一、歸檔范圍

本局在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。具體范圍見《會計檔案歸檔范圍和保管期限表》。

二、歸檔要求

（一）應歸檔的會計材料應齊全完整，按報表、帳簿、憑證和其他類的形式和特點分別歸檔、排列。

（二）會計檔案由會計人員按歸檔文件整理方法整理立卷、裝訂成冊后移交局綜合檔案室。

    （三）實行會計電算化之后，需永久保存的年度財務報表、報告等，在打印紙質歸檔的同時，需將其相應電子數據上傳到中山市文件與檔案管理服務平臺中歸檔保存。

三、歸檔時間

會計檔案，在會計年度結束后，由會計人員保管二年，期滿后移交局綜合檔案室統一保管，并辦理相關移交手續。

已移交檔案部門保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

四、歸檔文件整理

2014年起，會計檔案采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔號，不同年度的要分開整理。“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為1件。一份會計報表為1件、一本（份）賬簿為1件、一冊（本）憑證為1件。 “件”題名應準確概括該件會計檔案的形成單位、時間、內容、文件名稱。

（一）劃分類別及保管期限

1.對同一年度的會計檔案歸檔文件按報表、賬簿、憑證和其他四個屬類分開。

2.按《會計檔案歸檔范圍和保管期限表》對各屬類的歸檔文件劃分保管期限。

（二）排序

在同屬類同年度下面按照時間順序或重要程度排序。同屬類同年度歸檔文件如有不同保管期限的，先排保管期限長的，后排保管期限短的；相同保管期限的按時間順序排列。

（三）裝訂

每“件”單獨裝訂，大張的文件要折疊，殘破的文件要修補裱糊，定為永久保管期限的文件去除易生銹的金屬物后，薄的采用不銹鋼釘裝訂，厚的采用三孔一線方法裝訂。賬簿、憑證，會計部門已經裝訂好的，保持不變。

（四）編頁碼

沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續頁碼，正面編于右上角，背面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分已有獨立正確的頁碼時，不用再編頁碼，合并計算其總頁數即可。憑證類不需要編頁碼。編頁號時采用打碼機。

（五）著錄上傳

在市文檔平臺“文件著錄”會計檔案分類中著錄每份歸檔文件的相關信息并上傳相應電子文件，無相應電子文件的歸檔文件（保管期限為永久、30年,會計憑證除外）需掃描上傳。檢查無誤后點擊“歸檔”生成檔號等信息，完成“預歸檔”操作。

（六）打印檔號標簽

在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印出檔號標簽，裁剪后粘貼于歸檔文件左上角空白處。

（七）裝盒

將裝訂整理好的歸檔文件按檔號順序放入檔案盒中。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內。同年度同類歸檔文件裝盒完畢檢查無誤后，在市文檔平臺“預歸檔庫”中按盒打印一份“歸檔文件目錄”分別裝入相應檔案盒內，然后在文檔平臺“編目管理”中打印檔案盒背脊標簽整齊粘貼于盒的背脊處。

（八）編制目錄

在市文檔平臺“預歸檔庫”中按年度打印“歸檔文件目錄”一式兩份，并在市文檔平臺“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標簽和背脊標簽各一式一份，用于編制《檔案目錄》。

《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，兩份用牛皮紙等軟皮裝訂。同一年度的會計報表、賬簿、憑證和其他類的檔案目錄可以裝訂在一起，各類之間用一張彩色紙隔開。

（九）封裝入庫

在“預歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進入“檔案中心”歸檔數據管理相對應的分類下。進入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

附件：

會計檔案歸檔范圍和保管期限表