期限之間用彩色紙隔開。

8、封裝入庫。在“預歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進入“檔案中心”歸檔數據管理相對應的分類下。進入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

附件：

地方志檔案歸檔范圍和保管期限表